Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника, поэтому, поступая на новое место работы, работник обязан предъявить ее нанимателю. Записи в трудовой книжке позволяют вам определить характер выполняемой работы, а также опыт и стаж (время) работы работника.
Порядок ведения трудовых книжек определяется:
постановлением Совета Министров РБ от 10.12.1997 № 1635 «О трудовых книжках», с изменениями и дополнениями (далее - постановление № 1635);
Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30, с изменениями и дополнениями (далее - Инструкция № 30).
За ведение трудовых книжек (своевременное и правильное их заполнение, учет, хранение и выдачу) несет ответственность уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) нанимателя. Как правило, это сотрудник кадровой службы.
Трудовые книжки необходимо вести на всех работников, работающих у нанимателя свыше
дней, если работа в этой организации, у индивидуального предпринимателя и физического лица, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работниками, является для работника основной.
Трудовые книжки (вкладыши, дубликаты) вам следует хранить в специально оборудованном месте, как документы строгой отчетности.
Трудовые книжки, их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение 2 лет у нанимателя или уполномоченного должностного лица, но отдельно от трудовых книжек (их дубликатов) работающих работников. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве нанимателя в течение 50 лет, а затем вы можете уничтожить их в установленном порядке.
Случаи выдачи дубликата трудовой книжки
Законодательством установлены следующие случаи выдачи дубликата трудовой книжки:
утрата трудовой книжки (вкладыша к ней) по вине работника или нанимателя;
негодность трудовой книжки (обгорела, изорвана и т.д.);
отбытие наказания в виде лишения права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью;
признание недействительной записи об увольнении в связи с незаконным увольнением;
признание недействительной записи об увольнении в связи с признанием увольнения незаконным или изменением формулировки причины увольнения.
Итак, дубликат необходимо выдавать не только в случае утери трудовой книжки, но и в случае, если она пришла в негодность. При отбытии работником наказания в виде лишения права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, при освобождении от наказания в установленном порядке, при признании недействительной записи об увольнении в связи с незаконным увольнением, а также при признании недействительной записи об увольнении в связи с признанием увольнения незаконным или изменением формулировки причины увольнения по просьбе работника вы также должны выдать ему дубликат трудовой книжки.
В случае утраты трудовой книжки (вкладыша к ней) после увольнения работник вправе обратиться к нанимателю по последнему месту работы с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки.
Здесь обращаем внимание на один момент. В случае утери трудовой книжки (вкладыша к ней) работник может обратиться к нанимателю по последнему месту работы в течение года со дня его увольнения (подп. 1.6 постановления № 1635).
В Инструкцию № 30 были внесены изменения, согласно которым работник вправе обратиться за выдачей трудовой книжки в течение 3 месяцев. В данном случае действует правило, установленное частью пятой ст. 10 Закона РБ от 10.01.2000 № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь», с изменениями и дополнениями. Согласно этому правилу законы, декреты, указы и постановления Совета Министров Республики Беларусь имеют большую юридическую силу по отношению к нормативным правовым актам министерств, других республиканских органов государственного управления и Национального банка Республики Беларусь.
Иными словами, вам следует помнить, что в данном случае будет действовать постановление № 1635, так как оно имеет большую юридическую силу. Следовательно, работник вправе обратиться к нанимателю по последнему месту работы с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки в течение года со дня его увольнения.
Не позднее 15 дней со дня обращения вы выдаете работнику другую трудовую книжку (вкладыш к ней) образца республиканской трудовой книжки 1995 г. с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы. При утрате трудовой книжки по истечении указанного срока вы выдаете справку о периоде работы работника, которая является основанием для заведения по новому месту работы работника другой трудовой книжки (вкладыша к ней), но с надписью « Дубликат».
Образец титульного листа дубликата трудовой книжки смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 27 журнала.
При прекращении деятельности нанимателя уволенный работник обращается по вопросу выдачи справки о времени работы у данного нанимателя, размере заработной платы, а также других документов по месту хранения сданных в установленном порядке документов строгой отчетности (собственник ликвидируемого нанимателя, местный исполнительный и распорядительный орган, архив и др.).
Случаи, когда наниматель самостоятельно собирает документы, подтверждающие стаж
Наниматель в случае утери трудовой книжки по его вине обязан самостоятельно принять меры для получения соответствующих документов, подтверждающих стаж работы работника, предшествующий поступлению к нему на работу, так как ответственность за сохранность трудовых книжек лежит на нанимателе. Для этого нанимателю потребуется направить письменные запросы во все организации, где работал работник, и получить справки о периодах работы, которые и будут являться основанием для выдачи трудовой книжки с надписью «Дубликат».
В вышеперечисленных случаях вы выдаете новую трудовую книжку с указанием в правом верхнем углу первой страницы «Дубликат». Помните, что при заполнении дубликата трудовой книжки компрометирующие записи и записи, признанные недействительными, не вносятся. На первой странице прежней трудовой книжки вы делаете запись: «Взамен выдан дубликат» и возвращаете ее владельцу для представления впоследствии в органы по труду и социальной защите для документального подтверждения трудового стажа до поступления на работу к нанимателю, выдавшему указанный дубликат.
Прием на работу по трудовой книжке, в которой содержится запись: «Взамен выдан дубликат», невозможен.
Заполняем дубликат трудовой книжки
Дубликат трудовой книжки вам необходимо заполнять по правилам, изложенным в пп. 53, 54 Инструкции № 30.
Образец заполнения первой страницы трудовой книжки, взамен которой выдан дубликат, смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 28 журнала.
В разделы «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях» при заполнении дубликата внесите записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений).
Если работник до поступления к данному нанимателю уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в гр. 3 внесите запись об общем стаже работы до поступления к данному нанимателю, подтвержденном документами. Общий стаж работы записывайте суммарно, т.е. указывайте общее количество лет, месяцев, дней работы и на каких должностях или по какой профессии работал в прошлом владелец трудовой книжки.
После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывайте по отдельным периодам работы в следующем порядке: в гр. 2 указывайте дату приема на работу; в гр. 3 - наименование нанимателя, у которого работал работник, а также функциональную службу (отдел, цех, лаборатория, сектор или иное структурное подразделение) и должность (профессия, работа), на которую был принят работник.
Если из представленных документов видно, что работник переводился на другую постоянную работу у того же нанимателя, то об этом вам тоже необходимо сделать соответствующую запись.
Затем в гр. 2 указываете дату увольнения, а в гр. 3 - причину увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.
Если документы полностью не содержат указанных выше сведений о работе в прошлом, в дуб - ликат трудовой книжки внесите только имеющиеся в документах сведения.
В гр. 4 записываете наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.
Образец заполнения дубликата трудовой книжки находится в рубрике «Полезная документация» на с. 28 журнала.
Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаете их владельцу.
Наниматель оказывает содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению к данному нанимателю. Для этого можно направить письменные запросы во все организации, где ранее трудился работник, получить от нанимателей справки о периоде работы у них работника.
Эти записи заверяете подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя - печатью исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию индивидуального предпринимателя.
При выдаче трудовой книжки (дубликата) наниматель взимает с работника сумму, которую он затратил на ее приобретение. При утрате нанимателем трудовой книжки работника по причинам стихийного бедствия, производственной аварии и по другим причинам, не являющимся виной нанимателя, владельцу выдается дубликат трудовой книжки без взимания его стоимости.
