Аттестационная комиссия проводит свои заседания в организации 2 раза в год.
В силу того что протоколы каждого заседания состоят из 1–2 листов и всего этих протоколов 2 за год, можно ли формировать дело с протоколами за несколько лет?
Нет, нельзя.
Прежде всего, обращаем ваше внимание на то, что дело – это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку (ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). Следовательно, дело может состоять и из одного документа. При этом ограничений по минимальному количеству листов в деле законодательством не установлено (в отличие от максимального объема дела, который не должен превышать 250 листов, или 4 см).
В дела формируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих, личных и судебных дел (п. 170 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству)). Дела с протоколами ни к одной из перечисленных категорий дел не относятся.
Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат передаче в архив организации (п. 204 Инструкции по делопроизводству). Для протоколов заседаний аттестационной комиссии установлен срок хранения 15 лет «ЭПК» (п. 278 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82). Поэтому дела с указанными протоколами подлежат передаче в архив организации.
Соответствующие дела должны быть переданы вами в архив организации по описям дел структурных подразделений и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством (п. 204 Инструкции по делопроизводству). Описи дел структурных подразделений должны быть составлены и оформлены в установленном порядке не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлены в архив организации в течение следующего делопроизводственного года (п. 194 Инструкции по делопроизводству).
Таким образом, если вы будете формировать одно дело с протоколами за несколько лет, то это неизбежно приведет к нарушению сразу 3 пунктов (пп. 170, 194, 204) Инструкции по делопроизводству, что является недопустимым.
Теоретически данный подход может быть реализован только в случае оформления дел и подготовки их к передаче в архив сразу за несколько лет, т.е. если ежегодное оформление дел и передача их в архив в соответствии с нормами пп. 194 и 204 Инструкции по делопроизводству в организации не проводились. В этом случае требования указанных пунктов нормативного правового акта РБ на момент решения вопроса уже будут нарушены, что также следует признать недопустимым.
