В ноябре и декабре составляются планы на будущий год. Одним из таких планов, который должен быть создан в этот период, является график отпусков. Несмотря на то что график разрабатывается ежегодно, на практике процедура его составления продолжает создавать специалисту по кадрам множество проблем.
Если в вашей организации уже подготовлен проект графика отпусков, стоит еще раз внимательно проверить, не содержит ли он юридических или фактических ошибок, или же срочно начать работу по подготовке этого документа. В статье мы расскажем о том, на какие моменты нужно обратить особое внимание, перед тем как отдать график отпусков на утверждение руководителю организации.
Очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем, а также согласованным с профсоюзом, если такое согласование предусмотрено коллективным договором.
При составлении графика трудовых отпусков наниматель учитывает мнение работника о времени его ухода в отпуск, если это не препятствует нормальной деятельности организации и реализации права на отпуск других работников (абз. 1 ст. 168 Трудового кодекса РБ; далее – ТК).
График трудовых отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором или иным соглашением, и доводится до сведения всех работников (абз. 2 ст. 168 ТК).
Работу по составлению графика отпусков на очередной календарный год нужно начать сразу же по окончании сезона отпусков, т.е. осенью.
Значительно облегчит задачу издание соответствующего приказа руководителя, в котором следует установить ответственных за подачу проектов графиков предполагаемых отпусков по каждому структурному подразделению и сроки представления информации. Как правило, в качестве ответственных за такие сведения назначаются руководители структурных подразделений. Если в организации существует профсоюз, то необходимо определить сроки, в которые проект графика отпусков будет находиться на рассмотрении этого органа.
Как следует из трудового законодательства, график отпусков является нормативным актом, который должен быть в каждой организации, и исполнение его является обязательным как для нанимателя, так и для работников. Однако в небольших организациях такой документ часто носит формальный характер: фактически отпуска предоставляются по заявлениям сотрудников. А у некоторых нанимателей график отпусков вообще отсутствует. Это является прямым нарушением вышеназванной нормы ТК.
График отпусков в организации должен составляться для того, чтобы действительно быть рабочим документом в течение всего года. Это самый правильный подход, особенно для крупных организаций и предприятий, а также на непрерывном производстве при сменной работе. Кроме того, во многих организациях существует проблема, когда сотрудники не хотят идти в отпуск: одни боятся потерять рабочее место, кто-то желает больше заработать.
Нанимателю нет выгоды в таком энтузиазме, ведь непредоставление отпусков ежегодно – это серьезное нарушение трудового законодательства. С помощью графика можно правильно организовать отпускной процесс и настоять на том, чтобы сотрудник ушел в отпуск. Невыполнение графика отпусков – нарушение правил внутреннего распорядка и трудового законодательства, которое может повлечь за собой следующие меры дисциплинарного взыскания:
1) замечание;
2) выговор (ст. 198 ТК).
Некоторые правила предоставления отпусков, проверенные практикой
При определении очередности предоставления отпусков целесообразно соблюдать следующие правила:
– руководитель и заместитель руководителя структурного подразделения не должны уходить в отпуск одновременно;
– в отделе должны постоянно оставаться один-два сотрудника, если иного не требует специфика производства;
– нельзя суммировать отпуска (работник отсутствует несколько месяцев подряд из-за накопленного за несколько лет отпуска), отдыхать следует ежегодно;
– одновременно не должны планировать свой отпуск специалисты, занимающие одинаковые должности или занимающиеся близкой по содержанию работой (например, не могут отдыхать сразу все бухгалтеры, вахтеры и т.д.);
– работник, совмещающий 2 должности, не должен уходить в отпуск в то время, когда отдыхает работник, на которого потенциально можно возложить его обязанности (как по основной, так и по совмещаемой должности).
Рассмотрим подробнее те моменты, на которые специалист по кадрам должен обратить особое внимание при подготовке проекта графика отпусков.
Все сотрудники организации должны быть включены в график отпусков
Для начала следует уделить внимание списочному составу организации или штатному расписанию: все ли категории работников организации включены в график предстоящих отпусков? В график должны быть включены абсолютно все специалисты, работающие в организации по трудовому договору, в т.ч. и сотрудники, занятые на условиях совме-
стительства.
При этом необходимо помнить, что отпуск на работе по совместительству предоставляется работнику одновременно с отпуском на основной работе. Если на работе по совместительству продолжительность отпуска меньше, чем по основной работе, то по просьбе работника нужно предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности (ст. 347 ТК).
В график отпусков не включаются лица, выполняющие работы по гражданско-правовым договорам.
Пример 1
Авдеев А.А. работает в организации системным администратором на условиях внешнего совместительства. Продолжительность его отпуска по совмещаемой работе составляет 24 календарных дня. При составлении графика отпусков на 2015 г. специалист по кадрам по просьбе работника указывает для него следующие сроки предстоящего отдыха: со 2 марта по 1 апреля (31 календарный день, из них 24 оплачиваемых дня и 7 дней без сохранения заработной платы). По основному месту работы
Авдеев А.А. имеет удлиненный оплачиваемый отпуск, который в 2015 г. приходится на период со 2 марта по 1 апреля.
Проверяем использование работниками отпусков за прошлый год
Проблема неиспользованных отпусков существует почти в каждой организации. Это связано с тем, что точно и полно соблюдать график отпусков в течение календарного года, как правило, очень трудно. На практике отпуск (или его часть) нередко переносится на другой срок в связи с болезнью работника (п. 1 ст. 171 ТК) или по инициативе работодателя, например, когда предоставление отпуска в текущем году может неблагоприятно отразиться на нормальной деятельности организации (ст. 170 ТК). Поэтому чтобы у работников не накапливались отпуска (или их части), неиспользованные за прошлые годы, следует включать их в график на очередной календарный год.
Советы специалисту по кадрам. Существует практика предоставления оставшихся частей отпуска работникам в новогодние каникулы (в конце года – начале следующего), если это позволяет деятельность организации. Если обнаружено, что работник не использовал отпуск несколько лет, нужно предложить ему использовать отпуск или получить денежную компенсацию за неиспользованные части отпуска, превышающие 21 календарный день.
Последовательность предоставления таких накопленных отпусков целесообразно указывать в новом графике отпусков организации в хронологическом порядке так, как это отражалось в графиках за прошлые годы: сначала выбрать все отпуска за предыдущие годы, затем предоставить отпуск за текущий год. Оформить все отпуска такому работнику можно отдельными приказами либо одним приказом.
С учетом того что это нарушение трудового законодательства в части ежегодного предоставления отпуска, в будущем нужно проверять, чтобы у работников не оставалось отпускных «долгов» более чем за год.
В противном случае у инспекции по труду могут быть к руководству организации серьезные претензии.
В графике отражаем все виды отпусков
Необходимо проверить, чтобы в графике отпусков были отражены все виды отпусков, на которые имеют право работники организации, – основные и дополнительные (нормальной и удлиненной продолжительности), например: дополнительные отпуска по условиям контракта, за особые условия труда, за ненормированный рабочий день, за особый характер работы. Для этого нужно составить списки таких работников или просматривать их контракты и трудовые договоры ежегодно.
Учитываем права привилегированных работников
По трудовому законодательству отдельные категории работников имеют определенные льготы и привилегии в использовании отпуска в удобное для них время. Так, выбирать сроки отдыха вправе подростки, не достигшие возраста 18 лет. Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска данной категории работников составляет 30 календарных дней (п. 3 Перечня категорий работников, продолжительность основного отпуска которых составляет более 24 календарных дней, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 24.01.2008 № 100). Этот же документ устанавливает продолжительность отпуска 30 календарных дней и работникам, признанным инвалидами.
При составлении графика отпусков нужно опросить индивидуально каждого молодого работника, а еще лучше – получить его письменное заявление, особенно в случае планирования отпуска несовершеннолетним работником в зимнее или осеннее время.
И проверяющие не будут задавать вопрос, почему молодой работник идет в отпуск в самый непопулярный сезон. Из заявления инспектору будет ясно, что таково желание самого работника.
Еще одна категория работников, на которую стоит обратить внимание при подготовке проекта графика отпусков: мужчины, в чьих семьях скоро появятся или недавно появились дети; женщины, мужья которых находятся в отпуске по уходу за ребенком. Дело в том, что по желанию мужа отпуск ему должен быть предоставлен в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком (п. 4 части четвертой ст. 168 ТК) независимо от времени работы сотрудника в данной организации.
Категории работников, имеющих право на отпуск в удобное для них время
Справочно: право на использование отпуска в летнее или другое удобное для них время года имеют:
– лица моложе 18 лет;
– педагогический состав учреждений образования;
– женщины, имеющие 2 или более детей в возрасте до 14 лет или же ребенка-инвалида да 18 лет; эта льгота распространяется и на мужчин, воспитывающих 2 или более детей до 14 лет без матери, а также на опекунов (попечителей) детей;
– участники ВОВ;
– работники, заболевшие и перенесшие лучевую болезнь;
– работники, принимавшие участие в ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС в 1986–1989 гг.;
– работники в других случаях, предусмотренных законодательством или коллективными договорами.
В определенный период времени предоставляются отпуска:
– работникам, обучающимся без отрыва от производства, – на период экзаменов, зачетов и др.
Если в организации есть работники, имеющие намерение поступать в учебные заведения или уже обучающиеся, целесообразно выяснить их пожелания и затребовать документы, подтверждающие потребность предоставления отпусков в определенное время;
– работникам, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам, – в период этого отпуска;
– работающим на условиях совместительства – одновременно с трудовым отпуском по основной работе и т.д. (ст. 168 ТК).
При определении очередности предоставления отпусков необходимо получить подтверждение в письменной форме о желании указанных категорий работников времени ухода в отпуск. Если право на отпуск в удобное для работника время зависит от определенного события (например, у совместителя – от предоставления отпуска по основной работе, у супруги военнослужащего – от даты предоставления отпуска супругу), целесообразно заручиться документом, подтверждающим право на отпуск именно в тот период, о котором он заявляет (например, заверенной копией приказа об отпуске или заверенной выпиской из графика отпусков с основного места работы (для внешнего совместителя) или с места службы супруга (для супруги военнослужащего)).
Пример 2
Фадеев В.Ф. работает в организации инженером. При составлении графика отпусков на 2015 г. он представил в кадровую службу копию свидетельства о браке и копию больничного листа по беременности и родам, выданного
его жене в районной женской консультации. Рождение ребенка планируется в феврале 2015 г.,
поэтому и отпуск Фадееву В.Ф. запланирован в графике отпусков по его просьбе со 2 по
25 февраля 2015 г.
Соблюдаем правила взаимозаменяемости
В графике отпусков должна быть последовательность ухода определенных сотрудников в отпуск, при которой «исчезновение» на время одного специалиста не скажется негативным образом на работе структурного подразделения или всей организации в целом.
Пример 3
В организации числятся 2 программиста. По графику отпусков отпуск одного из них – Иванова А.Т. – запланирован на период с 1 по 24 июня 2015 г. Отпуск его коллеги – Петрова С.И. – планируется на период с 1 по 25 июля 2015 г. Такое распределение времени отдыха сотрудников следует признать рациональным. Во-первых, организация ни одного дня не остается без работника информационной службы. Во-вторых, сотрудники будут иметь несколько дней (с 25 по 30 июня) для того, чтобы ввести в курс служебных дел сотрудника, приступающего к работе после отдыха.
В каждой организации есть сотрудники, уход которых в отпуск сопровождается проведением дополнительных мероприятий. Прежде всего это материально ответственные лица.
Перед тем как покинуть организацию на длительное время, материально ответственное лицо (например, кассир, работник склада) должно передать по акту другому сотруднику вверенные ему материальные ценности, провести инвентаризацию, на что требуется определенное время. Учитывая это обстоятельство, еще раз стоит обратить внимание на время ухода в отпуск по графику отпусков материально ответственных лиц и их возможных заместителей.
Пример 4
По графику отпуск кладовщика Сидорова А.А. намечен с 4 июня 2015 г. Это означает, что в мае 2015 г. должен быть издан приказ о проведении на складе инвентаризации для временной замены материально ответственного лица. Нужно внести издание такого приказа в график работы, чтобы в будущем не возникло каких-либо осложнений в проведении инвентаризации.
Согласование графика отпусков
График трудовых отпусков должен быть согласован с профсоюзом (при его наличии), если это отражено в коллективном договоре. Факт такого согласования оформляется грифом согласования, который проставляется на графике ниже подписи лица, его составившего.
Также специалисту по кадрам целесообразно согласовать график отпусков:
– с руководителями структурных подразделений о времени отдыха их сотрудников;
– финансовым отделом с целью планирования денежных средств на выплату отпускных;
– планово-экономическим отделом для определения количества работников, необходимых для нормального функционирования организации в отпускное время;
– руководителем организации. Это очень важно: руководитель может не согласиться с предложенным вариантом и отправить документ на доработку. В таком случае у специалиста по кадрам будет время для того, чтобы внести в график необходимые изменения и дополнения.
Утверждение графика отпусков руководителем организации
После согласования график трудовых отпусков представляется на утверждение руководителю организации. Гриф утверждения включает в себя слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности руководителя, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), дату утверждения и заверяется печатью организации.
График отпусков также может быть утвержден приказом руководителя организации. В этом случае гриф утверждения включает в себя слово «УТВЕРЖДЕНО», приказ, номер приказа, дату, наименование должности руководителя, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), дату утверждения и заверяется печатью организации.
Данный способ утверждения особенно удобен, если на утверждение представлен не один график трудовых отпусков, а несколько графиков отпусков работников структурных подразделений организации.
Образец заполненной формы фрагмента графика отпусков смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 21 журнала.
Знакомим работников с графиком отпусков
ТК предусматривает ознакомление работников с графиком отпусков (абз. 2 ст. 168 ТК) и извещение о времени начала отпуска работника под роспись не позднее чем за 2 недели до его начала (ст. 169 ТК). Чтобы работники могли заранее спланировать отпуска в установленные графиком сроки, целесообразно ознакомить их с указанным документом заранее.
Это можно сделать с помощью прилагаемого к графику отпусков листа ознакомления или зафиксировать факт ознакомления работника с датой начала отпуска в самом графике в отдельной графе.
Если отпуск работника не включили в график
Если при ознакомлении работников с графиком отпусков выяснилось, что работник по каким-то причинам не был включен в график отпусков, нужно решать этот вопрос индивидуально, так как лишить работника права на отдых нельзя. Если таких работников окажется много, можно составить дополнительный график отпусков.
Пример 5
На момент составления графика отпусков Северова Е.И. находилась в отпуске по уходу за ребенком, поэтому специалист по кадрам не включил ее в график отпусков. С 30 декабря она вышла на работу и написала заявление, что хотела бы использовать отпуск в августе 2015 г. Отпуск в таком случае предоставляется по соглашению между работником и нанимателем на основании личного заявления сотрудника.
Советы специалисту по кадрам. Итак, для более эффективной работы по подготовке графика отпусков специалисту по кадрам целесообразно:
– создать списки работников организации, имеющих право на получение отпуска в определенное время, дополнительные отпуска или иные особенности предоставления отпуска;
– пополнять списки при приеме на работу новых сотрудников или получении новой информации о работниках;
– отмечать реальное время отпуска работников, если оно не совпало с графиком отпусков на текущий год по причине переноса, отзыва из отпуска или болезни и т.д.;
– учитывать неиспользованные части отпуска работников.
Все это будет полезно для организации работы над графиком отпусков в следующем году.
