Документ: Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).
Справочно: ЛНПА – локальный нормативный правовой акт.
График трудовых отпусков относится к ЛНПА (ст. 194 ТК). Он определяет очередность предоставления отпусков для коллектива работников (ст. 168 ТК). При его составлении, как правило, учитывается равномерное распределение отпусков.
График отпусков необходимо составить, согласовать с профсоюзом (если такое согласование предусмотрено коллективным договором) и в установленном порядке утвердить (часть первая ст. 168 ТК) не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и довести до сведения всех работников (часть вторая ст. 168 ТК).
График отпусков должен быть один для всей организации?
Не обязательно. Способы составления графика отпусков могут разными в зависимости от структуры организации и численности ее работников. Если организация небольшая, то график отпусков составляют для всего коллектива работников. Если организация имеет сложную структуру, то целесообразно составлять графики трудовых отпусков по структурным подразделениям организации.
Нужно ли дополнительно издавать распорядительный документ о составлении графика отпусков?
Не нужно. Вместе с тем для своевременной подготовки графика отпусков нанимателю целесообразно издать соответствующий распорядительный документ (приказ, распоряжение), устанавливающий порядок и сроки его разработки.
Составьте и подпишите у руководителя организации приказ о том, что начальникам структурных подразделений необходимо представить данные о планируемых отпусках подчиненных к определенной дате. Этот приказ не является обязательным, но так информация поступит в кадровую службу для обработки в нужный срок.
Как выбрать форму графика трудовых отпусков?
Законодательством не установлены требования к содержанию графику отпусков, существует лишь унифицированная форма графика трудовых отпусков, которая содержится в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, утвержденной Приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25 (далее – УСОРД).
Предложенная УСОРД форма графиков является рекомендательной, поэтому содержание (текст) ее может быть изменено в зависимости от практической необходимости организации.
Какая служба должна составлять график отпусков?
Методическое руководство и исходные данные представляет кадровая служба. Очередность предоставления трудовых отпусков определяют руководители структурных подразделений с учетом производственной необходимости и норм действующего трудового законодательства.
Все ли работники должны быть включены в графики отпусков?
В график включаются абсолютно все работники, работающие в организации по трудовому договору (контракту), включая внутренних и внешних совместителей.
Отпуск совместителям нужно предоставлять одновременно с отпуском по основному месту работы (ст. 347 ТК). Для этого необходимо, чтобы работник принес справку от основного нанимателя (для внешнего совместителя) или выписку из графика трудовых отпусков. Если основной наниматель составляет график позднее, чем вы, то укажите в графике отпусков примерные даты отпуска работника и сделайте отметку об этом в графе «Примечание». В дальнейшем вы сможете скорректировать данные.
Для внутренних совместителей не составит труда запланировать отпуск, так как у нанимателя имеются сведения о сроках отпуска по основной работе.
Обязательно ли указывать в графике дату начала отпуска?
Требований об указании в графике отпусков даты начала и окончания трудового отпуска законодательство не содержит. Установлено лишь, что дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем (часть третья ст. 168 ТК). Соответственно в графике трудовых отпусков могут указываться месяц предоставления отпуска или конкретная дата начала отпуска на усмотрение нанимателя.
По общему правилу трудовые отпуска (основной и дополнительный) за первый рабочий год предоставляются не ранее чем через 6 месяцев работы у нанимателя (часть первая ст. 166 ТК). Иными словами, между датой начала отпуска и датой приема работника на работу должно пройти не менее 6 календарных месяцев.
Трудовой отпуск может предоставляться и ранее 6 месяцев работы. До истечения 6 месяцев работы наниматель обязан предоставить трудовые отпуска по желанию работника категориям, перечисленным в части второй ст. 166 ТК.
Работающим женам (мужьям) военнослужащих, по их желанию, трудовой отпуск предоставляется одновременно с отпуском их мужей (жен) (часть третья ст. 166 ТК).
Наниматель обязан уведомить работника о времени начала трудового отпуска не позднее чем за 15 календарных дней до даты начала отпуска (часть первая ст. 169 ТК). Варианты уведомления, как правило, зависят от штата работников.
ЭТО ВАЖНО! Невыполнение нанимателем установленной ст. 169 ТК обязанности об уведомлении работника о времени начала трудового отпуска может быть квалифицировано уполномоченными должностными лицами ДГИТ Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь как нарушение законодательства о труде.
Если работнику по его просьбе предоставляется отпуск в иное время, чем то, которое указано в графике, то работнику нужно обратиться к нанимателю с заявлением о предоставлении отпуска.
Работник обязан уведомить нанимателя о причинах, препятствующих использованию трудового отпуска в запланированный срок, и времени продления отпуска (часть четвертая ст. 171 ТК).
Кто визирует график отпусков?
Перед утверждением графика трудовых отпусков руководителем организации он должен быть завизирован кадровой службой (внутреннее согласование), а затем согласован с профсоюзным органом организации (внешнее согласование) при его наличии.
При необходимости график отпусков может включать визы и иных должностных лиц (юридической, экономической и пр).
Если на графике отпусков имеется гриф «УТВЕРЖДАЮ», нужен ли распорядительный документ об утверждении графика отпусков?
Если в организации составляются графики отпусков по структурным подразделениям, которые утверждаются соответствующими руководителями этих подразделений и на основании их впоследствии составляется единый сводный график отпусков, то он должен быть утвержден руководителем организации.
Если графики трудовых отпусков по каждому структурному подразделению утверждаются руководителем организации, то дополнительно утверждать их нет необходимости.
Утверждать график отдельным приказом имеет смысл, когда количество представленных на утверждение графиков структурных подразделений велико.
Подлежит ли регистрации график отпусков?
Да, регистрация документа нужна для придания документу юридической силы (п. 18 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).
Договоритесь о разделении отпуска на части
Договариваться о разделении отпуска на части нужно каждый год при составлении графика либо непосредственно при предоставлении трудового отпуска. Трудовой отпуск может делиться по договоренности между работником и нанимателем на 2 части, если иное не предусмотрено коллективным договором, соглашением (ст. 174 ТК). Под соглашением в данном случае подразумевается соглашение как локальный нормативный правовой акт, заключаемый на республиканском (генеральное соглашение), отраслевом (тарифное соглашение) и местном (местное соглашение) уровнях, предусматривающий иное разделение отпуска на части.
Справочно: следить за тем, чтобы работники «отгуляли» свои трудовые отпуска, – обязанность нанимателя. Если работник накопил долги по отпускам, это означает, что в организации не соблюдают график трудовых отпусков.
Справочно: наниматель вправе досрочно предоставить трудовой отпуск всем или отдельным категориям работников в случае неожиданной приостановки работы в связи с аварией, стихийным бедствием, необеспеченностью энергоресурсами, сырьем и по другим исключительным и непредвиденным обстоятельствам (ст. 172 ТК).
Наталия Непевная, начальник управления кадров БГУ
