Достаточно часто на практике, особенно в микроорганизациях, возникает вопрос: так ли обязательно составлять график трудовых отпусков? Кроме того, распространено ошибочное мнение о том, что график отпусков может составляться нанимателем исключительно по его усмотрению.

Но это не так, поскольку наличие графика трудовых отпусков в любой организации независимо от формы собственности и количества работников основано на требованиях законодательства о труде (ст. 168 и 194 ТК), а следовательно, является обязательным.

Руководителями организаций с небольшой штатной численностью, как правило, разрабатывается общий график отпусков для всех сотрудников. Если в организации сложная штатная структура и большое количество работников, допускается составление графиков для каждого из структурных подразделений в отдельности.

В график трудовых отпусков должны быть включены все без исключения работники, работающие в организации по трудовому договору (контракту). Это правило распространяется в т.ч. на работников, занятых на условиях совместительства. Следует учесть, что отпуск на работе по совместительству должен предоставляться работнику одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству продолжительность отпуска меньше, чем по основной работе, наниматель по просьбе работника должен предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности.

Справочно:

порядок составления графика отпусков может быть определен в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре, инструкции по кадровому делопроизводству в организации. Работник, ответственный за составление графика трудовых отпусков, как правило, определяется приказом руководителя организации или уполномоченного им лица.

Форма графика трудовых отпусков

Формы графика отпусков, обязательной для всех организаций, законодательством не установлено. Это означает, что каждый наниматель вправе разработать ее самостоятельно. Главное, о чем необходимо помнить, – из графика должно четко прослеживаться, кому из работников и в какой период предоставляется трудовой отпуск.

При разработке графика отпусков можно воспользоваться формой данного документа, приведенной в УСОРД.

В графике должны быть предусмотрены следующие сведения о работниках: табельный номер; фамилия, имя, отчество; должность (профессия); месяцы, в котором планируется предоставление трудового отпуска, и месяц, в котором он фактически предоставлен; основание изменения графика.

Справочно:

в графике трудовых отпусков целесообразно предусмотреть также строки для проставления личной подписи и даты ознакомления работников с очередностью предоставления периодов отдыха. Кроме того, в форму графика может быть включена отдельная дополнительная графа «Примечание».

Дата начала трудового отпуска

Дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем (часть третья ст. 168 ТК). При этом законодательство о труде не содержит требования относительно ее обязательного отражения в графике отпусков.

Если на момент составления графика дату начала отпуска заранее определить невозможно, в графике можно отразить лишь месяц, в котором работник вправе рассчитывать на предоставление положенного отдыха. В дальнейшем конкретная дата ухода в отпуск будет определяться по заявлению работника и отражаться в приказе нанимателя о предоставлении отпуска.

Справочно:

если дата ухода в отпуск изначально согласована сторонами и указана в графике, подача такого заявления работником для издания приказа о предоставлении отпуска необязательна.

Период отдыха, отражаемый в графике трудовых отпусков

В графике отпусков, как правило, указывается количество дней отдыха, положенного работнику в соответствии с условиями заключенного с ним трудового договора (контракта).

Справочно:

государственные праздники и праздничные дни, приходящиеся на период трудового отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются (часть вторая ст. 151 ТК).

Продолжительность трудового отпуска каждого работника исчисляется в календарных днях и определяется в индивидуальном порядке путем суммирования его основной и дополнительной части.

При этом продолжительность основного отпуска работника не может быть менее 24 календарных дней (часть первая ст. 155 ТК).

Исключением из данного правила является трудовой отпуск работника – обязанного лица, трудоустроенного по судебному постановлению о трудоустройстве, – 7 календарных дней (часть восьмая п. 14 Декрета № 18).

Кроме того, в ряде случаев продолжительность основного отпуска, положенного работнику, может быть и более 24 календарных дней.

Например, основной трудовой отпуск государственных служащих составляет 28 календарных дней (п. 1 ст. 50 Закона о госслужбе).

Кроме того, на более продолжительный основной отпуск вправе рассчитывать категории работников, указанные в постановлении № 100.

Помимо основного отпуска работнику могут предоставляться также дополнительные отпуска:

– за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы (ст. 157 ТК).

Порядок, условия предоставления указанного дополнительного отпуска и его продолжительность установлены постановлением № 73.

Порядок проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, на основании которой предоставляются указанные дополнительные отпуска, регламентирован Положением № 253;

– за ненормированный рабочий день – до 7 календарных дней (ст. 158 ТК).

Порядок, условия предоставления и продолжительность этого отпуска определяются коллективным или трудовым договором, нанимателем, а в отношении работников бюджетных организаций и иных организаций, получающих субсидии, работники которых приравнены по оплате труда к работникам бюджетных организаций, – постановлением № 408;

– за продолжительный стаж работы – до 3 календарных дней (ст. 159 ТК).

Порядок, условия предоставления и продолжительность этого отпуска определяются коллективным или трудовым договором, нанимателем;

– дополнительный поощрительный отпуск (ст. 160 ТК).

Данный отпуск может устанавливаться коллективным договором, соглашением или нанимателем всем работникам, отдельным их категориям (по специальностям и видам производств, работ, структурных подразделений), а персонально – трудовым договором;

– дополнительный поощрительный отпуск за работу по контракту – до 5 календарных дней (п. 3 части первой ст. 261-2 ТК).

Это важно! При составлении графика трудовых отпусков нанимателем должны быть учтены неиспользованные дни отпуска за предыдущий год, а также дни отпуска, предоставленные работнику авансом в счет предстоящего отпуска.

Кроме того, по договоренности сторон трудовой отпуск может быть разделен на две части (часть первая ст. 174 ТК). Одна из указанных частей должна быть не менее 14 календарных дней. В какой последовательности эти части будут использованы, значения не имеет.

Случаи, когда нанимателю потребуется учесть пожелания работников при составлении графика трудовых отпусков

В отдельных случаях законодательство о труде обязывает нанимателя учитывать пожелания сотрудников относительно времени использования ими дней положенного отдыха.

При составлении графика трудовых отпусков наниматель обязан запланировать отпуск по желанию работника с учетом норм части четвертой ст. 168 ТК.

Совет: нанимателю, в штате которого имеются сотрудники, перечисленные в части четвертой ст. 168 ТК, целесообразно заранее предупредить их о наличии права выбора времени отдыха и внести желаемые даты их отпусков в проект графика.

Согласование и утверждение графика трудовых отпусков

Готовый график трудовых отпусков подписывается руководителем кадровой службы либо иным уполномоченным им лицом.

Перед подписанием этого документа рекомендуется проверить:

– все ли работники организации включены в график предстоящих отпусков;

– правильно ли определен период отдыха, полагающийся работнику с учетом продолжительности его основного и дополнительных отпусков;

– учтена ли продолжительность рабочего года, за который работнику полагается отпуск;

– учтены ли неиспользованные дни отдыха за предыдущий год;

– учтены ли пожелания работников, которые имеют право на предоставление трудового отдыха в летнее либо иное удобное для них время;

– учтены ли особенности предоставления отпуска за первый рабочий год;

– учтена ли взаимозаменяемость и соблюдена ли определенная последовательность ухода работников в отпуск;

– учтены ли особенности предоставления отпусков работникам, уход которых в отпуск сопровождается проведением дополнительных процедур (приемом-передачей дел и документов, проведением инвентаризации материальных ценностей).

Справочно:

определение понятия «летнее время» отсутствует в законодательстве.

Справочно:

определить, какие месяцы наниматель относит к летним, можно на локальном уровне (например, май и сентябрь) – это поможет нанимателю распределить работников по месяцам, если льготников будет достаточно много.

С учетом требований части второй ст. 168 ТК окончательный вариант графика трудовых отпусков должен быть составлен и утвержден нанимателем не позднее 5 января. При наличии в организации профсоюза он подлежит согласованию с этим органом (если такое согласование предусмотрено коллективным договором).

Справочно:

коллективным договором, соглашением либо нанимателем (по согласованию с профсоюзом при его наличии) может быть установлен иной срок составления и утверждения графика отпусков.

Согласование с профсоюзом оформляется грифом согласования, который проставляется на графике ниже подписи лица, его составившего. Если коллективного договора в организации нет либо в нем отсутствуют положения о согласовании графика трудовых отпусков с профсоюзом, такое согласование не является для нанимателя обязательным.

После составления и согласования график трудовых отпусков утверждается руководителем организации.

Гриф утверждения должен включать в себя: слово «УТВЕРЖДАЮ»; наименование должности руководителя; личную подпись руководителя; расшифровку подписи (инициалы и фамилию); дату утверждения (п. 52 Инструкции по делопроизводству).

Ознакомление работников с графиком трудовых отпусков

График трудовых отпусков, разработанный в организации, должен быть доведен до сведения всех работников (часть вторая ст. 168 ТК).

Конкретных способов ознакомления с графиком законодательством о труде не установлено.

На практике ознакомление работников с этим документом нередко осуществляется путем его размещения на информационной доске, направления копии графика на электронную почту руководителю структурного подразделения либо каждому сотруднику лично.

Наиболее предпочтительным следует считать письменное ознакомление с указанным локальным актом путем проставления в нем личной подписи работника в строке «Ознакомлен» и даты ознакомления. При использовании такого варианта у нанимателя будет неоспоримое доказательство того, что работник был заранее уведомлен о времени предстоящего отдыха.

Документы:

Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК).

Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утвержденная приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь от 28.11.2019 № 4 (УСОРД).

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция по делопроизводству).

Декрет Президента Республики Беларусь от 24.11.2006 № 18 «О дополнительных мерах по государственной защите детей в неблагополучных семьях» (Декрет № 18).

Закон Республики Беларусь от 14.06.2003 № 204-З «О государственной службе в Республике Беларусь» (Закон о госслужбе).

Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 24.01.2008 № 100 «О предоставлении основного отпуска продолжительностью более 24 календарных дней» (постановление № 100).

Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 19.01.2008 № 73 «О дополнительных отпусках за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и особый характер работы» (постановление № 73).

Положение о порядке проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22.02.2008 № 253 (Положение № 253).

Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 18.03.2008 № 408 «О предоставлении дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день» (постановление № 408).