Работники, использующие свои транспортные средства, оборудование, инструменты и приспособления для нужд нанимателя, имеют право на получение за их износ (амортизацию) компенсации, размер и порядок выплаты которой определяются по договоренности с нанимателем (ст. 106 ТК).
Условия предоставления компенсации за износ (амортизацию) личного автомобиля
Компенсация за износ (амортизацию) личного имущества выплачивается работнику в случае, если он использует его для нужд нанимателя в связи с надлежащим выполнением своих трудовых обязанностей и между работником и нанимателем достигнута договоренность о размере компенсации и порядке ее выплаты.
При этом должны выполняться следующие условия:
– лицо, которому выплачивается компенсация, должно являться работником организации, т.е. состоять в трудовых отношениях с нанимателем. Лицам, с которыми заключен гражданско-правовой договор, ее выплата не полагается;
– необходимость использования личного автомобиля в служебных целях должна быть обусловлена трудовой функцией работника, отраженной в трудовом договоре либо должностной инструкции. В случае если в трудовой договор либо должностную инструкцию не включены сведения о том, что работник использует имущество для нужд нанимателя, организация не сможет уменьшить свой налогооблагаемый доход на сумму предоставляемой ему компенсации;
– личный автомобиль, используемый работником для нужд нанимателя, должен принадлежать ему на праве собственности или ином законном праве пользования (например, аренды);
– работник обязан лично использовать свой автомобиль при выполнении трудовых обязанностей. В случае если фактическое пользование им будут осуществлять иные работники организации, данные отношения должны регулироваться нормами гражданского законодательства (договором аренды, безвозмездного пользования и т.п.);
– компенсация должна выплачиваться работнику лишь за время фактического осуществления трудовой функции с использованием личного автомобиля. За период его временного отсутствия (в связи с временной нетрудоспособностью, пребыванием в трудовом и социальном отпуске либо по иным причинам) компенсация за износ транспортного средства не начисляется.
Размер компенсации за износ (амортизацию) личного автомобиля
Выплата представляет собой компенсацию износа (амортизации) личного имущества работника, используемого им в процессе трудовых отношений. Указания на какой-либо конкретный ее размер законодательство о труде не содержит. Таким образом, данная выплата может быть как равна сумме амортизации, так и превышать ее размер либо, наоборот, быть ниже.
Помимо предоставления указанной компенсации по договоренности сторон работнику могут возмещаться также фактические затраты, понесенные им при эксплуатации личного автомобиля, – в связи с проведением ремонта, технического осмотра и технического обслуживания, а также приобретением горюче-смазочных материалов.
Закрепление условия о выплате компенсации за износ (амортизацию) личного автомобиля в трудовом договоре
Согласование условия об использовании личного автомобиля работника в служебных целях может быть произведено как при его приеме на работу, так и в процессе текущей трудовой деятельности.
В зависимости от указанного обстоятельства соглашение между работником и нанимателем о размере компенсации и порядке ее выплаты должно быть зафиксировано в трудовом договоре, изначально заключаемом с работником, либо в дополнительном соглашении к нему.
ЭТО ВАЖНО! Использование личного автомобиля работника в служебных целях с последующей выплатой компенсации за износ и иных выплат, согласованных сторонами, можно оформить также посредством заключения отдельного соглашения (например, договора об использовании имущества работника в служебных целях), однако оно обязательно должно быть частью (приложением, дополнением и т.п.) трудового договора.
В указанных документах следует отразить:
– наименование транспортного средства;
– цель и срок его использования;
Справочно:
стороны вправе определить любой срок использования личного автомобиля работника в служебных целях, но если с работником заключен срочный трудовой договор, то использование не должно превышать периода его действия.
– сумму компенсации, положенной работнику, и порядок ее выплаты;
– иные условия, связанные с возмещение работнику фактических затрат на ремонт и (или) содержание автомобиля.
ЭТО ВАЖНО! Компенсация за износ (амортизацию) личного автомобиля может быть установлена как в виде фиксированной суммы, выплачиваемой работнику ежемесячно, так и отдельно за каждый день его фактического использования.
Издание приказа о выплате компенсации за износ (амортизацию) личного автомобиля
Выплата компенсации за износ (амортизацию) личного автомобиля производится, как правило, одновременно с заработной платой. Основанием для ее начисления является приказ руководителя организации, в котором указывается размер компенсации и порядок ее выплаты.
Составление акта о выплате компенсации за износ (амортизацию) личного автомобиля
Если стороны согласовали ежемесячный размер компенсации, составление акта о ее выплате может осуществляться по усмотрению нанимателя. В случае если начисление указанной выплаты будет производиться не за месяц, а за каждый день фактического использования автомобиля, его оформление является обязательным.
Отмена компенсации за износ (амортизацию) личного автомобиля
Нередко может возникнуть ситуация, когда по истечении определенного времени сторонам трудового договора потребуется аннулировать ранее достигнутую договоренность об использовании личного автомобиля работника для нужд нанимателя. Подобная необходимость может быть обусловлена, например, продажей автомобиля его владельцем, лишением работника права управления транспортными средствами либо его перевод на другую должность, не предполагающую частые поездки.
ЭТО ВАЖНО! Указанные обстоятельства влекут отмену компенсационных выплат, что должно быть зафиксировано посредством внесения соответствующих изменений в трудовой договор, заключенный с работником, и издания отдельного приказа.
Светлана Семенихина, юрист
