Данный материал представляет собой методическое пособие для специалистов по кадрам, с помощью которого они могут легко справиться с созданием кадровой службы в организации.
В условиях постоянно меняющегося положения на рынке рабочей силы организациям целесообразно иметь инструмент, позволяющий грамотно управлять кадрами и принимать управленческие решения по использованию потенциала работников в соответствии с предъявляемыми к ним требованиями. Таким инструментом является кадровая служба организации, деятельность которой влияет на эффективность функционирования персонала.
Рассмотрим основные составляющие создания и функционировании кадровой службы.
Создание кадровой службы
Деятельность организации в сфере управления кадрами может осуществляться как посредством создания структурного подразделения (структурных подразделений), так и отдельными работниками.
Основной задачей кадровой службы в организации является создание системы управления персоналом, ориентированной на выполнение всех основных функций, присущих управлению кадрами. К ним относятся:
– формирование системы управления персоналом, учитывающей кадровые особенности предприятия;
– планирование кадровой деятельности;
– оценка кадрового потенциала;
– определение потребности в кадрах;
– содействие адаптации работников;
– профессиональное обучение, переподготовка и повышение квалификации работников;
– деловая карьера;
– набор и отбор кадров и т.д.
Выполнение перечисленных функций возможно только при наличии необходимых специалистов. Следовательно, должна быть разработана штатная структура с указанием выполняемых сотрудниками функций.
Кадровая служба должна получить организационный статус методического, информационного и координирующего центра кадровой работы на предприятии. При этом должны быть выполнены следующие виды работ:
– составление перечня функций, выполняемых кадровой службой;
– расчет суммарной трудоемкости функций кадровой службы;
– определение нормы численности сотрудников кадровой службы;
– формирование структуры функциональных ролей работников кадровой службы;
– расчет численности сотрудников кадровой службы с распределением по должностям;
– определение штатной структуры кадровой службы.
В зависимости от возложенных на кадровую службу функций, численности работников, объема работ она может состоять из управления, отдела, службы, сектора, бюро, группы специалистов либо из одного работника.
Численность работников кадровой службы наниматель определяет самостоятельно, с учетом методических рекомендаций по нормированию, утвержденных Минтруда и соцзащиты РБ (например, Межотраслевых нормативов численности работников кадровых служб коммерческих организаций, утвержденных постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 27.12.2005 № 187).
При создании в организации структурного подразделения, занимающегося кадровым направлением деятельности, наниматель должен предусмотреть его в организационной структуре. Конкретное наименование такого подразделения может быть установлено, например, как «кадровая служба», «отдел кадров» и т.д.
В крупных организациях, в которых кадровое направление деятельности представлено отдельными направлениями (управление кадрами, подготовка кадров, кадровое делопроизводство и др.), может вводиться должность заместителя руководителя организации по кадрам (по персоналу, по работе с кадрами).
В случае, когда нет необходимости вводить самостоятельное структурное подразделение, занимающееся кадровым направлением деятельности, предусматривается отдельная должность специалиста (ведущий специалист по кадрам, специалист по кадрам, старший инспектор по кадрам, инспектор по кадрам).
Такой работник подчиняется непосредственно руководителю организации либо его заместителю, курирующему соответствующие вопросы.
Конкретное наименование структурного подразделения, должности работника устанавливает наниматель в зависимости от численности работников, особенностей организационной структуры.
Функции кадровой службы
Функции кадровой службы, ее задачи, права и ответственность определяются в соответствующем положении, которое утверждает наниматель.
Образец положения о кадровой службе организации смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.
Наименования должностей работников кадровой службы
Наименования профессий, должностей, специальностей должно соответствовать квалификационным справочникам, утверждаемым в порядке, определяемом Правительством РБ (ст. 19 Трудового кодекса РБ; далее – ТК).
ЭТО ВАЖНО! В состав кадровой службы, как правило, вводятся служащие (руководители, специалисты, другие служащие). Работы, выполняемые рабочими, и соответственно их профессии не характерны для реализации функций кадровой службы.
Порядок установления наименований должностей служащих определен Общими положениями Единого квалификационного справочника должностей служащих (далее –ЕКСД), утвержденными постановлением
Минтруда и соцзащиты РБ от 02.01.2012 № 1 (далее – Общие положения ЕКСД).
Так, во всех случаях должности служащего присваивается ее базовое наименование, для которой ЕКСД предусмотрена квалификационная характеристика, а при необходимости –полное наименование должности (часть пятая п. 4 Общих положений ЕКСД).
Базовое наименование должности – основное наименование должности служащего, которое содержится в общегосударственном классификаторе Республики Беларусь ОКРБ 006-2009 «Профессии рабочих и должности служащих», утвержденном постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 22.10.2009 № 125 (далее – ОКПД), и определяется в соответствующей квалификационной характеристике.
Так, функции кадровой службы определены в квалификационных характеристиках следующих должностей: начальник отдела кадров, начальник отдела подготовки кадров, начальник отдела социального развития, начальник лаборатории (бюро) социологии и психофизиологии труда, заведующий бюро пропусков, менеджер по персоналу, специалист по кадрам, инспектор по кадрам, инженер по подготовке кадров, психолог, социолог, табельщик, дежурный бюро пропусков и др.
Наниматель также вправе установить в штатном расписании другие наименования, базовыми для которых являются указанные выше наименования, и другие должности, содержащиеся в ОКПД. В качестве полных наименований должностей в штатное расписание могут быть введены такие должности, как заместитель руководителя организации по персоналу, начальник управления (отдела) кадровой политики, начальник отдела юридической и правовой работы, специалист по подготовке кадров и организации труда и др.
В некоторых случаях могут устанавливаться двойные наименования должностей. Условием установления двойных наименований является наличие составляющих этих наименований в ОКПД и наличие квалификационных характеристик в ЕКСД, а также выполнение служащими в пределах этих трудовых функций работ (обязанностей), родственных по содержанию и равных по сложности в рамках одной специальности и квалификации (например, заместитель директора по персоналу – начальник отдела кадров). Такие должности имеют код должности по ОКПД (код категории) по первому их наименованию.
При наименовании должностей специалистов высшего уровня квалификации, по которым установлено квалификационное категорирование, может применяться производная должность «ведущий». Указанное наименование производной должности можно применять при условии, если работник наряду с выполнением обязанностей, предусмотренных по занимаемой должности, осуществляет функциональное, координационное или методическое руководство подчиненными ему исполнителями либо на него возлагаются функции руководства самостоятельным участком работы (при нецелесообразности создания отдельного структурного подразделения) (часть вторая п. 5 Общих положений ЕКСД), например: ведущий специалист по кадрам, ведущий инженер по подготовке кадров.
Исключение составляют наименования производных должностей, особенности содержания должностных обязанностей которых предусмотрены соответствующими квалификационными характеристиками.
Отдельно следует указать, что должность менеджера, в т.ч. менеджера по персоналу, относится к категории руководителей, но не предусматривает обязательного наличия подчиненных ему работников. Менеджер по персоналу может быть включен в состав кадровой службы как структурного подразделения.
Квалификационные требования к работникам кадровой службы
Отнесение выполняемых работ к конкретным тарифным разрядам (должностям) и присвоение работникам соответствующей квалификации осуществляются в порядке, определяемом коллективным договором, соглашением или нанимателем в соответствии с квалификационными справочниками, утвержденными в установленном порядке (ст. 61 ТК).
Руководствуясь указанной нормой законодательства, введение в штатное расписание должностей работников кадровой службы, а также назначение работника на ту или иную должность следует производить путем установления его должностных обязанностей исходя из квалификационных характеристик по соответствующим должностям.
Квалификационные характеристики должностей работников кадровой службы различных наименований и категорий содержатся в выпуске 1 Единого квалификационного справочника должностей служащих «Должности служащих для всех отраслей экономики», утвержденном постановлением Минтруда РБ от 30.12.1999 № 159, и в выпуске 2
Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденном постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 29.06.2005 № 75.
В разделе «Квалификационные требования» каждой квалификационной характеристики должности установлены требования к уровню профессиональной подготовки работника и стажу работы, необходимые для выполнения возложенных на него должностных обязанностей.
Так, для работников кадровой службы в соответствующих квалификационных характеристиках установлены следующие квалификационные требования (см. таблицу на с. 32):
Справочно: в соответствии с Общими положениями ЕКСД в ЕКСД не включены квалификационные характеристики производных должностей служащих (ведущих специалистов, заместителей начальников структурных подразделений), поскольку их должностные обязанности, требования к знаниям и квалификации определяются на основе содержащихся в ЕКСД характеристик соответствующих базовых должностей либо должностей соответствующих руководителей.
В связи с этим ЕКСД не содержит квалификационных характеристик таких должностей, как заместители начальников отделов, ведущие специалисты по кадрам и т.п.
Должностные обязанности работников кадровой службы
Должностные обязанности служащих, в т.ч. работников кадровой службы, определяют в их должностных инструкциях, для разработки которых применяют соответствующие квалификационные характеристики должностей, содержащиеся в выпусках ЕКСД.
В квалификационной характеристике каждой должности служащего представлены наиболее характерные для каждой должности виды работ, исходя из установленных в отраслях экономики разделения и кооперации труда.
Конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их права и ответственность устанавливаются в должностных инструкциях, которые разрабатывает и утверждает наниматель в установленном порядке.
Должностная инструкция, как правило, не разрабатывается на руководителя структурного подразделения. Его права, обязанности, полномочия и ответственность указываются в положении о структурном подразделении.
При разработке должностных инструкций следует иметь в виду, что в процессе организационно-технического и экономического развития, освоения современных управленческих технологий, внедрения новейших технических средств, проведения мер по совершенствованию организации и повышению эффективности труда возможно расширение круга обязанностей служащих по сравнению с установленными соответствующей характеристикой. В этих случаях работнику может быть поручено выполнение обязанностей, предусмотренных квалификационными характеристиками других должностей, близких по содержанию работ, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации и изменения наименования должности.
Так, обязанности по управлению кадрами могут быть возложены на работника, который осуществляет свои трудовые функции по другому направлению деятельности, например юрисконсульта.
В этом случае в должностные обязанности юрисконсульта включаются функции работника кадровой службы (например, специалиста по кадрам).
