Организация открывает филиал в г. Витебске.
Каким образом следует решить вопрос о ведении кадрового делопроизводства в обособленном подразделении?
Поскольку законодательство не содержит ограничений и рекомендаций относительно выбора формы ведения кадрового делопроизводства, этот вопрос решает руководитель организации, принимая во внимание особенности создаваемой организационной структуры, а также численность работников.
Обособленные структурные подразделения являются составными частями создавшего их юридического лица. Такие подразделения, как правило, располагаются вне места нахождения головного офиса организации.
Если в структуре организации имеются один или два филиала с небольшим штатом работников, целесообразным будет централизованное ведение кадрового делопроизводства. Если же филиалов и представительств много, то лучше делегировать право ведения кадрового делопроизводства в них обособленным подразделениям.
При организации самостоятельной удаленной кадровой службы или при ведении кадрового делопроизводства в головной организации трудовые отношения с работниками должны быть оформлены по установленным правилам: все предусмотренные законодательством формы документов, сроки их подготовки, подписания и ознакомления с ними работников должны быть соблюдены. Документы должны быть сформированы в дела и переданы в головную организацию или на архивное хранение по месту расположения филиала (в зависимости от принятого в организации порядка хранения документов и дел).
В случае если в организации отсутствует штатная единица специалиста, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, обязанность по ведению и хранению кадровых документов возлагают на работников организации путем издания соответствующего приказа.
Для организации и ведения кадрового делопроизводства в обособленных структурных подразделениях может быть создана штатная единица специалиста по кадрам либо (если штат филиала достаточно большой) отдельная кадровая служба.
Справочно:
обязанности работников, ответственных за ведение кадрового делопроизводства (его отдельных участков), должны быть закреплены в соответствующих приказах, например: о ведении, хранении и выдаче трудовых книжек, о ведении персонифицированного учета и т.д.
Порядок ведения кадрового делопроизводства в обособленном подразделении должен быть прописан в инструкции по кадровому делопроизводству организации, которую утверждает руководитель организации.
