Практика показывает, что формирование трудовой биографии работника в виде личного дела приносит определенную пользу. Все сведения о работнике сконцентрированы и упорядочены в одном месте – это способствует сохранности документов; к ним обеспечен оперативный доступ – это способствует быстрому поиску информации в подготовке любого отчета и запроса.
В статье рассмотрены наиболее важные требования к формированию и хранению личного дела работника, оформлению обложки, перечислены основные документы, включаемые в состав личного дела.
Личные дела работников входят в состав документов по личному составу. Личное дело включает в себя документы, отражающие сведения о работнике и его трудовой деятельности либо об учащемся, студенте и его обучении в учреждении образования. Как правило, личное дело формируется в течение длительного периода времени (все время работы или учебы).
Правила ведения первичных документов о труде устанавливаются в порядке, определяемом Правительством или уполномоченным им органом (ст. 52 Трудового кодекса РБ; далее – ТК). Эти правила отражены в Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция).
Инструкция устанавливает порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях РБ всех форм собственности.
Следует отметить, что порядок формирования, ведения и хранения личных дел учащихся учреждений среднего, профессионального, среднего специального и высшего образования регулирует Инструкция о ведении личных дел учащихся в средних специальных учебных заведениях, утвержденная приказом Министра образования РБ от 02.03.1994 № 59, так как состав документов, включаемых в личные дела учащихся и студентов, имеет свою специфику.
Когда необходимо заводить личное дело на работника
Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности (часть первая п. 2 Инструкции). Другими словами, личное дело – это папка, содержащая первичные кадровые документы, расположенные в определенном порядке (документы в личное дело работника помещаются по мере их появления).
Согласно Инструкции в организации работы с личными делами выделяются 3 основных этапа:
1. Формирование личного дела.
2. Ведение личного дела.
3. Учет, использование, хранение и подготовка личного дела уволенного работника к передаче в архив организации.
На каждого сотрудника формируется самостоятельное личное дело. Допускается затем в процессе подготовки к архивному хранению группировать личные дела в группы по годам увольнения, т.е. прошить их в общем деле (особенно при небольшом количестве образующихся личных дел в год).
В этом случае во внутренней описи документов дела должна содержаться информация с перечнем включенных в него личных дел (ФИО работников и номера листов каждого дела, чтобы облегчить его использование в дальнейшем).
Но целесообразнее и удобнее для дальнейшей работы прошивать дела как самостоятельные единицы хранения, и на каждого работника завести отдельное дело.
Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел в соответствии с Инструкцией осуществляет кадровая служба организации, но на практике часто данную работу осуществляет помощник руководителя или юрисконсульт.
Однако это нередко приводит к ошибкам и нарушениям, поскольку такая работа не входит в должностные обязанности юрисконсульта или помощника руководителя. Юрист должен привлекаться к общей юридической экспертизе правильности ведения кадрового делопроизводства. Контроль за оформлением и хранением личных дел законодательством возлагается на руководителя организации (п. 4 Инструкции).
Личные дела ведутся только на работников организации, т.е. на лиц, состоящих с нанимателем в трудовых отношениях на основании заключенного трудового договора (абз. 8 части первой ст. 1 ТК). На граждан, выполняющих в организации работы по гражданско-правовым договорам (договорам подряда, договорам по оказанию услуг), личные дела не ведутся. Отношения сторон, вытекающие из гражданско-правовых договоров, регулируются гражданским законодательством и не подпадают под действие ТК (ст. 6 ТК).
Другими словами, личные дела формируются на штатных работников и работников-совместителей, потому что с этими категориями работников письменно заключается трудовой договор.
Инструкция определяет круг нанимателей и работников, на которых должны вестись личные дела, и распространяется на государственные органы, учреждения и организации республики всех форм собственности.
Под этот перечень не подпадают иностранные работники представительств иностранных юридических лиц. Трудовые и связанные с ними отношения иностранных работников дипломатических представительств и консульских учреждений иностранных государств, аккредитованных в Республике Беларусь, регулируются законо-
дательством соответствующего иностранного государства (ст. 321 ТК).
Нормативные и правовые акты устанавливают обязательное ведение личных дел на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством РБ. Поскольку законодательство строго не требует ведения личных дел рабочих, то на них могут заполняться только личные листки по учету кадров либо личные карточки, хотя во многих организация ведутся личные дела на всех работников.
Порядок оформления личного дела
Документы личного дела оформляют в соответствии с требованиями, установленными нормативными правовыми актами и методическими документами по делопроизводству с начала установления трудовых
отношений работника у данного нанимателя (гл. 3 Инструкции).
А они возникают с момента приема человека на работу по трудовому договору. Значит, личное дело работника формируется после подписания трудового договора и издания приказа (распоряжения, решения собрания учредителей, постановления и т.д.) о приеме на работу или назначения на должность (п. 5 Инструкции).
Личное дело работника имеет логическое построение: первыми включаются документы, фиксирующие процесс приема на работу, затем документы, возникающие в процессе работы, и завершается личное дело документами по увольнению работника. В процессе ведения личного дела документы в него включаются в хронологической последовательности (часть третья п. 8 Инструкции).
Личные дела работников подлежат строгому учету (п. 20 Инструкции). Для учета и обеспечения сохранности личных дел заводится журнал (книга) учета личных дел, который ведет специалист по кадрам. Журнал хранится в кадровой службе организации.
Образец заполненной формы журнала учета личных дел работников смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 28 журнала.
Личное дело начинается с обложки, которая должна содержать наименование организации, порядковый номер из журнала регистрации личных дел работников, персональные данные работника (ФИО) и сроки начала и окончания ведения личного дела.
Заголовком личного дела являются фамилия, имя и отчество конкретного работника в именительном падеже. Если в документах дела есть сведения об изменении фамилии, имени или отчества работника или различные варианты их написания в основных документах, то они должны быть зафиксированы в заголовке личного дела (обычно в скобках), например:
«Ахметова Алла Николаевна (Алсия Насимовна)»;
«Сергеева (Калкина) Ирина Олеговна».
Даты начала и окончания на обложке следует проставлять те же, что в приказах о приеме и увольнении с работы. Иногда эти даты определяют согласно датам приема и увольнения с работы, но мы считаем последний вариант не совсем правильным, хотя и допустимым. В личном деле могут быть документы, датируемые более ранней датой, чем дата приказа о приеме на работу. Это рекомендации, документы о переводе из другой организации, но они не влияют на определение крайних дат личного дела работника.
Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке.
Срок хранения личных дел работников – 75 лет, он не зависит от возраста работника и начинает отсчитываться с момента его увольнения.
Образец заполненной обложки личного дела работника смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 27 журнала.
После обложки в личном деле идет внутренняя опись документов, а далее располагаются первичные документы, представленные работником при приеме на работу. После издания распорядительного документа о приеме (назначении) собранные документы располагаются в деле в последовательности, установленной п. 6 Инструкции:
– внутренняя опись документов личного дела;
– дополнение к личному листку по учету кадров;
– личный листок по учету кадров;
– автобиография;
– копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
– заявление о приеме на работу;
– копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
На этапе формирования личного дела документы включаются в него в установленном порядке вне зависимости от последовательности их возникновения. Например, при устройстве на работу претендент представляет копии документов об образовании, затем он заполняет личный листок по учету кадров, пишет заявление о приеме на работу, автобиографию, и лишь после этого специалист по кадрам будет заполнять внутреннюю опись и дополнение к личному листку.
Порядок заполнения и представления документов может быть разным, но при формировании личного дела все представленные документы располагаются в нем в порядке, установленном Инструкцией, которая опирается на многолетнюю практику ведения личных дел в различных организациях. Личный листок по учету кадров и дополнение к нему, копии документов об образовании, заявление и приказ о приеме на работу являются основными документами личного дела, без которых теряется сам смысл его ведения.
Внутренняя опись
Внутренняя опись содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах и заполняется по мере включения документов в состав личного дела, а не после прекращения его ведения и подготовке к передаче в архив организации, как иногда выясняется при проверке кадрового делопроизводства (п. 10 Инструкции).
Учитывая важность документов, входящих в личное дело, требуется составлять внутреннюю опись по определенной форме. Она всегда нумеруется отдельно от остальных документов дела. Затем в процессе подготовки к архивному хранению завершенного личного дела количество листов внутренней описи отмечается в листе-заверителе.
Образец заполненной внутренней описи личного дела смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.
Автобиография: за и против
Включение в личное дело автобиографии вызывает много споров, так как по требованиям ст. 26 ТК она не обязательна для предъявления при заключении трудового договора. В состав документов личного дела автобиография включена Инструкцией, в ней определен порядок расположения документов в личном деле, но обязательность составления этих документов, в т.ч. и автобиографии, не закреплена.
Можно рассуждать и иначе. Автобиография – документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности работника в хронологическом порядке. Она составляется работником самостоятельно в произвольной форме и отражает следующие сведения:
– фамилию, имя, отчество;
– дату и место рождения;
– полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);
– трудовую деятельность;
– профессию;
– общественную работу, участие в выборных органах;
– отношение к воинской службе и воинское звание;
– наличие правительственных и других наград и поощрений;
– сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях) (п. 14 Инструкции).
Все эти данные могут быть полезны кадровой службе при составлении отчетов, подготовке аттестации и т.д.
Дополнительные документы для некоторых категорий работников
В отношении государственных служащих, научных и педагогических работников, молодых специалистов и некоторых других категорий работников предусматривается включение дополнительных документов в личное дело работника, например, включаются направления на работу службой занятости, а для молодых специалистов – направление на работу после окончания учреждений образования; направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил РБ и др. (п. 7 Инструкции).
Справочно: при формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно могут включаться следующие документы:
– декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);
– обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);
– контракт (для государственных служащих);
– справка-объективка;
– анкета;
– копия (выписка) протокола заседания Ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей);
– копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом);
– копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;
– договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц).
Трудовые договоры (контракты) с работниками могут включаться в состав личных дел (часть вторая п. 8 Инструкции), а могут формироваться в отдельное дело по алфавиту фамилий работников.
Если личные дела ведутся не на всех работников, то возможен и смешанный вариант. В этом случае трудовые договоры (контракты) с теми работниками, на которых ведутся личные дела, включают в состав этих дел,
а трудовые договоры (контракты) с остальными работниками – формируют в отдельное дело.
На обложке такого дела указывается заголовок: «Трудовые договоры (контракты) с работниками организации», а само это дело включается в номенклатуру дел кадровой службы и в сводную номенклатуру дел организации. В номенклатуре дел в графе «Примечание» напротив заголовка дела с трудовыми договорами необходимо отметить, что трудовые договоры с работниками, на которых ведутся личные дела, включены в состав личных дел.
Справка-объективка составляется, как правило, на работников, представляемых к назначению на должности либо к поощрению (награждению). В случае если первый экземпляр справки-объективки направляется за пределы организации, в личное дело работника подшивается ее копия.
Анкета заполняется в тех случаях, когда в личном деле необходимо иметь дополнительные сведения о работнике, не предусмотренные графами личного листка по учету кадров. Необходимость заполнения анкеты при приеме на работу определяется, как правило, ведомственными нормативными правовыми актами.
Ведение личных дел работников
В процессе трудовой деятельности личные дела работников пополняются различными документами. Каждые 5 лет в организации необходимо организовать проверку правильности ведения личных дел. Приказом руководителя создается комиссия, которая проводит внутренний аудит кадрового делопроизводства. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров.
При выявлении недостатков в оформлении, ведении и хранении личных дел комиссия составляет акт, представляемый на утверждение руководителю организации.
При проверке правильности ведения личных дел работников следует учитывать, что в процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника, а именно:
– заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;
– копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;
– характеристики и аттестационные листы;
– списки научных трудов и изобретений;
– иные документы, предусмотренные законодательством РБ.
В личное дело работника не включаются:
– копии документов о предоставлении трудовых отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);
– справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;
– другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно (п. 8 Ин-
струкции).
Необходимость включения в состав личного дела копий приказов (о переводе, увольнении, изменении фамилии) определена одной из основных функций личного дела – источника информации о трудовой биографии работника, которая используется при подготовке и выдаче справок о трудовом стаже, стаже работы по специальности, размере заработной платы и др. По этой же причине в личные дела включаются копии документов о присвоении классов, квалификационных разрядов, званий и т.д.
ЭТО ВАЖНО! Следует обратить внимание на то, что приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, о командировании на длительную работу за границу влияют на трудовой стаж, размер заработной платы и копии этих документов могут включаться в состав личных дел.
Часто возникает вопрос о том, как формировать документы, являющиеся основанием для издания приказов о приеме на работу тех работников, на которых ведение личных дел не предусмотрено. Согласно установленным правилам соответствующие документы должны подшиваться в отдельное дело. Как правило, это дело имеет следующий заголовок: «Документы к приказам по личному составу (листки по учету кадров, заявления, представления, докладные записки и др.), не вошедшие в состав личных дел».
В него включаются и документы претендентов, не принятых на работу (личные листки по учету кадров и др.), основания для издания приказов, невключаемых в состав личных дел (например, о командировании, предоставлении отпуска и др.).
Кто имеет доступ к личным делам
Личные дела могут выдаваться для ознакомления только работникам, занимающим определенные должности, и работнику, на которого заведено личное дело, по его заявлению и с разрешения руководителя организации (п. 21 Инструкции).
При работе с личным делом, выданным на время, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.
При извлечении документов из личного дела, срок хранения которых истек к моменту проверки, или по указанию руководителя предприятия во внутренней описи делается соответствующая запись. В кадровой службе хранятся личные дела только на работников.
После увольнения работника личное дело считается законченным делопроизводством и готовится к передаче в архив.
