Деятельность любой организации сопровождается созданием того или иного количества документов и дел, которые в силу различной ценности имеют разные сроки хранения. Через определенный период времени часть их подлежит уничтожению. В связи с этим возникает ряд вопросов:
– как правильно исчислять сроки хранения документов?
– какова роль экспертизы ценности в процессе отбора документов для хранения или уничтожения?
– как правильно проводить процедуры экспертизы ценности документов?
– как по результатам проделанной работы правильно оформить уничтожение документов, т.е. составить акт о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения?
Документ:
Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее – Правила работы архивов).
Документ:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).
Когда проводится экспертиза ценности документов?
Документы для хранения или уничтожения отбираются на основании экспертизы их ценности. Экспертиза ценности документов организации проводится (п. 51 Правил работы архивов):
1) в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, при подготовке дел к передаче на хранение в архив организации;
2) в архиве организации при отборе и подготовке дел для передачи на постоянное хранение в государственный архив (в организации, которая является источником комплектования государственного архива), при выделении к уничтожению документов и дел временного хранения, сроки которых истекли.
Кем проводится экспертиза ценности документов?
Экспертизу ценности документов в организации осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия (далее – ЭК). В государственных органах и иных организациях, имеющих подчиненные (входящие в состав, систему) органы, организации, создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (далее – ЦЭК) (п. 174 Инструкции по делопроизводству).
ЦЭК (ЭК) создается в составе не менее 3 человек. Председателем ЦЭК (ЭК) назначается заместитель руководителя организации, членами – руководитель службы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) (лицо, ответственное за ДОУ), заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) организации, главный бухгалтер, а также другие наиболее квалифицированные работники организации. Если организация является источником комплектования государственного архива, то в состав ее ЦЭК (ЭК) может включаться работник соответствующего архива. ЦЭК (ЭК) действует на основании положения, утверждаемого руководителем организации. Положения о ЦЭК (ЭК) организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими государственными архивами, иных организаций – с ЦЭК вышестоящих организаций.
ЭТО ВАЖНО! Персональный состав ЦЭК (ЭК) утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации. Решения ЦЭК (ЭК), как совещательного органа оформляются в виде протоколов, которые утверждаются руководителем организации. Также решения могут реализовываться посредством оформления приказа (распоряжения) руководителя.
Справочно:
организация и порядок проведения экспертизы ценности документов отражены в гл. 12 Инструкции по делопроизводству, гл. 8 и 9 Правил работы архивов.
Какие дела отбираются в процессе экспертизы ценности?
Экспертиза ценности в делопроизводстве организации осуществляется ежегодно службой ДОУ (лицом, выполняющим функции службы ДОУ) совместно с ЭК, работниками структурных подразделений под непосредственным методическим руководством архива организации.
При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляются:
– отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. по личному составу, для передачи в архив организации;
– отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях организации;
– отбор дел временного хранения за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли, для выделения к уничтожению.
При этом проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка формирования дел.
ЭТО ВАЖНО! Непосредственный отбор документов для передачи в архив организации и выделения к уничтожению производится работниками структурных подразделений организации, в деятельности которых они (документы) были образованы. Проверку правильности произведенного отбора осуществляет ЦЭК (ЭК) организации.
При проведении экспертизы ценности в архиве организации осуществляются:
– отбор и подготовка дел постоянного хранения для передачи в государственный архив (для организаций, являющихся источниками комплектования государственного архива);
– отбор хранящихся в архиве документов и дел временного хранения, сроки хранения которых истекли, для выделения к уничтожению.
Каковы результаты проведения экспертизы?
В результате проведения экспертизы и отбора документов составляются:
– описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;
– акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
Однако отбор дел к уничтожению осуществляется после подготовки сводных описей вышеперечисленных дел и оформляется актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
Справочно:
порядок и правила уничтожения документов и дел с истекшими сроками хранения содержатся в гл. 16 Инструкции по делопроизводству и гл. 13 Правил работы архивов
Как исчислять сроки хранения?
Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если установленный срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Помните, что сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством, т.е. сроки хранения дел, завершенных в 2019 г., исчисляются с 1 января 2020 г. Таким образом, завершенное в 2019 г. дело со сроком хранения 5 лет должно храниться в организации в течение 2020–2024 гг. и соответственно выделение его к уничтожению (включение в акт) возможно с 1 января 2025 г.
Для правильного исчислении сроков хранения документов и дел следует руководствоваться Перечнем типовых документов, а также перечнями документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности государственных органов и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения (далее – ведомственные перечни) и перечнями документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения.
Документ:
перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень типовых документов).
Обратите внимание, что в перечнях может иметься ряд особенностей выделения документов к уничтожению или хранения в течение определенного срока. Многообразие примеров таких особенностей можно наблюдать, например, в гр. 5 Перечня типовых документов. Приведем некоторые из них:
– «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет». В таком случае установленный срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом проведения такой проверки. Если соответствующая проверка не проводилась, то 10-летний срок хранения будет исчисляться с 1 января года, следующего за годом окончания данного дела делопроизводством;
– «После ликвидации организации». В таком случае срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом ликвидации организации;
– «При условии замены новыми». Документы должны храниться в организации в течение установленного срока, но не менее чем до 1 января года, следующего за годом принятия (утверждения) принятых взамен документов, даже если срок, установленный для их хранения, истек;
– «После замены новыми». Срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом принятия (утверждения) заменяющих их документов;
– «После окончания ведения». Установленный срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания ведения соответствующей регистрационно-контрольной формы (внесения последней записи в нее);
– «После исполнения административного взыскания». Срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом исполнения (в виде принятия решения) судом или органом, ведущим административный процесс.
Электронные документы, в отношении которых принято решение об уничтожении (срок хранения которых истек), передаются в архив организации до истечения срока действия сертификата открытого ключа ЭЦП и только после подлежат уничтожению (п. 205 Инструкции по делопроизводству).
Как оформить акт о выделении к уничтожению?
Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, может составляться как на дела всей организации, так и на дела отдельного структурного подразделения.
На документы с отметкой «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) составляется отдельный акт. Это вызвано тем, что отметка «ЭПК», проставляемая к сроку хранения некоторых видов документов (аналогично проставляемая и в номенклатуре дел организации в гр. 4 «Срок хранения дела», например: 5 лет ЭПК, п. 480), влечет за собой обязательный (полистный) пересмотр дел с данной отметкой при отборе документов к уничтожению с целью выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению (в силу их практической, научной и иной ценности).
Образец акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, см. в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.
В случае если в акт включены дела нескольких структурных подразделений, то наименование каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
В акте указываются:
– заголовки отдельных дел («План работы канцелярии на 2015 год») или групповые заголовки однородных дел («Планы работы структурных подразделений предприятия»);
– дата («2018») или крайние даты дел («2014–2019»);
– номера номенклатур дел, в которых были учтены выделяемые к уничтожению дела, или номера описей дел временного хранения, в которые были включены выделяемые к уничтожению дела (для дел со сроком хранения более 10 лет, в т.ч. по личному составу), или номера описей дел постоянного хранения, из которых в ходе их переработки отдельные дела или документы выделены к уничтожению;
– индексы дел по номенклатуре дел или номера дел по описи;
– количество дел (каждый том учитывается как отдельное дело);
– сроки хранения дел и номера статей (пунктов) по перечням («3 г., п. 159»).
Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, должен быть подписан, согласован и утвержден. Подписывает акт лицо, проводившее экспертизу ценности документов, и затем акт рассматривается на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно со сводными описями дел. Результаты рассмотрения акта отражаются в протоколе заседания ЦЭК (ЭК) организации. Согласовывается акт с ЦЭК (ЭК) организации, после чего подлежит утверждению руководителем организации.
Однако до утверждения документа необходимо учесть несколько моментов. Так, в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, акт утверждает руководитель организации после утверждения соответствующим государственным архивом или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполкомов сводной описи дел постоянного хранения и согласования сводной описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».
В организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, но в деятельности которой образуются документы постоянного хранения, акт утверждает руководитель организации после утверждения ЦЭК вышестоящей организации (при наличии) сводной описи дел постоянного хранения и согласования сводной описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».
В свою очередь в организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, в деятельности которой не образуются документы постоянного хранения, акт утверждает руководитель организации после согласования с ЦЭК вышестоящей организации (при наличии) описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».
Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Сдача документов оформляется приемо-сдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте.
ЭТО ВАЖНО! Использование для хозяйственных нужд документов, выделенных к уничтожению, запрещено.
Справочно:
форма акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, содержится в приложении 17 к Инструкции по делопроизводству и приложении 14 к Правилам работы архивов.
Олег Посредников, младший научный сотрудник
отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского
института документоведения и архивного дела
