Электронный документооборот все шире распространяется в нашей деятельности. В связи с переводом многих документальных процедур в электронный вид Минюст внес дополнения и изменения в Инструкцию № 4. Изменения вступили в силу 2 января 2015 г.
Как и ранее, нормы обновленной Инструкции № 4 распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и устанавливают правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив, осуществляемых с помощью ручных, механизированных и автоматизированных (компьютерных) технологий.
Официальный электронный адрес и резолюция
Теперь официальный адрес электронной почты организации наряду с другими данными включен в состав реквизита «Коммуникационные и коммерческие данные» (абз. 2 п. 1 постановления № 240), тогда как ранее указывать данный реквизит на бланках можно было по усмотрению организации.
Резолюции по исполнению поручений ряда высших должностных лиц РБ, а также руководителей госорганов и иных организаций следует оформлять на отдельных листах резолюций (абз. 5 п. 1 постановления № 240).
При наличии листа резолюции на документе проставляется отметка о его наличии (часть седьмая п. 53 Инструкции № 4), а требования к такому листу установлены, в частности, Государственным стандартом РБ СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
ЭТО ВАЖНО! На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей оформляются, если в них детализируется порядок исполнения документа.
Отметка об исполнителе и копии документов
Изменен порядок оформления реквизита «Отметка об исполнителе». В частности, при включении в данную отметку (на второй строке) дополнительных поисковых данных (например, дата создания документа, имя файла) они оформляются только на экземпляре документа, который остается в организации (абз. 12 п. 1 постановления № 240).
При создании на бумажном носителе копии документов в электронном виде, предназначенных для обращения внутри организации, такая копия заверяется в общем порядке (абз. 15 и 16 п. 1 постановления № 240), т.е. копия должна воспроизводить все реквизиты документа, а для придания ей юридической силы должна быть заверена (часть вторая п. 64 Инструкции № 4).
При отправке документа по электронной почте на исходящем документе, оформленном на бумажном носителе, который остается в организации, должна проставляться отметка об отправке (штамп отправки) (абз. 33 п. 1 постановления № 240). Проставление такой отметки допускается только после фактической отправки.
Cитуация 1
В состав документов личного дела предусмотрено включение копий документов об образовании, копий приказа о приеме на работу и других документов.
Можно ли не оформлять удостоверяющие отметки на копиях таких документов?
Допускается не оформлять удостоверяющие отметки на копиях документов, полученных путем тиражирования подлинника средства оперативной полиграфии, если иное не установлено актами законодательства РБ (п. 64 Инструкции № 4). Под средствами оперативной полиграфии понимаются копировально-множительные аппараты(ксероксы).
Таким образом, в личное дело работника могут быть включены ксерокопии диплома об образовании и приказа о приеме на работу без какого-либо дополнительного их удостоверения. Подлинник (1-й экземпляр) приказа о приеме на работу в личное дело не включается и подшивается в дело с приказами по личному составу, которое хранится 75 лет.
ЭТО ВАЖНО! На некоторых копиях документов необходимо оформлять дополнительную удостоверяющую отметку согласно Положению№ 1172.
Так, тиражированные средствами оперативной полиграфии копии документов, изготовленных на гербовых бланках, должны заверяться печатью (п. 9 Положения № 1172). В связи с этим, если в организации применяются бланки документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, то каждая ксерокопия документа, изготовленного на гербовом бланке, в т.ч. ксерокопия приказа о приеме на работу, включаемая в состав личного дела, должна быть заверена печатью.
Формирование дела
Увеличен допустимый объем дела в одном томе. Теперь он не должен превышать 300 (ранее – 250) листов при толщине не более 40 мм (абз. 37 п. 1 постановления № 240; п. 171 Инструкции № 4).
Уточнено, что в отдельные дела группируются приказы и распоряжения по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам. Ранее такое требование действовало только в отношении первых 2 групп приказов (распоряжений). При этом они систематизируются в порядке возрастания их номеров (абз. 39 п. 1 постановления № 240). Приказы и распоряжения по личному составу, как и ранее, группируются в отдельные дела в зависимости от сроков их хранения: 75 лет и 3 года (абз. 40 п. 1 постановления № 240).
Документы в электронном виде
Закреплены также требования к программному обеспечению при оформлении документов. В частности, оно должно поддерживать методы и средства защиты текста от редактирования (абз. 21 п. 1 постановления № 240).
Установлены допустимые форматы документов в электронном виде (PDF/A, DOCX, ODT), графических образов документов на бумажных носителях (сканов) (PNG, TIFF, JPEG, PDF/A) (абз. 46 п. 1 постановления № 240).
Определено, что хранение документов в электронном виде может осуществляться без создания оригиналов на бумажном носителе, если их срок хранения не превышает 10 лет и они включены в перечень документов, создание и хранение которых может быть организовано в электронном виде (приложение 20 к Инструкции № 4; абз. 59 п. 1 постановления № 240). К таким документам относятся:
– журналы регистрации договоров, контрактов по финансовохозяйственной деятельности;
– бухгалтерская (финансовая) отчетность (квартальная, месячная);
– журналы учета работников, выбывающих в служебные командировки;
– журналы регистрации командировочных удостоверений;
– графики работ (сменности);
– графики трудовых отпусков.
Дата документа
Дата документа является одним из реквизитов, придающих документу юридическую силу (абз. 3 части первой п. 18 Инструкции № 4).
Датой документа является дата его подписания или события, зафиксированного в нем.
В документах, дата которых фиксирована и не связана с датой их подписания или утверждения (постановлениях, решениях, протоколах), дату допускается печатать целиком независимо от того, когда они были подписаны.
Ситуация 2
На проекте документа в соответствии с Инструкцией № 4 допускается печатать только обозначения месяца и года, день месяца проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ.
Будет ли нарушением печатание полной даты?
Датой документа является дата его подписания. Эта норма конкретизирована в части первой п. 101 Инструкции № 4: для приказа и распоряжения. Например, если проект приказа был подготовлен 05.01.2015, а подписан 12.01.2015, то датой приказа будет 12.01.2015.
Дату в приказе (распоряжении, указании) проставляет лицо, его подписавшее. Это позволяет точно зафиксировать дату создания документа. Если напечатать дату заранее (при подготовке проекта документа), то в случае его подписания на следующий день дата создания документа будет уже недостоверной. Это может повлечь за собой определенные правовые последствия, связанные, например, с соблюдением установленных сроков ознакомления работника с документом, исчислением сроков исковой давности по претензиям и др.
Такие ситуации достаточно часто встречаются в практике и возникают в случаях, когда уполномоченное на подписание проекта документа лицо в силу каких-то причин не может его подписать в день создания проекта.
В целях экономии времени руководителя на работу с документами, в т.ч. на оформление даты при его подписании (утверждении), установлено, что при подготовке проекта документа допускается печатать обозначения месяца и года (часть четвертая п. 46 Инструкции № 4). День месяца проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ.
Таким образом, при подготовке проекта документа допускается печатать только обозначения месяца и года, для обозначения даты месяца следует оставить пропуск, так как ее должно проставлять вручную должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ.
Дата документов коллегиальных органов
Требование, закрепленное в п. 46 Инструкции № 4, не распространяется на датирование некоторых иных документов.
Так, датой документов коллегиальных органов (постановлений, решений) является дата их принятия. Например, если проект решения был подготовлен 13.01.2015, обсужден и принят на заседании коллегиального органа 15.01.2015, а подписан 19.01.2015, то его датой будет 15.01.2015.
Дата протоколов и актов
Датами протоколов и актов являются даты событий, зафиксированных в них. Например, если собрание акционеров общества проходило 13.01.2015, протокол по итогам заседания был оформлен и отпечатан 15.01.2015, а подписан 19.01.2015, то его датой будет 15.01.2015.
Дата утверждаемых документов
Датой утверждаемых документов (инструкций, положений, правил, иных организационных документов, планов, отчетов и др.) является дата их утверждения. Например, если должностная инструкция работнику была подготовлена и подписана руководителем структурного подразделения 16.01.2015, а утверждена руководителем (директором) 19.01.2015, то ее датой будет 19.01.2015.
Справочно:
датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, указание, письмо и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для документа, принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение), – дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение и др.) – дата утверждения.
Дата совместных документов
Датой совместного документа является дата его подписания последней организацией. Например, если совместный приказ был подписан руководителем одной организации 16.01.2015, а руководителем другой организации – 19.01.2015, то его датой, проставляемой на обоих экземплярах приказа, будет 19.01.2015.
Документы:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4).
постановление Минюста РБ от 10.12.2014 № 240 «О внесении дополнений и изменений в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4» (далее – постановление № 240).
Положение о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденное постановлением Совета Министров РБ от 30.07.2000 № 1172 (далее – Положение № 1172).
датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, указание, письмо и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для документа, принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение), – дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение и др.) – дата утверждения.
