Ситуация
В организации длительное время не оформлялись документы, предусмотренные трудовым законодательством: контракты, личные карточки, приказы и пр.
Как восстановить кадровое делопроизводство? Каким числом должны быть датированы и кем подписаны (в случае смены руководителей, ответственных сотрудников и т.д.) восстанавливаемые документы?
Трудовое законодательство Республики Беларусь, законодательство в сфере архивного дела и делопроизводства не предусматривает таких процедур, как «восстановление делопроизводства» или «восстановление документов». Документы должны быть оформлены в установленные сроки, подписаны уполномоченными должностными лицами. Датой документов является дата их подписания (за исключением протоколов, постановлений и решений) (п. 46 Инструкции по делопроизводству).
Понятие «восстановление подлинников» может применяться в отношении определенных видов специальной документации. Например, в отношении конструкторской документации соответствующая процедура предусмотрена ГОСТ 2.501-2013. Согласно разд. 8 указанного стандарта подлинники, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены; восстановленный подлинник может быть изготовлен только после составления акта о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника и т.д.
Документ: Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).
Документ: межгосударственный стандарт ГОСТ 2.501-2013 «Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения», принятый Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол от 28.08.2013 № 58-П) и введеный в действие постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 11.06.2015 № 31 непосредственно в качестве государственного стандарта Республики Беларусь с 01.03.2016 (далее – ГОСТ 2.501-2013).
Как должно быть
Трудовой договор должен быть заключен между нанимателем и работником в письменной форме и подписан сторонами (ст. 18 ТК). Наниматель не вправе требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором (ст. 20 ТК). Следовательно, трудовой договор должен быть заключен (оформлен и подписан) до фактического допущения работника к работе. В то же время фактическое допущение уполномоченным должностным лицом нанимателя работника к работе должно быть письменно оформлено не позднее 3 дней после предъявления требования работника, профсоюза исходя из сложившихся условий (ст. 25 ТК). Таким образом, трудовой договор (контракт) должен быть заключен не позднее 3 дней со дня начала выполнения работником своих обязанностей.
Документ: Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).
После заключения в установленном порядке трудового договора прием на работу оформляется приказом (распоряжением) нанимателя, который объявляется работнику под роспись. Приказами оформляются также иные трудовые отношения между работником и нанимателем и их изменения (перевод на другую работу, увольнение, командирование, предоставление отпуска, премирование, наложение дисциплинарных взысканий и др.). Указанные разновидности приказов в законодательстве получили обобщенное название «приказы по личному составу». Требования к составлению и оформлению приказов, в т.ч. по личному составу, содержатся в пп. 93, 98–101 Инструкции по делопроизводству. Датой приказа является дата его подписания.
Как исправить
Таким образом, сложившаяся и описанная в вопросе ситуация является нарушением установленных законодательством норм, и соответственно законодательство не содержит нормативных предписаний ее возможного разрешения.
Какой будет дата трудового договора (контракта)
По нашему мнению, если в организации трудовые договоры (контракты) между нанимателем и работниками не были своевременно оформлены, подписаны и зарегистрированы, то письменно оформить их необходимо со дня обнаружения соответствующего нарушения. С учетом того что датой документа, в т.ч. трудового договора (контракта), является дата его подписания, трудовые договоры (контракты) должны быть датированы соответствующим днем.
Подписаны такие документы должны быть работниками и лицами, уполномоченными на их подписание, в день составления. Это не исключает того, что датой начала трудовых отношений, указанной в трудовом договоре (контракте), будет являться дата фактического допущения работника к работе (часть вторая ст. 25 ТК). Соответственно приказы по личному составу также должны быть подписаны лицами, уполномоченными на их подписание, в день подписания.
ЭТО ВАЖНО! Оформление и подписание трудовых договоров (контрактов), приказов, иных документов «задним числом» может быть расценено как фальсификация документов.
Как «восстановить» личные карточки и личные дела
Аналогичным образом должен решаться вопрос с оформлением личных карточек и личных дел работников, в которые включаются личные листки по учету кадров. Нормативные правовые акты не содержат норм, устанавливающих конкретные сроки их оформления. Поэтому личные карточки и личные дела должны быть заведены на работников в возможно кратчайшие сроки со дня установления факта необходимости их оформления.
Андрей Рыбаков, директор Белорусского
научно-исследовательского института документоведения и архивного дела
