С 1 января 2015 г. вступил в силу Декрет № 5, действие которого распространяется на всех работников и руководителей организаций независимо от формы собственности (государственной или частной).
В Декрете № 5 предусмотрены основания, признаваемые дискредитирующими обстоятельствами увольнения (далее – дискредитирующие обстоятельства), для расторжения нанимателем трудовых договоров (контрактов) до истечения срока их действия.
До увольнения работника по дискредитирующим обстоятельствам наниматель обязан:
– провести проверку допущенных им нарушений, результаты которой оформить актом (служебной запиской);
– затребовать письменное объяснение работника.
Следует отметить что термин «служебная записка», закрепленный в Декрете № 5, не фигурирует в УСОРД, где имеется только докладная (синонимом которой обычно воспринимают служебную записку) и объяснительная записка. Поскольку Декрет № 5 на законодательном уровне закрепил ее наличие в делопроизводстве организации, ее составление представляется аналогичным докладной записке.
Помимо акта (служебной записки) и объяснения процесс проверки допущенных работником нарушений, которые могут послужить основанием для увольнения по дискредитирующим обстоятельствам, сопровождается и иными документами. Подобная проверка может регулироваться как правилами внутреннего трудового распорядка, так и отдельным локальным нормативным правовым актом (положением или инструкцией), например Положением о порядке проведения проверки нарушений работников до увольнения их по дискредитирующим обстоятельствам.
Также должно иметься письменное основание для начала проверки, например письменные и устные обращения граждан, содержащие сведения о совершении работником проступка, докладные записки руководителей структурных подразделений и др.
Непосредственно решение руководителя организации или иного лица, уполномоченного принимать кадровые решения о проведении проверки, оформляется в форме приказа или распоряжения. Требование нанимателем письменных объяснений от работника тоже оформляется в виде соответствующего документа.
Следует помнить, что работник в ходе проверки может отказаться давать письменное объяснение, что необходимо оформить актом об отказе работника от дачи объяснения по основаниям увольнения по дискредитирующим обстоятельствам.
Таким образом, до увольнения работника по дискредитирующим обстоятельствам помимо акта (служебной записки), объяснения работника образуются также документы, послужившие основанием для проверки, приказ (распоряжение) о проведении проверки, требование о даче объяснений и в определенных случаях отказ от дачи объяснений по основаниям увольнения по дискредитирующим обстоятельствам. Указанные документы, наравне с актом (служебной запиской) и объяснением, относятся к комплексу документов, служащих основанием для издания приказа (распоряжения) нанимателя об увольнении работника по дискредитирующим обстоятельствам, и отражают процесс проверки нарушения от начала до его завершения.
Документ:
Декрет Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций» (далее – Декрет № 5).
Документ:
Унифицированная система организационно-распорядительной документации Республики Беларусь, утвержденная приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25 (далее – УСОРД).
Можно ли включать акты и служебные записки при увольнении работников по дискредитирующим обстоятельствам в личные дела?
Определение сроков хранения данных документов и формирование их в дела вызывают ряд вопросов. Логично было бы предположить, что данный комплекс документов должен включаться в личное дело работника как основание для издания приказа (распоряжения) нанимателя об увольнении работника по дискредитирующим обстоятельствам.
В то же время в п. 7 Декрета № 5 указано, что для актов (служебных записок) и объяснений устанавливается срок хранения в организации не менее 5 лет и соответственно по истечении этого срока документы можно уничтожить. Пятилетний срок установлен в связи с тем, что назначение лиц, уволенных по дискредитирующим обстоятельствам, на руководящие должности в организации государственной и частной форм собственности в течение 5 лет после такого увольнения осуществляется при условии согласования этого назначения (п. 9 Декрета № 5).
Срок же хранения личных дел работников, исчисляемый после увольнения работника, составляет 75 лет (подп. 638.3 п. 638 Перечня типовых документов). По причине несовпадения сроков указанных документов включение их в личное дело нецелесообразно.
Можно ли хранить акты и служебные записки в составе документов по личному составу, не вошедших в личные дела?
Невозможно отнесение актов и служебных записок к документам, послужившим основанием для издания приказов, иных распорядительных документов по личному составу и не вошедших в состав личных дел, потому что срок хранения подобных документов – 3 года (п. 644 Перечня типовых документов).
Документ:
перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень типовых документов).
Так как хранить?
Наиболее логичным вариантом для хранения таких документов в течение сроков, указанных в Декрете № 5, будет формирование их в одно дело как отнесенных к одному вопросу (т.е. документы, образуемые при проведении проверки, послужившей основанием увольнения работника по дискредитирующим обстоятельства), например «Документы, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения) об увольнении работника по дискредитирующим обстоятельствам».
В данное дело, помимо акта и служебной записки, целесообразно включить и требования о даче объяснений, объяснительную записку работника и акт об отказе работника от дачи объяснений (в случае наличия). Это стоит делать, так как данные документы относятся к комплексу документов, служащих основанием для издания приказа (распоряжения) нанимателя об увольнении работника по дискредитирующим обстоятельствам.
Поскольку срок хранения для подобных документов указан не менее 5 лет, предполагается возможность как их уничтожения после истечения сроков хранения, так и передачи на постоянное хранение.
Соответственно наиболее логичным видится установление срока хранения для данных документов:
– в государственных органах, иных государственных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях и у индивидуальных предпринимателей – 5 лет ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) (соответственно по истечении срока хранения в ходе экспертизы ценности в организации на стадии оперативного хранения будет принято решение о необходимости сохранения данных документов или об их уничтожении);
– в государственных организациях, не являющихся источником комплектования государственных архивов, – 5 лет.
Олег Посредников, младший научный сотрудник
Белорусского научно-исследовательского института документоведения
и архивного дела
