Иконка меню поиска Очистка поле поиска
Закрыть

Какие сроки хранения кадровых документов изменились

С 22 марта вступили в силу изменения, внесенные постановлением Минюста Республики Беларусь от 06.03.2018 № 56

в перечень, устанавливающий сроки хранения документов. Какие изменения коснулись документов по учету кадров, рассказываем в статье.

 

Как изменились сроки хранения документов

 

Наиболее значимые изменения и дополнения, внесенные в Перечень, затронули сроки хранения документов временного хранения, подлежащих проверке налоговыми органами.

Графа 5 «Пояснение» пунктов Перечня, согласно которым устанавливаются сроки хранения таких документов, дополнена предложением следующего содержания: «Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет».

Таким образом, для большинства документов временного хранения, подлежащих проверке налоговыми органами, Перечнем теперь установлены следующие сроки хранения:

1 год после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет (например, справки на оплату отпусков в связи с обучением) (п. 197);

3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет, например:

переписка по административно-хозяйственным вопросам (п. 34);

документы по начислению заработной платы работникам (табели учета рабочего времени, расчеты, справки и др.) (п. 184);

документы о премировании работников (докладные записки, расчеты, списки и др.) (п. 188);

документы о выплате пособий, пенсий, об оплате листков нетрудоспособности по государственному социальному страхованию (заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения и др.) (п. 194);

листки нетрудоспособности (п. 198);

журналы учета рабочего времени (п. 467);

табели использования рабочего времени (п. 468);

5 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет.

Исчисление сроков хранения документов, подлежащих проверке налоговыми органами, начинается с 1 января года, следующего за годом проведения проверки.

 

Документ: Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень).

 

У каких документов сроки хранения сократились?

 

Сроки хранения ряда документов были уменьшены. Это касается, например, приказов по административно-хозяйственным вопросам, переписки о составлении и представлении статистической отчетности и др. Изменения представлены в табл. 1.

 

Таблица 1

 

Номер пункта

Виды и названия документов

Срок хранения документов

 

Пояснение

 

в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей

в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов

 

21

Приказы, распоряжения, указания руководителей организаций:

 

 

 

<…>

 

 

 

 

21.2

по административно-хозяйственным вопросам

 

3 года
(ранее – 5 лет)

 

3 года
(ранее – 5 лет)

 

После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет (ранее – после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства)

164

Переписка о составлении и представлении статистической отчетности

3 года
(ранее – 5 лет)

3 года
(ранее – 5 лет)

 

447

Сведения о предстоящем высвобождении работников

 

1 год
(ранее – 5 лет ЭПК)

1 год
(ранее – 5 лет)

 

454

Сведения о численности и трудоустройстве граждан, обратившихся в органы по труду, занятости и социальной защите городских, районных исполнительных комитетов

3 года
(ранее – 10 лет)

3 года
(ранее – 10 лет)

 

872

Курсовые проекты (курсовые работы) обучающихся

1 год
(ранее – 2 года)

1 год
(ранее – 2 года)

Курсовые проекты (курсовые работы), отмеченные первыми премиями на республиканских и других конкурсах, – постоянно.

Курсовые проекты (курсовые работы), выполненные на творческих факультетах учреждений образования, – 15 лет ЭПК

873

Дипломные проекты (дипломные работы) обучающихся, отзывы руководителей и рецензии

3 года
(ранее – 5 лет)

3 года
(ранее – 5 лет)

Дипломные проекты (дипломные работы), отмеченные первыми премиями на республиканских и других конкурсах, имеющие перспективу для внедрения в экономику, – постоянно. Дипломные проекты (дипломные работы), выполненные на творческих факультетах учреждений образования, – 15 лет ЭПК.

Отзывы известных государственных деятелей, деятелей науки и культуры – постоянно

 

Сроки хранения некоторых документов увеличены

 

Кадровым службам учреждений, обеспечивающих дополнительное образование взрослых, следует обратить внимание на увеличение срока хранения личных дел слушателей. Такие дела теперь должны храниться не 5, а 75 лет (п. 932 Перечня). Данное изменение внесено в Перечень по предложению Минобразования Республики Беларусь.

 

Изменения в порядке хранения личных дел и деклараций о доходах

 

Обратите внимание на изменение сроков хранения деклараций о доходах и имуществе (п. 638 Перечня) (см. табл. 2).

 

Таблица 2

 

Номер пункта

Виды и названия документов

Срок хранения документов

Пояснение

 

в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей

в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов

 

638

Личные дела, в том числе декларации о доходах и имуществе:

 

 

 

638.1

руководителей организаций

Постоянно

75 лет

После увольнения. Декларации о доходах и имуществе хранятся в организациях 75 лет после увольнения (ранее – декларации о доходах и имуществе хранятся в организациях)

638.2

работников, которые награждены государственными наградами, которым присуждены государственные премии, ученые степени и (или) присвоены ученые звания

Постоянно

75 лет

После увольнения. Декларации о доходах и имуществе хранятся в организациях 75 лет после увольнения (ранее – декларации о доходах и имуществе хранятся в организациях)

638.3

работников организаций

75 лет ЭПК

75 лет

После увольнения. Декларации о доходах и имуществе хранятся в организациях 75 лет после увольнения (ранее – после увольнения. Декларации о доходах и имуществе хранятся в организациях)

 

Перечень дополнен новыми пунктами

 

В Перечень включены дополнительные виды и названия документов, изменены названия некоторых документов. Так, например, название гл. 21 изложено в новой редакции: «Глава 21. Трудоустройство. Использование трудовых ресурсов. Альтернативная служба». В нее включены 3 новых пункта, устанавливающих сроки хранения документов, связанных с прохождением гражданами альтернативной службы:

 

«4582

Документы о прохождении гражданами альтернативной службы (протоколы заседаний комиссий, информации, извещения и др.)

5 лет

5 лет

После окончания прохождения альтернативной службы

4583

Личные дела граждан, проходящих альтернативную службу

5 лет

5 лет

После окончания прохождения альтернативной службы

4584

Лицевые счета граждан, проходящих альтернативную службу

75 лет

75 лет»

 

 

На основании Закона о борьбе с коррупцией и Положения № 45 в Перечень включены новые п. 6631 и 6632 следующего содержания:

 

«6631

Документы о сдаче, учете, хранении, оценке и реализации имущества, в том числе подарков, полученного государственным должностным или приравненным к нему лицом с нарушением порядка, установленного законодательными актами, в связи с исполнением им своих служебных (трудовых) обязанностей (заявления, чеки, акты приема-передачи, заключения, отчеты и др.)

3 года

3 года

После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет

6632.

Журналы регистрации заявлений о получении имущества, в том числе подарков, полученного государственным должностным или приравненным к нему лицом с нарушением порядка, установленного законодательными актами, в связи с исполнением им своих служебных (трудовых) обязанностей

3 года

3 года»

 

 

Документ: Закон Республики Беларусь от 15.07.2015 № 305-З «О борьбе с коррупцией» (далее – Закон о борьбе с коррупцией).

 

Документ: Положение о порядке сдачи, учета, хранения, оценки и реализации имущества, в том числе подарков, полученного государственным должностным или приравненным к нему лицом с нарушением порядка, установленного законодательными актами, в связи с исполнением им своих служебных (трудовых) обязанностей, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22.01.2016 № 45 (далее – Положение № 45).

 

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Вы можете выделить и получить фрагмент текста, который получит уникальную ссылку в вашем браузере.