При формировании личного дела специалист по кадрам включил в него диплом о высшем образовании, выдав работнику копию данного документа.
Правомерны ли действия специалиста по кадрам?
Неправомерны.
Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности (часть первая п. 2 Инструкции).
Документ:
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция).
При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:
– внутренняя опись документов личного дела;
– дополнение к личному листку по учету кадров;
– личный листок по учету кадров;
– автобиография;
– копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
– заявление о приеме на работу;
– копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность) (п. 6 Инструкции).
В личное дело включаются как оригиналы документов, так и в некоторых случаях их копии, среди которых копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке.
Специалист по кадрам включил в личное дело оригинал диплома о высшем образовании. Его действия неправомерны, так как он должен был включить в личное дело копию диплома о высшем образовании.
Кроме того, копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.), включаемые в личное дело, должны быть заверены в установленном порядке (п. 15 Инструкции).
Порядок заверения копий документов регламентирован п. 64 Инструкции по делопроизводству.
Документ:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).
Наталья Труханович, ведущий специалист
управления права и международных договоров
Национального центра интеллектуальной собственности
