Чем больше в организации сотрудников, тем больше всевозможного рода документов, дел, папок накапливается в отделе кадров. Чтобы облегчить поиск и использование большого количества этой документации, а также изначально правильно определить сроки ее хранения, вам необходимо составить всего лишь один документ - номенклатуру дел.
Номенклатура дел кадровой службы представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве службы кадров, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел службы кадров является частью сводной номенклатуры дел организации, поэтому ее надо составлять, оформлять и вести как с соблюдением общих правил, так и с учетом правил составления номенклатуры дел других структурных подразделений организации. При этом ответственность за ее составление возлагается либо на руководителя службы кадров, либо на специально назначенного работника по кадрам.
Основные нормативные акты
Номенклатура дел разрабатывается на основании действующих нормативных правовых актов Республики Беларусь и методических документов Государственной архивной службы. Среди них основными являются:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству);
Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные решением коллегии Госкомархива РБ от 30.04.1997 № 5;
Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, примерных и типовых номенклатур дел, утвержденные приказом первого заместителя директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 15.07.2009 № 23.
Указанными документами установлена обязанность ежегодно составлять номенклатуры дел в организациях. Номенклатуру дел на предстоящий календарный год вы должны были составить в последнем квартале предшествующего года.
Составление номенклатуры дел организации начинается в структурных подразделениях. Номенклатуры дел структурных подразделений будут являться разделами сводной номенклатуры дел организации на год. Они должны быть составлены таким образом, чтобы сводная номенклатура дел организации была утверждена до 1 января года, на который составлена.
Форма номенклатуры дел
Форма номенклатуры дел структурного подразделения установлена Инструкцией по делопроизводству. Номенклатура дел включает 5 граф:
«Индекс дела».
«Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)».
«Количество дел (томов, частей)».
«Срок хранения дела (тома, части) и № пунктов (статей) по перечню».
«Примечание».
Графы номенклатуры дел структурного подразделения заполняются по тем же правилам, что и графы номенклатуры дел организации. Систематизация заголовков (названий) дел в номенклатуре дел структурного подразделения аналогична систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел организации.
Составляем номенклатуру дел
Рассмотрим конкретный пример составления номенклатуры дел отдела кадров (см. приложение 1).
Согласно правилам систематизации дел в номенклатуре дел отдела кадров на первое место вынесены заголовки дел с распорядительными документами:
8-1 «Приказы директора предприятия по основной деятельности. Копии»;
8-2 «Приказы директора завода о приеме, переводе, увольнении, поощрении, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и служебных командировках за границу и др.»;
8-3 «Приказы директора предприятия о предоставлении отпусков, служебных командировках в пределах Республики Беларусь, взысканиях, назначении дежурных и др.».
Заголовок дела с приказами по основной деятельности, как наиболее важными, необходимо поместить сначала несмотря на то, что в отделе кадров хранятся лишь копии этих приказов (подлинники или первые экземпляры находятся в канцелярии).
За ними следуют дела с приказами по личному составу, которые расположены по срокам хранения: вначале - о приеме, переводе, увольнении, поощрении работников и др. (срок хранения - 75 лет), затем - о предоставлении отпусков, командировках, взысканиях, назначении дежурных (срок хранения - 3 года после проведения комплексной налоговой проверки).
Обращаем внимание, что согласно приведенному в приложении примеру в отделе кадров хранятся не копии, а подлинники приказов по личному составу (копии могут быть, например, в бухгалтерии - соответственно в номенклатуре дел бухгалтерии к аналогичным заголовкам дел будет добавлено слово «Копии»).
Место хранения первых экземпляров документов определяется самой организацией. Если в вашей организации будет признано целесообразным, то дела с первыми экземплярами приказов по основной деятельности могут храниться и в отделе кадров. В этом случае указание на копийность документов дела в заголовке будет отсутствовать. А если дела с первыми экземплярами приказов по личному составу будут храниться, например, в канцелярии, то в номенклатуре дел отдела кадров в заголовок каждого дела будет добавлено слово «Копии».
Для удобства в работе и быстрого определения структурных подразделений, в которых хранятся дела с подлинниками документов, в графе «Примечание» можно делать ссылки на место их хранения, например: «Подлинники - в канцелярии (дело 1-3)».
За распорядительными документами следуют дела с организационными документами:
8-4 «Положение об отделе кадров. Копия»;
8-5 «Должностные инструкции работникам отдела кадров. Копии»;
8-6 «Штатные расписания предприятия на 2010 год. Копии»;
8-7 «Правила внутреннего трудового распорядка».
В рассматриваемом примере к заголовкам дел добавлены слова « Копия» и « Копии». Это означает, что в отделе кадров хранятся вторые экземпляры соответствующих документов, а первые находятся в другом структурном подразделении (например, в канцелярии и (или) бухгалтерии).
За организационными документами располагаются дела с документами коллегиальных органов, планами и отчетами:
8-8 «Протоколы заседаний квалификационной комиссии»;
8-9 «Документы к протоколам заседаний квалификационной комиссии (протоколы счетных комиссий, бюллетени и др.)»;
8-10 «План работы отдела кадров на 2010 год»;
8-11 «Отчет о работе отдела кадров за 2010 год»;
8-12 «Статистические отчеты по кадрам за 2010 год».
В отделе кадров хранятся первые экземпляры протоколов, планов и отчетов.
Далее в номенклатуре следует большой блок дел с документами по личному составу (дела с индекса 8-13 по индекс 8-24). Необходимо обратить внимание на правила включения в номенклатуру личных дел работников (они включаются в номенклатуру под одним индексом) и трудовых книжек (также включаются под одним индексом). Учет каждого отдельного личного дела или трудовой книжки осуществляется не по номенклатуре дел, а по специальным учетным формам - «Книге учета личных дел» и «Книге учета движения (выдачи) трудовых книжек и вкладышей к ним». Сами эти учетные формы включаются в номенклатуру дел отдела кадров.
Отдельную группу в номенклатуре составляют дела с перепиской (дела c индексами 8-20, 8-21). В приведенном примере переписка формируется в отделе кадров в одно дело вместе с другими документами, относящимися к работе с кадрами, но не связанными последовательностью решения вопроса. Поэтому в заголовке дела используется термин «документы», а в скобках раскрыто содержание этих документов - «сведения», «переписка» и др. Такой порядок допускается действующими правилами.
Вместе с тем, если вам удобнее формировать переписку отдельно от других документов, соответствующие дела можно выделить отдельно и включить в номенклатуру дел. Например, предприятие имеет 2 филиала, с которыми ведется переписка об учете и распределении кадров. В этом случае в номенклатуре могут быть предусмотрены отдельные дела под заголовками: «Переписка с филиалом № 1 об учете и распределении кадров», «Переписка с филиалом № 2 об учете и распределении кадров» и т.д.
Отдельную группу в номенклатуре составляют дела по учету военнообязанных (с индекса 8-25 по индекс 8-27).
В конце номенклатуры дел помещаются, как правило, регистрационно-учетные формы, которые ведутся в данном структурном подразделении (журналы регистрации приказов, журнал учета отпусков, журнал учета выдачи командировочных удостоверений и др.).
Сроки хранения дел
В гр. 4 номенклатуры напротив каждого дела проставляется срок его хранения. Сроки хранения дел определяются экспертной комиссией организации на основании типовых и ведомственных перечней, а также других нормативных правовых актов.
В настоящее время в Республике Беларусь действуют 2 перечня типовых документов с указанием сроков хранения:
Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и положение о порядке его применения (утверждены постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству РБ от 06.08.2001 № 38; далее - Перечень-2001);
Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82; далее - Перечень-2006).
В Перечне-2001 порядковые номера видов и названий документов называются статьями, а в Перечне-2006 - пунктами. Соответственно в приведенном примере номенклатуры дел отдела кадров в гр. 4 рядом со сроками хранения дел даны ссылки на статьи или пункты того перечня, который содержит данную норму.
При определении сроков хранения дел следует обратить внимание на дела с копиями документов. Для дел, в которые формируются копии документов, обычно устанавливается срок хранения в 3 года независимо от срока хранения подлинников (в т.ч. и для документов постоянного хранения). В рассматриваемом примере дело с подлинниками приказов директора предприятия по основной деятельности (хранится в канцелярии) имеет срок хранения «постоянно», а дело с их копиями (хранится в отделе кадров) - 3 года.
Под номерами 8-37 и 8-38 предусмотрены резервные индексы для дел, заведение которых не предполагалось на момент составления номенклатуры дел отдела кадров.
Сводная номенклатура дел
Номенклатура дел отдела кадров подписывается начальником этого структурного подразделения, визируется заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив) и представляется в установленный срок в службу документационного обеспечения управления - ДОУ (делопроизводственную службу).
На основании номенклатур дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел организации. В ней дела располагаются так же, как и в номенклатурах дел структурных подразделений.
После утверждения сводной номенклатуры дел каждое структурное подразделение получает выписки из нее (в т.ч. и отдел кадров), в соответствии с которыми и организуется формирование (подшивка) документов в дела. Пример оформления выписки из номенклатуры дел отдела кадров приведен в приложении 2.
Ежегодный экземпляр сводной номенклатуры дел организации является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел службы ДОУ. Номенклатуры дел структурных подразделений (выписки из них) хранятся 5 лет и включаются в номенклатуры дел этих подразделений (см. дело 8-36).
