С 1 июня 2017 г. вступает в силу СТБ 6.38-2016, принятый взамен действующего на сегодняшний день СТБ 6.38-2004. Что изменится в реквизитах, бланках и оформлении документов, читайте в материале.
Документ: государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 (далее – СТБ 6.38-2016).
Документ: государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 21.12.2004 г. № 69 (далее – СТБ 6.38-2004).
Основанием для пересмотра стандарта явились:
· изменения в документировании управленческой деятельности и организации работы с управленческими документами;
· использование компьютерной техники при создании и оформлении документов;
· внедрение в практику управления документов в электронном виде, в т.ч. электронных документов.
Справочно: организационно-распорядительная документация (далее – ОРД).
Тем не менее новый стандарт не вносит кардинальных изменений в правила оформления ОРД. В целях обеспечения преемственности в стандарте сохранены основные положения, направленные на придание документу юридической силы, унификацию форм ОРД, состава и оформления реквизитов.
Документ: Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).
Требования к бланку документа и угловому штампу аналогичны требованиям Инструкции по делопроизводству
В части оформления бланков и использования угловых штампов в новый стандарт внесены требования, аналогичные нормам Инструкции по делопроизводству. В связи с этим в новый стандарт добавлен, в частности, раздел «Использование углового штампа при оформлении документов».
Что изменилось в требованиях к реквизитам
В новом стандарте, как и в предыдущем, установлено 32 реквизита, применяемых при оформлении ОРД. При этом содержание реквизитов скорректировано в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству, иных актов законодательства.
Документ: постановление Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2012 № 1256 «О некоторых вопросах выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц» (далее – постановление № 1256).
В частности, с учетом норм постановления № 1256 несколько изменены и дополнены требования к оформлению реквизита «Отметка о заверении копии».
В состав реквизита «Коммуникационные и коммерческие данные» включен такой элемент, как «официальный адрес электронной почты». При этом введено положение, согласно которому состав указываемых коммуникационных и коммерческих данных определяется организацией самостоятельно.
Претерпели изменения и правила оформления реквизита «Отметка об исполнителе». В новой редакции вторая строка реквизита, содержащая дату создания документа, имя файла и другие поисковые данные, может создаваться лишь при необходимости. При этом она наносится только на экземпляр документа, остающийся в организации.
Существенные изменения коснулись документов, изготовляемых с помощью технических средств
Разработчики СТБ 6.38-2016 не стали включать в него нормы печатания документов на пишущих машинах, в т.ч. отказались от использования понятия «стандартные положения табулятора», исчисляемые в печатных знаках.
Новый стандарт исчисляет отступы от границы левого поля, с которых начинается оформление реквизитов и их составных элементов, исключительно в миллиметрах, что является единственно правильным при использовании компьютерной техники.
ЭТО ВАЖНО! В стандарт включено положение, согласно которому многострочные реквизиты (адресат, гриф согласования, гриф утверждения, гриф приложения) печатаются с интервалом точно 14 пт, а их составные части отделяются друг от друга дополнительным интервалом 6 пт.
Установленные ранее в СТБ 6.38-2004 одинарные интервалы для разделения составных частей указанных многострочных реквизитов на практике реализовать было проблематично. Поэтому использовался именно этот способ дополнительного разграничения, который теперь получил формальное закрепление в СТБ 6.38-2016.
Еще одним существенным новшеством в вопросе применения межстрочных интервалов в СТБ 6.38-2016 стало введение понятия «пробельная строка». Стандарт определяет, что реквизиты документа отделяются друг от друга пробельной строкой, что также соответствует сложившейся в большинстве организаций практике документирования. СТБ 6.38-2004 устанавливал отделение реквизитов друг от друга полуторным интервалом, что проблематично было реализовать при создании документа.
Справочно: введенные СТБ 6.38-2016 новшества в использовании межстрочных интервалов пока не получили закрепления в Инструкции по делопроизводству. Внесение соответствующих изменений в этот акт законодательства представляется задачей ближайшего будущего.
Особенности оформления документов в электронном виде
В СТБ 6.38-2016 включен новый раздел «Особенности оформления документов в электронном виде», в котором сформулированы требования к оформлению документов в электронном виде.
Документы в электронном виде должны иметь все реквизиты, установленные для аналогичных документов, оформляемых на бумажных носителях, за исключением изображения Государственного герба Республики Беларусь, а также оттисков печатей и штампов.
Справочно: все особенности оформления документов в электронном виде в СТБ 6.38-2016 сконцентрированы в одном разделе и изложены достаточно лаконично, в то время как в Инструкции по делопроизводству соответствующая информация частично дублируется в гл. 4 «Оформление реквизитов документов» и 18 «Особенности работы с документами в электронном виде».
Что изменится в связи с принятием СТБ 6.38-2016
Безусловно, введение в действие с 1 июня 2017 г. СТБ 6.38-2016 потребует внесения изменений в акты законодательства Республики Беларусь, а также отраслевые нормативно-методические документы, которые содержат нормативные отсылки на СТБ 6.38-2004.
Документ: Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденные приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16.09.2005 № 41 (далее – Методические указания).
ЭТО ВАЖНО! Кроме того, с прекращением действия СТБ 6.38-2004 утрачивают силу Методические указания.
Документ: Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утвержденная приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25 (далее – УСОРД).
Также, вероятно, скоро потребует пересмотра и некоторой корректировки УСОРД в части, касающейся состава и содержания включенных в нее унифицированных форм.
Андрей Рыбаков, директор Белорусского
научно-исследовательского института документоведения и архивного дела
