Как правильно составить опись дел по личному составу, включающую личные дела уволенных?
Опись дел по личному составу – это учетный документ, который содержит перечень документов дел по личному составу с указанием индексов, названий документов. В структуру документа входят:
– наименование организации;
– порядковый номер;
– индекс дела (тома, части);
– заголовок дела (название раздела);
– дата дела;
– число листов в деле;
– срок хранения дела;
– примечание (если есть).
Личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи (п. 23 Инструкции № 2). Личные дела уволенных работников вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий. Допускается составлять отдельную опись личных дел уволенных работников.
В опись дел по личному составу включаются дела, срок хранения которых превышает 10 лет (приказы о приеме на работу, личные дела, личные карточки и др.). Дела с другими документами по личному составу в опись не включаются (например, приказы о предоставлении отпусков, наложении взысканий, командировании работников, графики отпусков, переписка по кадровым вопросам и т.д.).
Образец оформления описи дел по личному составу, включающей личные дела уволенных работников, смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 23 журнала.
Наталия Кондакова, специалист по внедрению
систем электронного документооборота
Документ:
постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 «Об утверждении Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников» (далее – Инструкция № 2).
