Самоучитель по составлению штатного расписания

Штатное расписание – это организационно-распоря­дительный документ, который отражает структуру и состав организации, содержит наименования должно­стей (профессий) и размеры оплаты труда по каждой должности. Если в организации нет штатного распи­сания, то могут возникнуть проблемы при проведении мероприятий по сокращению штата. Кроме того, штатное расписание – один из немногих кадровых до­кументов, который упоминается в Трудовом кодексе, что дает основание считать его обязательным органи­зационно-распорядительным документом.

О том, что штатное расписание – это локальный нормативный правовой акт (далее – ЛНПА), указано и в ТК, и в различных нормативных правовых актах. Штатное расписание соответствует требованиям о ЛНПА, приведенным в ст. 1 Закона Республики Беларусь от 10.01.2000 № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» и ст. 1 ТК. Согласно ст. 194 ТК штатное расписание – один из документов, регулирующих трудовой распорядок в части установления наименования должностей и профессий в организации и их количества. Говоря кратко, это документ, который отражает должностной (профессиональный) состав организации.

Чем отличается штатное расписание от штатной книги (расстановки) 

Наряду со штатным расписанием в организации можно вести документ, содержащий более подробные сведения, – штатную книгу (штатную расстановку организации). В целом форма, состав сведений и название указанного документа законодательством не унифицированы. Ниже в табл. 1 приведено сравнение штатного расписания со штатной книгой и структурой и штатной численностью. 

Таблица 1

Форма штатного расписания с применением ЕТС

При подготовке штатного расписания следует руководствоваться СТБ 6.38-2004 и инструкцией по делопроизводству. К штатному расписанию, как ЛНПА, предъявляют определенные требования в части оформления реквизитов документа. 

В бюджетных организациях выделяют 2 формы штатного расписания: с применением и без применения Единой тарифной сетки (ЕТС).

Форма штатного расписания с применением ЕТС помимо граф для наименования должностей (профессий), количества штатных единиц может включить графы:

– размер ставки 1-го разряда;

– тарифный разряд, определяемый в соответствии с ЕТС;

– тарифный коэффициент, соответствующий определенному разряду ЕТС или содержащий значение не ниже предусмотренного ЕТС;

– тарифная ставка (оклад), рассчитанная исходя из тарифной ставки 1-го разряда, действующей в организации, и определенного тарифного коэффициента.

Форма штатного расписания без применения ЕТС

Указом № 181 коммерческим организациям и индивидуальным предпринимателям предоставлено право самостоятельно принимать решение о применении ЕТС при определении условий оплаты труда работников.

При отказе от ЕТС наниматель вправе установить порядок определения тарифных ставок и окладов работников без применения всех вышеуказанных элементов заработной платы. По сути, наиболее объемная часть штатного расписания в таком случае не оформляется.

Перечень доплат и надбавок компенсирующего и стимулирующего характера, включаемых в штатное расписание, определяет наниматель. Как правило, это ежемесячные выплаты, размер которых в абсолютной сумме или в процентном отношении имеет постоянную величину (например, надбавки служащим за сложность и напряженность работы, надбавки рабочим за профессиональное мастерство, надбавки за классность водителям автомобилей).

На практике в таких случаях указывают повышение тарифной ставки в размере до 50 %, если больший размер увеличения не установлен законодательством (например, подп. 2.5 п. 2 Декрета № 29). 

Указанное повышение распространяется в т.ч. на оклады работников и должно предусматриваться, даже если наниматель полностью отказывается от применения ЕТС.

Кому можно поручить составить штатное расписание? 

В каждой организации процесс составления штатного расписания протекает по-разному. Если организация маленькая, то, как правило, в штатном расписании находят отражение должности, введенные исходя из уже установленной фактической потребности. Если организация крупная, то составление штатного расписания – достаточно длительный и непростой процесс, в котором задействовано множество должностных лиц и несколько структурных подразделений. 

Составление штатного расписания входит в квалификационные обязанности экономиста по труду (выпуск 2 Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденный постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 29.06.2005 № 75). 

Если такой сотрудник отсутствует в организации, эту работу могут выполнять сотрудники экономической службы с участием кадровой, юридической служб (п. 10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1). Так, по решению нанимателя трудовая функция (должностные обязанности) работника может предусматривать выполнение обязанностей, содержащихся в квалификационных характеристиках других должностей, близких по содержанию работ, равных по сложности и не требующих изменения квалификации служащего.

Разработкой штатного расписания могут заниматься главный бухгалтер, юрисконсульт, кадровик либо другое лицо, уполномоченное приказом (распоряжением) нанимателя.

Справочно: 
в штатном расписании отражается количество должностей, а не количество работников.

Документ нужно утвердить 

Штатное расписание подлежит утверждению. Документ может утверждаться двумя способами: изданием распорядительного документа или должностным лицом. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. 

Допустимо ниже под грифом утверждения дополнительно указать сведения о штатной численности. Выглядеть это будет так: 

УТВЕРЖДЕНО
штат в количестве _______единиц

Приказ директора 
«____» _______________ 20___ г.
(печать организации)

Все ли организации должны иметь штатное расписание? 

Рекомендациями по перечню документов, обязательных для индивидуальных предпринимателей и микроорганизаций при регулировании трудовых отношений с работниками, утвержденными постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 23.12.2011 № 135, штатное расписание отнесено к обязательным документам.

Прием на работу осуществляется по должностям, профессиям, предусмотренным штатным расписанием (п. 3 части второй ст. 19 ТК). 

Штатное расписание необходимо:

– для внесения записи о наименовании профессии, должности в приказ о приеме на работу, о переводе на другую постоянную работу (п. 28 Инструкции № 40);

– при составлении номенклатуры дел (п. 160 Инструкции по делопроизводству);

– для составления перечня инструкций по охране труда (п. 12 Инструкции о порядке разработки и принятия локальных нормативных правовых актов, содержащих требования по охране труда для профессий и (или) отдельных видов работ (услуг), утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 28.11.2008 № 176).

Кроме того, законодательством установлены требования о представлении штатного расписания (его копии или сведений из него) в государственные органы в некоторых случаях (см. табл. 2). 

Таблица 2

Случаи, когда необходимо представить штатное расписание 
сторонним организациям (органам)

Штатное расписание необходимо также при открытии иностранного представительства (п. 15 Положения о порядке открытия и деятельности в Республике Беларусь представительств иностранных организаций, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.12.2013 № 1189).

Содержание штатного расписания 

Нет типовой или примерной формы штатного расписания. В штатное расписание включают следующие сведения:

– наименование должностей служащих и профессий рабочих (ст. 1, 19 ТК) и их количество (количество штатных единиц);

– наименование структурных подразделений. 

Всегда ли обязательно ознакомление с документом работников?

При приеме на работу наниматель обязан ознакомить работника под роспись с порученной работой, условиями и оплатой труда, с коллективным договором, соглашением и документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок (пп. 2 и 3 части первой ст. 54 ТК). 

Штатное расписание не регламентирует поручаемую работнику работу, оплату труда (такие условия указывают в трудовом договоре (п. 7 части второй ст. 19 ТК), в положении об оплате труда, коллективном договоре). Поэтому нет необходимости знакомить со штатным расписанием работников при приеме их на работу. Однако такая обязанность может быть предусмотрена коллективным договором, соглашением, иным ЛНПА. 

Сроки хранения штатного расписания 

Сроки хранения штатного расписания приведем в табл. 3. 

Таблица 3

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 12 примечания к Перечню).

Владимир Самосейко, юрист

От редакции: Продолжение темы см. в следующих номерах журнала. 

Документы:

Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – СТБ 6.38-2004).

Указ Президента Республики Беларусь от 10.05.2011 № 181 «О некоторых мерах по совершенствованию государственного регулирования в области оплаты труда» (далее – Указ № 181). 

Декрет Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» (далее – Декрет № 29).

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках» (далее – Инструкция № 40). 

Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству). 

Положение о лицензировании отдельных видов деятельности, утвержденное Указом Президента Республики Беларусь от 01.09.2010 № 450 «О лицензировании отдельных видов деятельности», в редакции от 26.11.2015 № 475 (далее – Положение о лицензировании).

Инструкция о порядке составления, рассмотрения и утверждения бюджетных смет, смет доходов и расходов внебюджетных средств бюджетных организаций, утвержденная постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.01.2009 № 8 (далее – Инструкция № 8).

Перечень типовых документов национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140; далее – Перечень).