Присоединяйтесь к телеграм-каналу по кадровому учёту
Расскажем:
- какие дела подготовить для сдачи в архив организации в 2022 г. и как это правильно оформить.
Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат передаче в архив организации.
При подготовке дел к передаче на хранение в архив организации проводится экспертиза ценности документов в порядке, установленном в гл. 12 Инструкции по делопроизводству и разд. 3 Правил работы архивов. Также дела, передаваемые в архив организации, подлежат формированию и оформлению в порядке, установленном гл. 11 и 13 Инструкции по делопроизводству.
Когда и какие дела передаются в архив организации
Дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством (часть вторая п. 204 Инструкции по делопроизводству; часть третья п. 97 Правил работы архивов).
Пример 1
С 1 января 2022 г. по 31 декабря 2022 г. (с начала по окончание делопроизводственного года) в архив организации могут быть сданы дела, завершенные делопроизводством в 2020 г.
Годом завершения делопроизводством личных дел работников и личных дел государственных гражданских служащих является год увольнения работника (п. 23 Инструкции № 2; часть первая п. 14 Инструкции № 121).
Пример 2
С 1 января 2022 г. по 31 декабря 2022 г. может быть передано в архив личное дело работника, государственного гражданского служащего, уволенного в 2020 г. (т.е. завершенное делопроизводством в 2020 г.).
Это важно! Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению (п. 205 Инструкции по делопроизводству; часть первая п. 97 Правил работы архивов).
Справочно:
передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача таких дел в архив может осуществляться по согласованию с архивом организации по описям или по номенклатуре дел (п. 205 Инструкции по делопроизводству; часть вторая п. 97 Правил работы архивов).
Передача и прием дел в архив организации осуществляются по описям дел структурных подразделений (п. 202, часть третья п. 204 Инструкции по делопроизводству; часть четвертая п. 97 Правил работы архивов).
Описи дел структурных подразделений составляются ежегодно на дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет. Описи дел структурных подразделений составляются отдельно на дела (часть первая п. 191 Инструкции по делопроизводству):
– постоянного хранения;
– временного (свыше 10 лет) хранения;
– по личному составу;
– со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела и т.п.).
Справочно:
передача документов в электронном виде в архив организации осуществляется в порядке, установленном в гл. 4 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденных постановлением Минюста Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20).
На личные дела работников может быть составлена отдельная (от описи дел структурного подразделения по личному составу) опись личных дел структурного подразделения (п. 23 Инструкции № 2).
Справочно:
в описи дел структурных подразделений включаются дела, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в установленном порядке (часть первая п. 191 Инструкции по делопроизводству).
Аналогично можно поступить и в отношении личных дел государственных гражданских служащих: составить отдельную опись личных дел государственных гражданских служащих структурного подразделения или составить отдельную опись личных дел структурного подразделения (т.е. одну опись дел для личных дел работников и государственных гражданских служащих).
Допустимо также составить отдельную опись невостребованных трудовых книжек уволенных работников структурного подразделения и иных разновидностей документов и дел по личному составу, образующихся в организации в больших объемах.
Это важно! В описи дел структурных подразделений по личному составу включаются не все дела, которые можно отнести к понятию «по личному составу», а только те, срок хранения которых превышает 10 лет.
Описи дел структурных подразделений составляются (под методическим руководством архива организации) в структурных подразделениях, а в бесструктурных организациях – работниками, ответственными за соответствующие направления деятельности или выполнение функций.
Справочно:
форма описи дел структурного подразделения установлена в приложении 16 к Инструкции по делопроизводству.
Описи дел структурных подразделений должны быть составлены и оформлены в установленном порядке не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлены в архив организации в течение следующего делопроизводственного года (п. 194 Инструкции по делопроизводству).
Пример 3
2021 – год завершения дел делопроизводством;
2022 – год составления описи;
2023 – год предоставления дел по описи дел структурного подразделения в архив.
Таким образом, на дела, завершенные делопроизводством в 2021 г., опись дел структурных подразделений должна быть составлена в период с 1 января по 31 декабря 2022 г.
Указанные дела должны быть предоставлены в архив организации в период с 1 января по 31 декабря 2023 г.
На электронные дела составляются отдельные описи в порядке, установленном:
– в гл. 10 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19;
– гл. 4, 5 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденных постановлением Минюста Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20.
Как составить опись дел структурного подразделения
Порядок и требования, необходимые к соблюдению при составлении описей дел структурных подразделений, регламентированы в п. 196 Инструкции по делопроизводству.
Опись дел структурного подразделения по личному составу можно условно разделить на 3 составные части:
– заголовочную;
– текстовую (табличную);
– заключительную.
Образец заголовочной части описи дел структурного подразделения по личному составу
Открытое акционерное общество УТВЕРЖДАЮ
«ИнноваГрупп» Начальник отдела кадров
Волкова И.А.Волкова
Отдел кадров 03.03.2022
Опись № 8лс-2021
дел по личному составу
за 2021 год
Каждая опись дел структурного подразделения имеет свой номер, который состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел организации и года, за который дела включаются в опись.
При этом к номеру описи дел структурного подразделения по личному составу добавляется буквенное обозначение «лс» (п. 197 Инструкции по делопроизводству).
Пример 4
№ 8лс-2021 или № 8/2021лс,
где 8 – номер раздела отдела кадров по номенклатуре дел организации;
лс – обозначение категории дел;
2021 – год, за который дела включены в опись дел структурного подразделения по личному составу.
Номера отдельных видов описей дел структурного подразделения необходимо дополнять дополнительными условными обозначениями.
Пример 5
Если составляется отдельная опись личных дел структурного подразделения, то в ее номер следует добавить условное обозначение «лд» – личные дела.
Если составляется отдельная опись невостребованных трудовых книжек уволенных работников структурного подразделения, то в ее номер следует добавить условное обозначение «нтк» – невостребованные трудовые книжки.
При составлении текстовой (табличной) части описи дел структурного подразделения по личному составу необходимо соблюдать правила, установленные в п. 196 Инструкции по делопроизводству.
Рассмотрим некоторые из них подробнее.
Порядок нумерации дел в описи дел структурного подразделения – валовый, т.е. нумерация не прерывается, а продолжается ежегодно.
Пример 6
В описи дел структурного подразделения по личному составу за 2020 г. были включены дела под порядковыми номерами с № 1 по № 15. Соответсвенно нумерация дел в описи дел структурного подразделения по личному составу за 2021 г. должна начинаться с № 16.
В опись дел структурного подразделения по личному составу заголовки дел вносятся и систематизируются по номинальному признаку (по аналогии с систематизацией заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу):
– приказы (иные распорядительные документы) по личному составу;
– должностные (рабочие) инструкции работникам;
– личные карточки работников;
– лицевые счета (расчетные листки) по начислению заработной платы работникам;
– личные дела;
– декларации о доходах и имуществе;
– невостребованные трудовые книжки;
– документы заседаний аттестационных, квалификационных комиссий, комиссий по присвоению классов, конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей служащих, избранию на должность служащего, иных комиссий по вопросам приема (назначения на должность), перевода, увольнения работников, исчисления размера заработной платы и т.п.;
– документы об авариях, несчастных случаях на производстве, профессиональных заболеваниях;
– документы об аттестации рабочих мест по условиям труда и подтверждающие занятость работников на работе с вредными и (или) опасными условиями труда (часть вторая п. 165 Правил работы архивов).
По аналогии с составлением годового раздела сводной описи дел по личному составу личные дела, невостребованные трудовые книжки уволенных работников целесообразно выделять в отдельный подраздел описи дел структурного подразделения по личному составу и систематизировать по алфавиту фамилий (если на них не составлена отдельная опись дел структурного подразделения).
В свою очередь, декларации о доходах и имуществе целесообразно включать в опись дел структурного подразделения по личному составу после соответствующих личных дел и систематизировать по алфавиту фамилий лиц.
В конце описи дел структурного подразделения (за последней описательной строкой) составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).
Опись дел структурного подразделения (п. 199 Инструкции по делопроизводству):
– подписывается – составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления;
– визируется – руководителем службы документационного обеспечения управления организации;
– согласовывается – экспертной комиссией (ЭК) структурного подразделения (при наличии);
– утверждается – руководителем структурного подразделения.
Образец заключительной части описи дел структурного подразделения по личному составу
В данную опись внесено 15 (пятнадцать) дел с № 16 по № 30, в том числе:
литерные номера: нет
пропущенные номера: нет
Инспектор отдела кадров Шапков Д.В.Шапков
14.02.2022
Зав. канцелярией
Иванова И.В.Иванова
14.02.2022
Передал 15 (пятнадцать) дел по личному составу.
Инспектор отдела кадров
15.02.2023 Шапков Д.В.Шапков
Принял 15 (пятнадцать) дел по личному составу.
Заведущий архивом Волков К.П.Волков
15.02.2023
Описи дел структурных подразделений по личному составу составляются в двух экземплярах, а при наличии ЭК структурного подразделения – в трех. Один экземпляр остается в структурном подразделении, другой передается в архив вместе с делами, третий подшивается к протоколу заседания ЭК.
Справочно:
описи дел структурных подразделений, составляемые в бесструктурных организациях, наиболее оптимально:
– визировать – работнику, ответственному за делопроизводство в организации;
– утверждать – руководителю организации.
ЭТО ВАЖНО! На обложках дел, внесенных в опись дел структурного подразделения по личному составу, мягким черным графитным карандашом производится временная шифровка дел в соответствии с описью дел структурного подразделения по личному составу (п. 201 Инструкции по делопроизводству).
Как передаются дела в архив организации
Дела передаются в архив организации по графику приема дел в архив организации.
Дела передаются в архив организации в присутствии работника структурного подразделения. В обоих экземплярах описи структурного подразделения по личному составу в графе «Примечание» каждого заголовка дела проставляются отметки о наличии или отсутствии дел.
Справочно:
при передаче дел в архиве проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Выявленные при проверке недостатки устраняются работниками структурных подразделений (часть вторая п. 206 Инструкции по делопроизводству; часть первая п. 100 Правил работы архивов).
При отсутствии дел, включенных в опись дел структурного подразделения по личному составу, в отметке о приеме-передаче дел дополнительно указываются номера отсутствующих дел.
В конце каждого экземпляра описи дел структурного подразделения по личному составу цифрами и прописью указываются (часть третья п. 206 Инструкции по делопроизводству; часть первая п. 100 Правил работы архивов):
– количество фактически принятых в архив дел;
– дата приема-передачи дел;
– наименования должностей служащих;
– подписи, расшифровки подписей лица, передавшего дела, и работника архива (лица, ответственного за архив), принявшего дела.
Документы:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция по делопроизводству).
Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (Правила работы архивов).
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел государственных гражданских служащих, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 31.08.2022 № 121 (Инструкция № 121).
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (Инструкция № 2).
