Подшивка (или переплет) дела – составная часть процесса полного оформления дела, которое также включает:
– нумерацию листов в деле;
– составление внутренней описи документов дела;
– составление листа-заверителя дела;
– оформление и уточнение реквизитов обложки дела;
– систематизацию документов дела.
Полному оформлению, которое проводят работники структурных подразделений (или работники, ответственные за соответствующие направления деятельности или выполнение функций в бесструктурных организациях), подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после их завершения делопроизводством.
При подшивке (переплете) дела работник должен учитывать ряд нюансов, таких как формат документов, расположение реквизитов, иные специфические особенности документов дела. Для правильного оформления дел следует руководствоваться требованиями, содержащимися в нормах Инструкции по делопроизводству и Правилах работы архивов.
Документ:
Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее – Правила работы архивов).
Документ:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).
Как правильно подшивать (переплетать) дела
При формировании и оформлении дел порою не избежать ошибок. Например, неправильно включаются или систематизируются документы, а в результате приходится расшивать дела, переформировывать и переоформлять их, что проводится в структурных подразделениях (или работниками, ответственными за соответствующие направления деятельности или выполнение функций в бесструктурных организациях). Поэтому подшивку (переплет) дела желательно проводить как последний, завершающий этап полного оформления дела. Логично проводить переплет дела после систематизации документов и составления внутренней описи документов дела.
ЭТО ВАЖНО! В дело подшиваются исполненные документы, т.е. на которых исполнителем или руководителем структурного подразделения – исполнителя проставлена отметка об исполнении документа и направлении его в дело с указанием индекса дела, в которое документ будет помещен.
Дела, подлежащие полному оформлению, должны подшиваться не менее чем в 4 прокола в твердую обложку или переплетаться с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.
Документы, оформленные на листах бумаги формата А4 в альбомной ориентации, подшиваются (переплетаются) за левое поле и складываются.
ЭТО ВАЖНО! При подготовке дел к подшивке (переплету) все металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов обязательно удаляются.
Правила нумерации различных видов документов
Способ подшивки (переплета) определенных документов напрямую влияет на способ их нумерации. Напомним, что все листы в деле, кроме листа-заверителя дела и листов внутренней описи, по умолчанию нумеруются в правом верхнем углу арабскими цифрами черным графитным карандашом, не задевая текст документа. Использование чернил и цветных карандашей не допускается. Листы каждого тома дела нумеруются отдельно.
Однако, например, документы формата А4 в альбомной ориентации, которые складываются при подшивке, во время нумерации разворачиваются, и номер проставляется в их правом верхнем углу.
Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Специфические, неформатные документы (чертежи, диаграммы, фотографии) нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Документы, подклеенные одним краем, нумеруются отдельно.
Бывают ситуации, когда подшитые документы имеют собственную нумерацию листов (например, печатные издания). Несмотря на это, такие документы должны нумероваться в общем порядке.
ЭТО ВАЖНО! Собственная нумерация может сохраняться, если имеющий ее документ составляет отдельное дело.
При наличии большого количества ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой, рядом ставится новый номер листа. Если обнаруженные ошибки в нумерации незначительны, то используются литерные номера листов.
Например: 7а, 7б.
Справочно:
основные правила подшивки (переплета) дела содержатся в гл. 10 Правил работы архивов и гл. 13 Инструкции по делопроизводству.
Как подшивать и нумеровать внутреннюю опись документов дела и лист-заверитель
При полном оформлении к делам, учет которых вызывается спецификой документации (особо ценные, судебные, следственные, личные дела, дела, сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела), составляется лист внутренней описи документов дела, который также подшивается в дело в его начале. Если дело подшито (переплетено) без внутренней описи, внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне обложки дела. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно, по тем же правилам, по которым нумеруются листы дела.
При полном оформлении дела на отдельном листе-заверителе составляется заверительная надпись для учета количества листов в деле, фиксации особенностей их нумерации и физического состояния, которая помещается в конце дела (тома, части). Если дело подшито (переплетено) без листа-заверителя, составленный лист-заверитель подклеивается к внутренней стороне обложки дела.
Следует помнить, что при перенумерации листов должна составляться новая заверительная надпись, а старая надпись должна быть зачеркнута, но сохранена в деле. Лист-заверитель дела не нумеруется.
Справочно:
дела постоянного хранения, состоящие из документов особой исторической, научной, художественной и иной ценности, а также неформатные документы (чертежи, рукописи и т.д.) хранятся в папках с тремя клапанами и завязками или в картонных футлярах (коробках).
Справочно:
основные правила нумерации листов дела содержатся в гл. 10 Правил работы архивов и гл. 13 Инструкции по делопроизводству.
Как подшивать и нумеровать в деле конверт с вложениями
Возникают ситуации, когда определенные документы невозможно подшить в дело (например, документы в твердых обложках: зачетные книжки, удостоверения и др.). Подобные документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. Вложения нумеруются отдельно от конвертов: вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Указанный выше случай не единственный, когда дело может содержать подшитый конверт. Как известно, при поступлении входящих документов в конвертах (пакетах) последние после вскрытия уничтожаются. Однако имеется ряд исключений, когда конверты (пакеты) уничтожать нельзя:
– дата на оттиске календарного штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;
– на документе отсутствует реквизит «Дата документа»;
– дата документа существенно отличается от даты его получения;
– в полученном документе нет обратного адреса отправителя.
В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после исполнения документа подшивается вместе с ним в дело (подп. 140.5 п. 140 Инструкции по делопроизводству).
Проверка правильности оформления дела
При составлении внутренней описи дела проводится проверка правильности оформления дела.
Обнаруженные нарушения устраняются в структурных подразделениях или работниками, ответственными за соответствующие направления деятельности в бесструктурных организациях (п. 195 Инструкции по делопроизводству, п. 89 Правил работы архивов).
Справочно:
критерии правильности оформления дела:
1) соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;
2) правильность оформления и группировки документов, включенных в дело;
3) качество подшивки или переплета;
4) правильность нумерации листов дела;
5) наличие и правильности оформления:
– внутренней описи дела;
– заверительной надписи.
Олег Посредников, младший научный сотрудник
Белорусского научно-исследовательского института документоведения
и архивного дела
