Присоединяйтесь к телеграм-каналу по кадровому учёту
Читайте также:
Задержка трудовой книжки при увольнении за непредставление обходного листа
Формулировка записи об увольнении работника-пенсионера
Орфографическая ошибка или неполные записи в трудовых книжках. Рассказываем, как исправить
Хотя личный листок по учету кадров поступающий на работу заполняет собственноручно, изменения и дополнения в него после его заполнения не вносятся, а полноту и правильность его заполнения проверяет специалист по кадрам. Поэтому помощь работнику при поступлении на работу в заполнении данного вида документа – прямая обязанность специалиста по кадрам, а оказать ее поможет данная статья.
На нанимателя возложена обязанность вести личные дела на руководителей и специалистов организации, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством РБ (п. 2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция № 2)).
Место расположения личного листка по учету кадров
Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). Оно содержит анкетные и автобиографические данные, а также иные различные сведения о работнике.
Среди прочих документов, характеризующих работника, в личном деле находится и листок по учету кадров. Ответам на наиболее часто задаваемые вопросы, возникающие при его заполнении, и посвящена данная статья.
Личный листок по учету кадров хранится в личном деле и размещается в нем чуть ли не одним из первых документов. Перед ним размещают
внутреннюю опись и дополнение к личному листку по учету кадров.
От редакции:
Более подробно о ведении и оформлении личного дела читайте в статье Н. Владыко «Прием на работу: инструктаж по охране труда, оформление личной карточки и личного дела» в рубрике «Алгоритмы кадровых действий» на с. 42 журнала «Я – специалист по кадрам», № 11, 2012.
Содержание и заполнение личного листка по учету кадров
Личный листок по учету кадров оформляется по установленной форме согласно приложению 2 к Инструкции № 2 (часть первая п. 11 Инструкции № 2).
Личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, сведения о его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Заполняет его непосредственно сам работник, поступающий на работу, собственноручно.
ЭТО ВАЖНО! Личный листок по учету кадров заполняют в одном экземпляре без исправлений и помарок (часть вторая п. 11 Инструкции № 2). Поэтому предупредите заполняющего о том, что он должен вносить сведения точно, аккуратно и без ошибок, так как иначе их придется переписывать.
От редакции:
Заполняется личный листок по учету кадров на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов (часть вторая п. 11 Инструкции № 2).
При заполнении личного листка по учету кадров соблюдаются следующие требования, которые стоит объяснить работнику перед заполнением:
1) на все вопросы личного листка по учету кадров работник должен дать исчерпывающие ответы (они не должны носить односложный характер «да», «нет»).
2) не допускается в строках ставить прочерк.
От редакции:
Так, например, в случае отрицательного ответа работник должен написать в соответствующей строке: «не имею», «не участвовал» и т.п.;
3) фамилия, имя, отчество должны быть написаны им полностью и в именительном падеже (например: Иванов Иван Иванович);
4) в графе «Дата рождения» число, месяц и год рождения должны быть указаны арабскими цифрами (т.е. цифровым способом, например: 01.03.1977);
5) место рождения нужно указывать в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения (например: РБ, дер. Лешно Молодечненского р-на Минской обл.);
6) в графе «Гражданство» необходимо указать название страны (Республика Беларусь, Российская Федерация и т.п.);
7) в графе «Образование» работник должен указать уровень полученного им образования.
От редакции:
Основное образование в Республике Беларусь включает в себя следующие уровни:
– дошкольное;
– общее среднее;
– профессионально-техническое;
– среднее специальное;
– высшее;
– послевузовское (п. 2 ст. 12 Кодекса РБ об образовании (далее – Кодекс об образовании)).
Получение общего среднего образования обеспечивают учреждения следующих видов: начальная школа; базовая школа; средняя школа; вечерняя школа; гимназия; гимназия-интернат; лицей; специализированный лицей; суворовское училище; кадетское училище; школа-интернат для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей; санаторная школа-интернат; учебно-педагогический комплекс; межшкольный учебно-производственный комбинат трудового обучения и профессиональной ориентации; межшкольный центр допризывной подготовки (п. 2 ст. 156 Кодекса об образовании).
Программы профессионально-технического образования реализуют следующие учреждения: профессионально-техническое училище; профессиональный лицей; профессионально-технический колледж (п. 2 ст. 173 Кодекса об образовании)
Получение среднего специального образования обеспечивает колледж (п. 2 ст. 191 Кодекса об образовании).
Учреждения, обеспечивающие высшее образование, могут быть следующих видов: классический университет; профильный университет (академия, консерватория); институт; высший колледж (ст. 207 Кодекса об образовании).
Если работник имеет высшее либо среднее специальное образование, он дополнительно в строке «Образование» заполняет таблицу с указанием наименования законченного учебного заведения, факультета (отделения), года поступления и года окончания, полученной специальности и номера диплома (свидетельства).
От редакции:
Специальность в личном листке по учету кадров должна быть вписана в точном соответствии с записью в дипломе. Ее не следует путать с присвоенной квалификацией. К примеру, работник обучался в институте (университете) по специальности «правоведение» и ему присвоена квалификация «юрист». В личном листке по учету кадров он отражает не квалификацию, а именно специальность «правоведение»;
8) если работник не окончил учебное заведение, то должен указать, сколько курсов окончил или с какого курса ушел, а если он окончил неполную среднюю школу, то должен указать, сколько классов окончил;
9) наименования высшего и среднего специального заведения работник должен вписать полностью.
От редакции:
Наименование учебного заведения записывается так, как оно обозначено в документе об образовании;
10) в графе «Какие имеете научные труды и изобретения» работнику необходимо перечислить опубликованные научные труды с указанием выходных данных, запатентованные изобретения.
От редакции:
Если строк, отведенных в личном листке по учету кадров для изложения соответствующей информации, недостаточно, то список научных трудов и изобретений работнику необходимо оформить на отдельном листе (листах), а в соответствующей строке личного листка по учету кадров сделать запись: «список научных трудов (изобретений) прилагается».
В случае отсутствия трудов и изобретений работник в данной строке должен сделать запись: «не имею»;
11) в графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» работник должен указать не только периоды предыдущей трудовой деятельности, но и другую свою деятельность (службу в Вооруженных Силах, обучение в учреждениях образования (кроме школы) и т.п.).
От редакции:
Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, то он должен указать, с какого и по какое время он работал в каждой должности.
ЭТО ВАЖНО! Сведения о работе в личном листке по учету кадров должны точно соответствовать сведениям, содержащимся в трудовой книжке;
12) в графе «Семейное положение» работник указывает данные на момент заполнения личного листка: «холост (не замужем)», «женат (замужем)», «разведен (разведена)», «вдовец (вдова)». После этого перечисляет всех членов семьи с указанием фамилии, имени, отчества, степени родства и года рождения каждого члена семьи (например: женат; жена – Иванова Елена Степановна, 1978 г.р., сын – Иванов Сергей Иванович, 1998 г.р., дочь – Иванова Людмила Ивановна, 2002 г.р., отец – Иванов Иван Матвеевич, 1953 г.р., мать – Иванова Татьяна Петровна, 1951 г.р.);
13) в графе «Место жительства» работник должен указать не только адрес регистрации (прописки), но и фактический адрес проживания и телефон, поскольку часто бывает, что адрес фактического проживания отличается от адреса регистрации.
Образец личного листка по учету кадров смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 21 журнала.
Действия после заполнения личного листка по учету кадров
После заполнения личный листок по учету кадров работник должен подписать с указанием даты заполнения и передать специалисту по кадрам для проверки полноты и правильности его заполнения, который сверит соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах (часть вторая п. 11 Инструкции № 2).
От редакции:
Специалисту по кадрам работник также передает и свою личную фотографию, которая впоследствии наклеивается на переданный им личный листок по учету кадров.
Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся. Изменения в учетных сведениях о работнике за время его работы в данной организации (например, получение более высокой ступени образования, присвоение ученого звания, изменение фамилии и др.) будут отражены в дополнении к личному листку по учету кадров.
От редакции:
Более подробно о дополнении к личному листку по учету кадров читайте в статье Н. Владыко «Прием на работу: инструктаж по охране труда, оформление личной карточки и личного дела» в рубрике «Алгоритмы кадровых действий» на с. 42 журнала «Я – специалист по кадрам», № 11, 2012.
Наиболее часто задаваемые вопросы
К наиболее часто задаваемым вопросам, возникающим при заполнении личного листка по учету кадров, относят следующие вопросы.
1. Какие языки следует указывать при заполнении графы «Какими языками владеете»: только иностранные или иностранные и государственные?
В нашей стране 2 государственных языка: белорусский и русский (ст. 17 Конституции РБ). Руководители, другие работники государственных органов и иных организаций должны владеть белорусским и русским языками в объеме, необходимом для выполнения ими своих должностных обязанностей (ст. 4 Закона РБ от 26.01.1990 № 3094-XI «О языках в Республике Беларусь»). Учитывая изложенное, предполагается, что соискатель работы владеет государственными языками РБ в объеме, необходимом для выполнения обязанностей, возложенных на него трудовым договором (контрактом).
Следовательно, по мнению автора, необходимо указывать в личном листке по учету кадров владение только иностранными языками, в т.ч. и языками ближнего зарубежья.
От редакции:
В то же время имеется и иное мнение, которое и применяется на практике; в строке «Какими языками владеете» должны быть отражены знания языков как государственных, так и иностранных, а также уровень владения ими (например, «белорусским, русским, английским – владею свободно; польским, украинским – читаю и могу объясняться»).
2. Что делать, если работник при заполнении таблички, расположенной в графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности», в столбце «Местонахождение учреждения, организации, предприятия» не может указать точные адреса организаций, в которых он работал?
Если работник по каким-либо причинам не может вспомнить юридический адрес организаций, в которых он работал, то в этом нет ничего страшного. При заполнении указанной графы достаточно указать населенный пункт, в котором располагалась организация.
3. Как правильно заполнить графу личного листка по учету кадров «Отношение к воинской обязанности и воинское звание»?
Заполнение данной графы личного листка по учету кадров производится на основании военного билета. Так, сначала гражданин должен указать свое отношение к воинской обязанности и воинское звание (например: «военнообязанный», «рядовой»). Сведения о воинском звании вносятся в личный листок по учету кадров на основании п. 10 военного билета. Далее он должен указать военно-учетную специальность по действительному названию. Сведения о ней находятся в п. 19 военного билета (например: «делопроизводитель делопроизводства», код воинской должности (074)).
От редакции:
Если работник не служил в Вооруженных Силах, следовательно, сведения о воинском звании и военно-учетной специальности в личный листок по учету кадров не вносятся, а производится запись «невоеннообязанный».
Дмитрий Пислевич, главный государственный инспектор труда управления правового обеспечения и надзора Департамента государственной инспекции труда Минтруда и соцзащиты РБ
