При приеме на работу новый сотрудник должен предъявить отделу кадров свою трудовую книжку. И если в ней будут обнаружены ошибки, то кадровику придется их исправлять, а в некоторых случаях и заводить дубликат трудовой книжки. Из статьи вы узнаете:
– как исправить сведения на титульном листе трудовой книжки;
– в каком порядке оформить пропущенные записи о работе;
– что делать, если запись внесли не в тот раздел;
– другие важные рекомендации.
Документ: Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).
Документ: Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (далее – Инструкция).
Основным документом о трудовой деятельности работника является трудовая книжка (часть первая ст. 50 ТК).
В Инструкции определен порядок:
– ведения трудовых книжек, в т.ч. их заполнения;
– выдачи трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов трудовых книжек;
– расчетов за трудовые книжки (вкладыши к ним);
– их учета и хранения нанимателем.
Несмотря на многолетнюю практику ведения трудовых книжек, наниматели нередко допускают нарушения установленного порядка их оформления. Зачастую эти нарушения связаны с обнаружением пропущенной или неправильной записи.
Справочно: не допускается зачеркивание неправильных или неточных записей, исправление их с указанием «Исправленному верить» либо «Исправленное верно» (п. 52 Инструкции).
Правила исправления на первый взгляд изложены в Инструкции просто и понятно. В случае обнаружения пропущенной записи, а также неправильной или неточной (неполной) записи, внесенной в трудовую книжку работника, она дополняется и (или) исправляется нанимателем, пропустившим запись, допустившим ошибку или неточность. Указанные записи может исправить и наниматель по новому месту работы, если ему представлены соответствующие документы (п. 53 Инструкции).
Если же организация ликвидирована или реорганизована, прекращена деятельность индивидуального предпринимателя, умер наниматель – физическое лицо, исправление в неправильную, неточную (неполную), а также пропущенную записи в трудовой книжке вносят учредитель, правопреемник, собственник, вышестоящая организация, орган государственного управления, регистрирующий орган по месту жительства индивидуального предпринимателя, местный исполнительный и распорядительный орган, зарегистрировавший трудовой договор (контракт) с домашним работником, – при наличии у них документов, позволяющих произвести необходимую запись (п. 54 Инструкции).
Разберем, как можно исправить 5 типичных ошибок в трудовой книжке работника.
1. На титульном листе внесены неверные сведения. Как исправить?
Исправления на титульном листе трудовой книжки не вносятся, если ошибка допущена при первичном оформлении трудовой книжки и она сразу же обнаружена. Бланк считается испорченным, он подлежит уничтожению в порядке, установленном законодательством, и заполняется новый бланк трудовой книжки.
Другое дело, когда нужно сделать корректировку персональных данных работника. При изменении фамилии, собственного имени, отчества, даты рождения на первой странице (титульном листе) указанные сведения зачеркиваются и над ними записывается измененная фамилия, собственное имя, отчество и дата рождения. Измененные данные вносятся на основании документа, удостоверяющего личность (часть третья п. 51 Инструкции) на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Данная запись заверяется подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя – печатью регистрирующего органа по месту жительства индивидуального предпринимателя (части первая и вторая п. 51 Инструкции).
Если работником получены образование, профессия, специальность, то изменение или дополнение записей о них на первой странице (титульном листе) трудовой книжки производятся путем дополнения имеющихся записей без зачеркивания ранее внесенных (часть четвертая п. 51 Инструкции).
Образец внесения новых (дополнительных) сведений на титульную страницу трудовой книжки смотрите в рубрике ПД.
2. На титульном листе отсутствует печать организации. Как исправить?
После даты заполнения трудовой книжки работник проставляет собственноручную подпись, а затем первая страница (титульный лист) заверяется подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, и печатью нанимателя (представительства иностранной организации), ИП (п. 25 Инструкции).
Вместе с тем Инструкцией не определен порядок действий при обнаружении отсутствия печати на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Поэтому необходимо руководствоваться общими правилами.
Работнику следует обращаться в организацию, которая оформляла ему трудовую книжку. А если на текущую дату наименование организации на печати не совпадает с наименованием организации, которая оформляла трудовую книжку в связи с переименованием и (или) изменением организационно-правовой формы, то работнику выдается документ, подтверждающий правопреемственность организации.
Если печать нанимателя отсутствует и организация прекратила свою деятельность, работнику целесообразно обратиться в соответствующий архив, где находятся документы организации, для получения документов, подтверждающих факт работы в организации, которая должна была поставить печать.
3. Ошибка в наименовании организации. Как исправить?
Запись с верным наименованием необходимо внести в раздел «Сведения о работе».
Образец записи смотрите в рубрике ПД.
4. Запись о работе внесена в раздел о награждении. Как исправить?
Инструкцией не определен конкретный порядок действий при ошибочном внесении записи о приеме на работу в раздел «Сведения о награждениях и поощрениях».
В такой ситуации возможны следующие варианты исправления.
В раздел «Сведения о работе» под следующим порядковым номером вносятся:
– в гр. 2 – дата внесения записи;
– в гр. 3 – «запись номер такой-то недействительна» и далее правильный вариант записи;
– в гр. 4 – дата и номер приказа (распоряжения) нанимателя, на основании которого вносится данная запись.
В разделе «Сведения о награждениях и поощрениях» гр. 2 и 4 заполняются так же, как и в первом варианте, а в гр. 3 указывается «запись номер такой-то недействительна».
Правильная запись вносится в раздел «Сведения о работе».
Образцы записей смотрите в рубрике ПД.
5. Пропущен разворот между записями. Как исправить?
Не следует делать какие-либо записи на незаполненном развороте трудовой книжки. Если внесенные в трудовую книжку записи корректны (в частности, пункты идут по порядку) и соответствуют действительности, то наличие незаполненного разворота никак не влияет на содержание трудовой книжки, не делает ее недействительной или пришедшей в негодность. Наличие пустого разворота не влечет отрицательных последствий и для работника не влияет на порядок определения стажа, подтвержденного корректными записями.
Таким образом, пропуск листов в трудовой книжке не требует каких-либо действий со стороны кадровика. Продолжать вносить записи в трудовую книжку следует в общем порядке: после последней внесенной записи о работе. В данном случае также не требуется оформлять дубликат трудовой книжки. Для этого нет оснований, так как дубликат трудовой книжки выдается в случаях, указанных в п. 62 Инструкции по письменному заявлению работника:
– утрата трудовой книжки (вкладыша к ней);
– повреждение трудовой книжки (вкладыша к ней);
– наличие в трудовой книжке записей о переводе на другую работу, об увольнении, признанных недействительными;
– отбытие лицом наказания с ограничением в трудовой деятельности либо освобождение от него;
– изменение половой принадлежности.
Поскольку все записи внесены верно, читаются и физических повреждений трудовая книжка не имеет, дубликат выдавать нецелесообразно.
Наталья Непевная, начальник управления кадров, старший преподаватель Белорусского государственного университета
