В результате территориальной разобщенности структурных подразделений организации по номенклатуре разделили приказы согласно штатному расписанию на производственный персонал (находится в г. Жодино, где заместитель директора имеет доверенность, право подписи приказов по личному составу) и управленческий персонал (находится в г. Минске).
Является ли правомерным разделение приказов по личному составу на 2 группы в зависимости от места их издания? Как правильно в таком случае идентифицировать приказы по личному составу и какие индексы можно проставить?
Разделение приказов по личному составу на 2 группы в зависимости от места их издания правомерно.
Приказы и распоряжения, издаваемые в организациях, делятся на 3 вида: по основной деятельности, личному составу, административно-хозяйственным вопросам (п. 98 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, далее – Инструкция).
Распорядительные документы по основной деятельности, личному составу, административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно (подп. 142.3 п. 142 Инструкции). Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, который вы присваиваете ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов 75-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения) (подп. 142.3 п. 142 Инструкции).
Таким образом, включение в состав регистрационных индексов приказов по личному составу букв «к» и «л» является обязательным независимо от того, оформляются такими приказами трудовые отношения нанимателя и работников производственного или управленческого персонала.
При территориальной разобщенности структурных подразделений организации допускается децентрализованная регистрация документов (подп. 139.5 п. 139 Инструкции). Вы можете отдельно регистрировать распорядительные документы определенной разновидности при их значительном объеме (подп. 142.3 п. 142 Инструкции). Регистрационным индексом распорядительного документа, регистрируемого отдельно от других распорядительных документов соответствующего вида, является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный идентифицирующим разновидность документа буквенным или иным условным обозначением.
Таким образом, идентификаторами разновидности соответствующих приказов могут быть любые дополнительные обозначения, например 1-к-уп, 1-к-пп, 1-л-уп, 1-к-пп и т.д.
