В процессе деятельности отдела кадров организаций различных форм собственности помимо приказов по личному составу создается достаточное количество документов, имеющих большое значение. Значимость этих документов определяется тем, что они постоянно и по истечении многих лет востребованы, например, при наведении справок социально-правового характера. Давайте рассмотрим, какие это документы и какие существуют правила и требования к их оформлению.
Протоколы заседаний квалификационной, аттестационной комиссий, конкурсной комиссии по формированию резерва руководящих кадров
Протоколы заседаний комиссий вам необходимо формировать в дела за один календарный год. Протоколы внутри дела систематизируйте по хронологическому принципу в порядке возрастания номеров. К каждому протоколу прикладывайте документы, рассмотренные на заседании комиссии. Все документы дела с протоколами нумеруйте. Необходимо составлять лист-заверитель, оформлять обложку дела.
Крайними датами дела являются даты первого и последнего протокола заседаний комиссий. Если протоколы сгруппированы в нескольких томах, то в заголовке дела на обложке указывайте номера протоколов, а также номер тома.
Пример оформления обложек смотрите в рубрике «Полезная практика» на с. 26 журнала.
Личные карточки уволенных работников
Личные карточки уволенных работников группируются в дела по году увольнения работников. В деле личные карточки систематизируйте по алфавиту фамилий. Внутри одной буквы алфавита карточки систематизируются по алфавиту второй буквы фамилий. Например, сначала в деле располагаются все карточки на букву «А», потом на букву «Б» и т.д. Как правило, на одну и ту же букву в деле содержится несколько карточек.
В таком случае карточки внутри буквы «А» располагаются по алфавиту по второй букве фамилии. Например, сначала располагается карточка «Авакумов Михаил Александрович», далее - карточка «Акунин Борис Леонидович» и т.д. Этот принцип распространяется на все документы, при систематизации которых используется алфавитный принцип.
При объеме документов более 250 листов дело делят на самостоятельные тома, документы каждого тома являются продолжением предыдущего по алфавиту фамилий. Например, первый том содержит личные карточки на буквы А-К, второй том - на буквы Л-П, третий - на буквы Р-Я. Листы каждого тома с личными карточками нумеруются самостоятельно, в каждом томе составляются внутренняя опись документов и лист-заверитель.
Пример оформления обложек дел, сформированных в тома, с личными карточками уволенных работников смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26-27 журнала.
При составлении внутренней описи в разд. 4 «Заголовок дела» указываются фамилия, имя и отчество уволенного работника.
Образец оформления внутренней описи дела с личными карточками уволенных работников смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 27 журнала.
Личные дела уволенных работников
Существует 2 способа формирования личных дел уволенных работников:
каждое личное дело уволенного работника подшивается и оформляется отдельно;
все личные дела уволенных работников подшиваются в одно дело по году увольнения.
При первом и втором вариантах формирования личных дел уволенных работников все документы внутри каждого личного дела располагайте в порядке, предусмотренном п. 6 гл. 2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция).
В случае если каждое личное дело уволенного работника подшивается отдельно, в личное дело включаются внутренняя опись документов дела, которая составляется в процессе ведения личного дела, и лист-заверитель.
Фамилию, имя, отчество уволенного работника в заголовке указывайте в именительном падеже. Крайними датами личного дела являются даты приказов о принятии и увольнении работника.
Пример оформления обложки отдельного личного дела и обложки дела, в котором сброшюрованы несколько личных дел уволенных работников вы найдете в рубрике «Полезная документация» на с. 28 журнала.
В случае если все личные дела уволенных работников формируются и подшиваются в одно дело по году увольнения, кроме документов личных дел, внутренних описей документов личных дел, в каждом томе составляется дополнительно внутренняя опись личных дел, включенных в данный том: в разд. 4 «Заголовок документа» указываются фамилия, имя, отчество уволенного работника.
Необходимо уточнить, что при заведении личного дела работника составляется внутренняя опись дела по форме, предусмотренной Инструкцией в приложении 1.
Форма внутренней описи дел, рекомендованная для всех видов документов Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству), имеет иное расположение реквизитов. Поэтому при заведении личного дела нужно использовать форму внутренней описи, рекомендованную Инструкцией, но при подготовке личных дел к передаче в архив и брошюровке их в тома необходимо составить внутреннюю опись дел по форме, предусмотренной Инструкцией по делопроизводству.
Лист-заверитель размещается в конце тома. Личные дела уволенных работников нумеруйте черным графитным карандашом в правом верхнем углу. В случае если личные дела каждого уволенного работника подшиты отдельно, вам необходимо нумеровать каждое дело самостоятельно. Если личные дела уволенных работников сброшюрованы в тома по году увольнения, то все документы этого тома нумеруются валовым порядком.
Принцип нумерации одинаков для всех личных дел независимо от способа формирования дела. Если в деле встречается сложенный лист, то он разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как 2 листа.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист. Документы, которые невозможно подшить в дело, вкладываются в конверт, который подшивается в дело. Вложения нумеруются отдельно от конверта: вначале конверт, а потом очередным номером каждое вложение в конверте.
Для учета количества листов в деле, фиксации особенностей их нумерации и физического состояния составляется заве- рительная надпись, форму которой смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 28 журнала.
Особенности заполнения листа-заверителя мы рассматривали в рекомендациях при оформлении приказов по личному составу, опубликованных в 7-м номере журнала на с. 5-6 в статье «Формируем и оформляем дела с приказами руководителя организации по личному составу».
Трудовые договоры, контракты
Особенность формирования трудовых договоров и контрактов заключается в том, что по п. 219 Перечня типовых документов-2006 трудовые договоры и контракты имеют срок хранения 3 года после истечения срока действия договоров и контрактов, контракты с государственными служащими - 75 лет.
Опустим вопрос о том, почему такая дискриминация допущена в отношении одного и того же вида документов. Очевиден лишь факт некоторого противоречия в том, что на основании Инструкции при формировании личных дел работников по решению кадровой службы допускается включать трудовые договоры и контракты в состав личных дел.
Следовательно, если контракты включены в состав личных дел, то они имеют срок хранения 75 лет, а если на работника не ведется личное дело, стало быть, трудовой договор и контракт должны храниться 3 года после истечения срока действия договора или контракта.
В связи с таким противоречием, допущенным Государственной архивной службой Республики Беларусь, автор рекомендует хранить все трудовые договоры и контракты 75 лет. Уверенность в правильности рекомендации придает тот факт, что при прекращении деятельности организации негосударственной формы собственности или государственной организации, не имеющей правопреемника или вышестоящей организации при передаче документов в городской или районный архив на государственное хранение, требуется среди документов 75-летнего срока хранения передать также трудовые договоры и контракты.
Автор считает это требование городских и районных архивов правильным, так как трудовые договоры и контракты в дальнейшем могут послужить основанием для выдачи гражданам справок социально-правового характера, подтверждающих факт, место и стаж работы гражданина в организации.
Если трудовые договоры и контракты включены в состав личных дел, тогда они просто располагаются в личном деле среди других документов в порядке, предусмотренном Инструкцией. Если же на работника не заведено личное дело, можно рекомендовать формировать трудовые договоры и контракты по году окончания срока действия контракта.
Внутри дела договоры и контракты лучше всего располагать по алфавиту фамилий работников, чтобы сделать в будущем поиск необходимой информации оперативным. Эту категорию документов необходимо оставить на хранение на срок 75 лет.
В связи с этим в каждом деле следует составить внутреннюю опись документов по форме, предусмотренной для всех категорий документов с 75-летним сроком хранения. В разделе «Заголовок дела» будут указаны фамилия, имя, отчество работника. Все остальные элементы оформления дела соответствуют общепринятым нормам, о которых мы рассказывали выше.
