Исполняющий обязанности: понятие, юридическое оформление
Как правило, временное заместительство руководителя на практике обозначают единым понятием - «исполнение обязанностей» и соответствующей аббревиатурой - «и.о.». Исторически данное понятие появилось в 1965 г. в связи с принятием разъяснений Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам и Секретариата ВЦСПС от 29.12.1965 № 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства» (далее - разъяснения).
В настоящее время действующее трудовое и хозяйственное законодательство не содержит как определения «исполняющий обязанности», так и четкой регламентации исполнения обязанностей временно отсутствующего руководителя.
Само понятие «исполняющий обязанности» (наравне с такими, как, например, «декретный отпуск» и «административный отпуск») является наследием советского законодательства. Однако, несмотря на это, оно активно используется в практической деятельности как универсальное обозначение временного выполнения функций руководителя.
Сразу оговоримся, что на практике сложилось ложное представление, что лицо назначается исполняющим обязанности на вакантную должность не более чем на 1 месяц. Хотя в самих разъяснениях (п. 2) было указано, что в случае назначения работника исполняющим обязанности по вакантной должности вышестоящим органом управления руководитель организации обязан не позднее месячного срока со дня принятия трудящегося на работу представить в вышестоящий орган управления документы для его назначения на должность.
Данный вышестоящий орган в свою очередь в месячный срок со дня получения документов должен рассмотреть вопрос и сообщить руководителю о результатах. В итоге получалось не более 2 месяцев. То есть срок для исполняющего обязанности должен быть установлен в локальных нормативных актах вашей организации, например в Уставе организации.
Возможны следующие варианты передачи полномочий руководителя:
1-й вариант - <...>
2-й вариант - <...>
3-й вариант - <...>
Шаг 1. Закрепляем в Уставе организации, Положении о руководителе порядок возложения обязанностей руководителя на период его временного отсутствия.
Порядок замены руководителей во время их отсутствия может быть определен в локальных нормативных правовых актах, например в положениях, должностных инструкциях.
Если в учредительном документе подробно прописана вся процедура, то издания отдельного приказа не требуется. Днем, с которого замещающий работник приступит к обязанностям, будет первый день отпуска, командировки, болезни директора. Окончание же исполнения обязанностей будет определяться днем выхода руководителя на работу.
Шаг 2. Прописываем в трудовой договор (контракт), должностную инструкцию руководителя, заместителя руководителя порядок выполнения обязанностей временно отсутствующего руководителя.
При необходимости надо определить оплату труда лица, на которое возлагается выполнение обязанностей руководителя.
Возложение на работника обязанностей руководителя, юридически оформленное как совмещение (его разновидность — выполнение обязанностей временно отсутствующего работника), является изменением существенных условий труда (ст. 32 ТК).
Заранее (более чем за месяц) отсутствие руководителя предвидеть в ряде случаев затруднительно. Следовательно, чтобы освободить нанимателя от обязанности письменного предупреждения за один месяц, целесообразно предусмотреть в трудовом договоре (контракте), а также в должностных инструкциях руководителя, заместителя руководителя условия о возложении обязанностей руководителя на время его отсутствия.
В трудовых договорах (контрактах) иных работников (не заместителей руководителя) надо предусмотреть условия о доплате за возможное совмещение.
При определении оплаты дополнительного труда лица, на которое возложено выполнение обязанностей руководителя, следует руководствоваться ст. 67 ТК.
При этом оснований для установления доплаты, предусмотренной нормами ст. 67 ТК, заместителю руководителя организации (штатному) за выполнение обязанностей временно отсутствующего руководителя не имеется. На заместителя руководителя организации возлагаются должностные обязанности руководителя в случае временного его отсутствия (отпуска, болезни, увольнения), а также выполнение определенных работ по управлению организацией или обеспечению ее деятельности в соответствии с Общими положениями ЕКСД. Следовательно, заместитель руководителя организации во время отсутствия соответствующего руководителя обязан выполнять его функции, причем без дополнительной оплаты.
Шаг 3. Оформляем передачу полномочий.
Издаем приказ. Унифицированной формы для данного приказа нет. Поэтому составляем его в свободной форме с учетом требований Государственного стандарта Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров РБ от 21.12.2004 № 69, входит в Уни - фицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденную приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25).
В случае временного отсутствия руководителя организации (отпуск, болезнь и т.п.) его должностные обязанности возлагаются на штатного заместителя. Однако если заместителя у директора нет, эти обязанности могут быть возложены на другого сотрудника.
Для обеспечения выполнения обязанностей руководителя со стороны временного руководителя как в рамках юридического лица, так и в отношении третьих лиц необходимо издавать приказ и выдавать соответствующую доверенность.
Примерную форму приказа о возложении выполнения обязанностей директора смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 21 журнала.
Примерную форму доверенности смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 22 журнала.
3. Оформляем временное предоставление права первой подписи документов для проведения расчетов в безналичной и (или) наличной форме.
Это необходимо в целях предоставления возможности подписывать финансовые документы лицом, на которое возложено выполнение обязанностей руководителя.
При временном предоставлении права подписи документов (например, в случае отпуска, болезни и т.п.) для проведения расчетов, а также при временной замене одного из лиц, имеющих право подписи документов для проведения расчетов, по п. 11 постановления Правления Нацбанка РБ от 03.04.2009 № 40 «Об открытии банковских счетов» новая карточка с образцами подписей и оттиска печати может не оформляться.
В таком случае владельцем счета - юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем представляется носящая временный характер карточка с образцом подписи лица (лиц), временно имеющего (имеющих) право подписи документов для проведения расчетов, верность которых засвидетельствована владельцем счета - юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем. Срок действия такой карточки не должен превышать 2 месяцев.
Шаг 4. Контролируем правильность указания в документах должности лица, на которое возложено выполнение обязанностей руководителя.
Лицо, на которое возложено выполнение обязанностей руководителя, независимо от того, является оно заместителем или иным сотрудником, должно подписывать документы от своего имени с указанием своей должности согласно штатному расписанию.
Проставление в документах перед фамилией руководителя аббревиатур «и.о.», «врио» и т.п. и своей подписи недопустимо, поскольку должности «исполняющий обязанности», «временно исполняющий обязанности» не существует.
Полномочия тому или иному сотруднику делегируются официально, на основании правовых документов, поэтому подпись и расшифровка подписи должны соответствовать друг другу. То есть если во время отсутствия директора его обязанности исполняет, например, его заместитель Скворцов Г. В., то и подпись под документами должна выглядеть следующим образом: «Заместитель директора Скворцов Г.В».
Требования к наименованиям должностей руководителя определены, в частности, постановлением Совета Министров РБ от 16.05.2003 № 643 «О некоторых мерах по упорядочению наименований должностей руководителей организаций и сокращенных наименований юридических лиц».
Данным постановлением установлены такие наименования должностей руководителей организаций, как генеральный директор, директор, заведующий, начальник, председатель, управляющий. Законом о хозяйственных обществах предусмотрено только 2 варианта наименования руководителя общества - генеральный директор и директор. Кроме того, наименование должности руководителя должно соответствовать также квалификационным справочникам и Уставу организации.
Если в Уставе коммерческой организации нет прямого запрета на возможность делегирования (передачи) руководителем организации другим работникам организации части своих полномочий, в т.ч. права принятия отдельных кадровых вопросов с правом подписания кадровых документов, и решение этих вопросов согласно условиям договора (контракта), заключенного с руководителем организации, не отнесено к исключительной компетенции руководителя, то руководитель вправе передать часть вопросов, находящихся в его компетенции, другим работникам организации.
Шаг 1. Закрепляем право подписи кадровых документов в качестве трудовой функции работника.
Шаг 2. Оформляем право подписи кадровых документов путем издания соответствующего приказа руководителя организации.
Примерную форму приказа о предоставлении права подписи кадровых документов смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 22-23 журнала.
Шаг 3. Дополнительно к приказу оформляем доверенность на подписание «кадровых» договоров (трудовой договор (контракт) и дополнительные соглашения к нему, договор о полной материальной ответственности, договор на обучение работника за счет организации, договор на использование личного имущества в служебных целях и т.п.).
Примерную форму доверенности на заключение и подписание «кадровых» договоров смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 23 журнала.
