Материал сопровождается заполненными формами в рубрике «Полезная документация» на с. 23 журнала.
Составление штатного расписания обязательно в организациях всех форм собственности. Данная норма закреплена ТК.
Законодательством определено, что трудовой договор (контракт), заключенный с работником, должен содержать в качестве обязательных сведений наименование профессии или должности работника в соответствии со штатным расписанием и условия оплаты труда. Наименование профессий (должностей) должно соответствовать квалификационным справочникам, утверждаемым в установленном порядке (п. 3 ст. 19 ТК).
К локальным нормативным правовым актам (ЛНПА) организации, определяющим трудовой распорядок, кроме правил внутреннего трудового распорядка и иных документов также отнесено и штатное расписание (ст. 194 ТК). Типовой или примерной формы штатного расписания законодательством не установлено, так как штатное расписание относится к ЛНПА. Это означает, что в государственных и негосударственных коммерческих организациях его содержание и порядок утверждения определяет наниматель.
В штатном расписании организации должны быть указаны наименования профессий (должностей) работников, количество штатных единиц по каждой из них, размер тарифной ставки (оклада) по каждой штатной единице.
Справочно:
в штатном расписании могут выделяться доли штатных единиц.
Следует отметить, что условия оплаты труда (доплаты, надбавки и поощрительные выплаты) устанавливаются приказом нанимателя индивидуально каждому работнику и носят персонифицированный характер.
В связи с этим они могут не указываться в штатном расписании.
При назначении лиц, ответственных за составление штатного расписания, наниматель должен учитывать квалификационные обязанности специалистов, которые содержатся в выпуске 2 Единого квалификационного справочника должностей служащих для всех видов производств, утвержденном постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 29.06.2005 № 75.
Справочно:
для учета персональных сведений по каждому работнику одновременно со штатным расписанием в организации ведется штатная книга.
Изучаем нормативные документы
Нормативные документы, регламентирующие рассматриваемый вопрос, следующие:
– Общие положения Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (далее – Общие положения ЕКСД);
– Общие положения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.03.2004 № 34 (далее – Общие положения ЕТКС);
– Общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 006-2009 «Профессии рабочих и должности служащих», утверж-денный постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 22.10.2009 № 125 (далее – ОКПД).
Справочно:
составление штатного расписания входит в обязанности экономиста по труду. При отсутствии такого специалиста в организации эту работу можно поручить экономисту с привлечением специалистов кадровой и юридической служб.
Указанными документами закреплено, что ЕКСД и ЕТКС обязательны к применению в организациях независимо от их организационно-правовых форм, в которых трудовые отношения основаны на трудовом договоре (контракте). Ими необходимо руководствоваться при установлении наименований должностей (профессий) в организациях всех форм собственности.
Наименования должностей служащих, квалификационные характеристики которых содержатся в выпусках ЕКСД, и наименования профессий рабочих, тарифно-квалификационные (квалификационные) характеристики которых содержатся в выпусках ЕТКС, включены в ОКПД.
ЕКСД применяется для определения наименований должностей служащих, их трудовых функций, установления дифференциации оплаты, разработки должностных инструкций, аттестации специалистов и в других случаях.
В зависимости от выполняемых функций служащие делятся на 3 категории:
1) руководители – организационно-распорядительные функции;
2) специалисты – аналитические функции, имеют высшее или среднее специальное образование;
3) другие служащие – повторяющиеся исполнительские функции под контролем руководителя, специалиста.
Справочно:
должность – служебное положение работника, обусловленное кругом его должностных обязанностей, правами и характером ответственности (п. 4 Общих положений ЕКСД).
ЕТКС применяется для тарификации и определения наименования профессии рабочего, присвоения им квалификационных разрядов, разработки рабочих инструкций и в других случаях, предусмотренных законодательством.
Тарификация работ производится в соответствии с тарифно-квалификационными характеристиками профессий рабочих, содержащимися в ЕТКС.
Справочно:
тарификация работ – определение разряда работ по их сложности.
ЕКСД и ЕТКС включают в себя выпуски с установленными им кодами, наименованиями согласно ОКПД.
К базовому наименованию должности, которое указано в ОКПД, может быть добавлено дополнение, уточняющее характер выполняемой трудовой функции, специальность, сферу деятельности, режим и (или) место работы и др. (например, первый заместитель директора, заместитель директора по кадрам, бухгалтер по заработной плате, экономист по планированию) (п. 4 Общих положений ЕКСД). При выполнении служащим нескольких трудовых функций можно установить двойное наименование должности. Для этого в п. 4 Общих положений ЕКСД определены условия установления двойного наименования должности:
– наличие каждой из должностей в ОКПД;
– обязанности по каждой из должностей должны быть родственными по содержанию, равными по сложности и по уровню квалификации работника.
Справочно:
неквалифицированный труд тарифицируется по 1–2-му разрядам работ, для выполнения которых не требуется профессиональной подготовки, квалифицированный труд – начиная с 3-го разряда (п. 2 Общих положений ЕТКС).
Наименование профессии рабочего должно устанавливаться в строгом соответствии с ЕТКС (п. 27 Общих положений ЕКСД). Если рабочий выполняет работу разных профессий, то наименование устанавливается по той работе, выполнение которой занимает наибольший удельный вес.
Определяем наименование должностей служащих и профессий рабочих
В организациях розничной торговли при установлении базового наименования должностей служащих следует руководствоваться в основном 3 выпусками ЕКСД:
– выпуском 1 ЕКСД, утвержденным постановлением Минтруда Республики Беларусь от 30.12.1999 № 159 «Об утверждении выпус-ка 1 Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД) «Должности служащих для всех видов деятельности», выпуска 6 ЕКСД «Должности служащих, занятых в машиностроении и металлообработке», выпуска 33 ЕКСД «Должности служащих, занятых финансами, кредитом и страхованием» и выпуска 21 ЕКСД «Должности служащих, занятых геодезией и картографией»;
– выпуском 2 ЕКСД, утвержденным постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 29.06.2005 № 75 «Об утверждении выпуска 2 Единого квалификационного справочника должностей служащих «Должности служащих для всех видов производств»;
– выпуском 18 ЕКСД, утвержденным постановлением Минтруда Республики Беларусь от 30.07.1999 № 97 «Об утверждении квалификационного справочника «Должности служащих, занятых в торговле и общественном питании».
При установлении профессий рабочих в организациях торговли и общественного питания, как правило, достаточно 2 выпусков ЕТКС:
– выпуска 1 ЕТКС, утвержденного постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.03.2004 № 33 «Об утверждении выпуска 1 Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС)», в составе которого содержится раздел «Профессии рабочих, общие для всех отраслей экономики»;
– выпуска 51 ЕТКС, утвержденного постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 25.11.2003 № 146 «Об утверждении выпуска 51 Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС)». В составе выпуска 51 ЕТКС содержится раздел «Торговля и общественное питание».
Определяем штатную численность
Организационная структура, как правило, составляется с учетом норм управляемости, которые определены п. 14 Рекомендаций по разработке примерных структур и штатных нормативов численности работников аппарата управления коммерческих организаций государственной формы собственности и организаций с долей собственности государства в их уставных фондах более 50 процентов, утвержденных постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 09.03.2004 № 25 (далее – Рекомендации № 25).
Справочно:
соблюдение норм Рекомендаций № 25 для государственных организаций является обязательным, а для частных организаций документ носит рекомендательный характер.
При расчете численности служащих применяются действующие межотраслевые нормативы численности:
– работников кадровых служб коммерческих организаций, утверж-денные постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 27.12.2005 № 187;
– работников служб организации труда и заработной платы коммерческих организаций, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 24.09.2007 № 117;
– работников, занятых бухгалтерским учетом и финансовым обеспечением деятельности коммерческих организаций, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 14.11.2006 № 143;
– специалистов по охране труда, установленные ст. 16 Закона Республики Беларусь от 23.06.2008 № 356-З «Об охране труда».
Для определения численности рабочих применяются такие межотраслевые нормы, как:
– нормы труда на уборку производственных помещений, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.06.2003 № 79;
– нормы труда на обслуживание административных, учебных и общественных зданий, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.06.2003 № 80;
– нормы времени на погрузку, разгрузку вагонов, автотранспорта и складские работы, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 29.03.2001 № 35.
Справочно:
отраслевые нормы для организаций розничной торговли и общественного питания с 1990 г. не утверждались. Поэтому наниматель должен устанавливать нормы и нормативы труда самостоятельно в соответствии с постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 21.03.2008 № 53 «Об утверждении Инструкции о порядке организации нормирования труда», которая применяется в организациях всех форм собственности.
Определяем наименование должностей руководителей
Объект розничной торговли или общественного питания может быть самостоятельным юридическим лицом (обществом с ограниченной ответственностью, унитарным предприятием и др.) или структурным подразделением в составе юридического лица.
Согласно действующему законодательству можно выделить следующие организационно-правовые формы коммерческих организаций:
– хозяйственные товарищества;
– хозяйственные общества;
– производственные кооперативы;
– унитарные предприятия;
– крестьянские (фермерские) хозяйства.
Основными организационно-правовыми формами юридического лица в торговле и общественном питании являются хозяйственные общества (общество с ограниченной ответственностью, общество с дополнительной ответственностью, открытое акционерное общество, закрытое акционерное общество) и унитарные предприятия (государственные и частные).
Справочно:
организации торговли и общественного питания являются коммерческими организациями и преследуют в качестве основной цели своей деятельности извлечение прибыли и (или) распределяют ее между участниками.
Должность руководителя хозяйственного общества может иметь наименование «директор» или «генеральный директор» в соответствии с частью третьей ст. 33 Закона Республики Беларусь от 09.12.1992 № 2020-XII «О хозяйственных обществах» (в редакции от 15.07.2010).
Наименование должности руководителя унитарного предприятия определяет собственник имущества и указывает в уставе (ст. 113 ГК).
Таким образом, могут быть установлены такие наименования должностей руководителей организаций розничной торговли (обособленного структурного подразделения), как «генеральный директор» и «директор». В организациях торговли и общественного питания также применяют наименования должности руководителя юридического лица – «директор» или «генеральный директор» (обязанности определены в выпуске 1 ЕКСД) (например, директор ООО «Ресторан «Славный» или директор УП «Магазин «Цветы»).
Если магазин или объект общественного питания является структурным подразделением юридического лица, применяется наименование должности «заведующий» (обязанности определены в выпуске 18 ЕКСД).
В аналогичном порядке применяется наименование должности «заведующий объектом общественного питания» (например, заведующий магазином № 5 ОАО «Минчанка» или заведующий гипермаркетом «Дружба» ЗАО «Богатырь»).
Следует обратить внимание на правильность применения наименования отдельных должностей – «заведующий секцией товарной организации розничной торговли» и «заведующий товарным комплексом (отделом) организации розничной торговли». Последнее наименование применяется, если в состав отдела входят товарные секции, обеспечивающие непосредственное обслуживание покупателей (выпуск 18 ЕКСД).
Справочно:
должность генерального директора вводитсяв том случае, если организация имеет в своей структуре дочерние предприятия, обособленные подразделения (филиалы и представительства) и общую численность работников не менее 1 000 человек (п. 14 Рекомендаций № 25).
Разрабатываем организационную структуру
Наниматель может устанавливать следующие нормы управляемости при создании структурных подразделений, если иное не установлено законодательством (в частности, для бюджетных и приравненных к ним организаций установлены особенности):
– управление – при наличии в его штате не менее 7 штатных единиц, включая должность руководителя;
– отдел – при наличии в его штате не менее 4 штатных единиц, включая должность руководителя;
– сектор (бюро, группа) – при наличии в его штате не менее 3 штатных единиц, включая должность руководителя (п. 10 Общих положений ЕКСД).
При разработке структуры рекомендуется учитывать следующие нормы управляемости:
– при необходимости в составе структурных подразделений с учетом вышеназванных норм управляемости могут создаваться:
в управлении (службе) – отделы, секторы (бюро, группы);
в отделе – секторы (группы);
– должность главного специалиста (за исключением главного инженера, главного бухгалтера) вводится в том случае, если работник выполняет управленческие функции и ему подчиняются структурные подразделения по соответствующему направлению деятельности организации;
– должность заместителя начальника структурного подразделения вводится при численности работников в его штате из расчета не менее 5 человек, подчиненных одному заместителю (п. 14 Рекомендаций № 25).
При установлении наименования структурного подразделения следует руководствоваться должностными инструкциями соответствующих руководителей (начальник отдела кадров, маркетинга, хозяйственного (выпуск 1 ЕКСД), начальник отдела ассортимента и качества товаров, организации и техники торговли, технологического, торгового, транспортно-экспедиционного, отдела по изучению конъюнктуры и спроса и др. (выпуск 18 ЕКСД)).
Справочно:
количество заместителей руководителя организации устанавливается в зависимости от количества осуществляемых видов и направлений деятельности, структурных подразделений, списочной численности работников и выполняемых функций (п. 14 Рекомендаций № 25).
при установлении наименования должности заместителя руководителя организации не рекомендуется применять наименования «директор коммерческий», «директор по производству», «директор технический» и др. (п. 14 Рекомендаций № 25).
Устанавливаем оплату труда
Обязательно в штатном расписании устанавливается размер оплаты труда – тарифный оклад служащих и тарифная ставка рабочих по каждой штатной единице, которые определяются путем умножения соответствующего разряду конкретного работника тарифного коэффициента на тарифную ставку 1-го разряда, утвержденную в организации. При этом в организации может быть несколько тарифных ставок 1-го разряда для различных категорий работников.
Наниматель на основе ЛНПА может устанавливать тарифные ставки (оклады) работника:
– на основе ЕТС;
– на основе тарифной сетки, определенной тарифным соглашением либо разработанной и утвержденной в организации;
– без применения ЕТС.
Тарифная система оплаты труда по-прежнему широко применяется в организациях торговли и общественного питания при дифференциации заработной платы работников. При формировании размеров тарифных ставок (окладов) на основе ЕТС наниматель может осуществлять распределение работников организаций по тарифным разрядам ЕТС согласно приложениям к Рекомендациям, устанавливать работникам с учетом финансового состояния организации повышение их тарифных ставок (окладов) или сдельных расценок до 300 % включительно.
Кратные размеры тарифной ставки 1-го разряда работников могут устанавливаться согласно приложению 1 к Рекомендациям, а тарифные разряды и тарифные коэффициенты руководителей организаций – согласно приложению 4.
Работникам, с которыми заключается контракт, наниматель обязан установить повышение тарифной ставки (оклада) в размере до 50 %, даже если в организации не применяется ЕТС (Декрет Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины», в редакции от 13.02.2012). Таким образом, уровень оплаты труда по штатному расписанию формируется путем суммирования тарифного оклада (ставки) работника со всеми предусмотренными повышениями оклада (ставки) без учета доплат и надбавок компенсирующего и стимулирующего характера, которые носят персонифицированный характер и по решению нанимателя могут включаться или не включаться в штатное расписание.
Штатное расписание пересматривается и утверждается в начале года, когда составляется смета доходов и расходов организации для определения плановой суммы расходов на оплату труда в наступившем году. В дальнейшем штатное расписание пересматривается по мере необходимости внесения изменений с указанием даты вступления в силу штатного расписания.
Справочно:
должность «менеджер» относится к категории руководителей и при необходимости может предусматривать наличие подчиненных работников.
Указом Президента Республики Беларусь от 10.05.2011 № 181 «О некоторых мерах по совершенствованию государственного регулирования в области оплаты труда» установлено, что применение Единой тарифной сетки работников Республики Беларусь (далее – ЕТС) носит рекомендательный характер. Рекомендации по определению тарифных ставок (окладов) работников коммерческих организаций и порядок их повышения утверждены постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 11.07.2011 № 67 (далее – Рекомендации).
Утверждаем штатное расписание
Оформление штатного расписания должно соответствовать требованиям Инструкции по делопроизводству, которая устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.
Штатное расписание является документом, подлежащим утверж-дению (п. 17 приложения 3 к Инструкции по делопроизводству).
Документы:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).
Документ может утверждаться 2 способами: путем утверждения штатного расписания руководителем с проставлением печати без издания приказа или путем издания приказа об утверждении штатного расписания. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.
При утверждении документа руководителем гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», сведений об утверждении штатной численности и фонда заработной платы, наименования должности руководителя, утвердившего документ, его подписи с расшифровкой, даты утверждения. Подписывают штатное расписание лица, ответственные за его составление.
Таким образом, штатное расписание можно утверждать как приказом, так и по общим правилам делопроизводства – путем проставления подписи руководителя и печати. Если в уставе унитарного предприятия предусмотрено согласовывать штатное расписание с собственником имущества – проводится необходимое согласование.
