Порядок ведения трудовых книжек закреплен в постановлении Совета Министров РБ от 10.12.1997 № 1635 «О трудовых книжках работников», Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее – Инструкция № 30).
В данной статье рассмотрены проблемные вопросы, возникающие у специалистов по кадрам при ведении, заполнении и оформлении трудовых книжек.
Трудовую книжку смело можно назвать «вторым паспортом» гражданина, удостоверяющим его профессиональный стаж, квалификацию, достижения в трудовой деятельности. Только в отличие от паспорта в ней нет фотографии владельца, поэтому все сведения, указанные в этом документе, приобретают особое значение.
Для учета и хранения трудовых книжек каждый наниматель должен вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
От редакции:
В приходно-расходную книгу должны вноситься все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Книгу ведет бухгалтерия.
Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведет кадровая служба или другое подразделение, лицо, оформляющее прием и увольнение работников.
Внесение в трудовую книжку записей: наименование нанимателя, указание разрядов (классов, категорий)
Остановимся на техническом оформлении записей, вносимых в трудовую книжку. Трудовую книжку и вкладыш к ней заполняют на одном из государственных языков Республики Беларусь (п. 9 Инструкции № 30).
Исправления записей в трудовой книжке корректором или зачеркиванием (кроме случаев, указанных в Инструкции № 30) не допускаются. Не допускаются также сокращения: наименование нанимателя следует писать полностью, например «Общество с ограниченной ответственностью «Юником», наименование должностей и профессий должно соответствовать квалификационным справочникам должностей и профессий («инженер по материально-техническому снабжению», а не «инженер по МТС»). При указании разрядов (классов, категорий) арабские цифры следует прописывать буквами в скобках («принят каменщиком 4 (четвертого) разряда»).
От редакции:
Россия и Беларусь обеспечивают взаимное признание трудового стажа в соответствии с Договором между Российской Федерацией и Республикой Беларусь о равных правах граждан, заключенным в Москве 25.12.1998.
Для приема на работу гражданина РБ не требуется получение разрешительных документов, фактически они приравнены к гражданам РФ. Однако это не означает, что российские работодатели могут принимать на хранение и вносить записи в трудовые книжки, выданные в Беларуси. Международные нормы о равенстве трудовых и социальных прав граждан этих стран не отменяют общие правила о том, что трудовая книжка любого гражданина, работающего в России, должна соответствовать одной из форм, действующих на территории Российской Федерации. Поэтому трудовые книжки белорусского образца российские работодатели вести не могут.
Такое же положение действует и для граждан РФ, которые трудоустраиваются на территории Республики Беларусь. Можно говорить о том, что трудовая книжка, выданная в России, признается в Беларуси документом, подтверждающим право гражданина для реализации трудовых прав и социально-трудовых гарантий, в частности для подтверждения стажа работы и т.д.
Но в соответствии с нормами законодательства РБ для работника, имеющего трудовую книжку РФ, следует осуществлять выдачу и оформление трудовой книжки утвержденного образца республиканской трудовой книжки 1995 г.
Записи о прохождении воинской службы, обучении и повышении квалификации
Иногда специалисты кадровых служб забывают внести в трудовые книжки записи об обучении или о прохождении воинской службы работниками. Внесение таких записей обязательно и предусмотрено п. 12 Инструкции № 30.
До внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу следует вносить отдельной строкой записи:
– о времени службы в составе Вооруженных Сил, других войск и воинских формированиях Республики Беларусь; органах Комитета государственной безопасности; Министерстве внутренних дел, в военизированной охране; органах специальной связи и в горноспасательных частях независимо от ведомственной подчиненности и наличия специального или воинского звания, если на них не распространялось законодательство о труде, с указанием даты призыва (поступления) и даты увольнения со службы;
– времени получения профессионально-технического, среднего специального, высшего и послевузовского образования в дневной форме получения образования, дополнительного образования взрослых в учреждениях образования и иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, которым в соответствии с законодательством предоставлено право осуществлять образовательную деятельность;
– времени работы в качестве члена колхоза – в тех случаях, когда законодательством предусмотрен зачет этой работы в общий трудовой стаж работника.
Данные записи вносят только при предъявлении работником подтверждающих документов (диплома общеустановленного образца об окончании высшего учебного заведения, документа, удостоверяющего окончание техникума или иного учебного заведения, дающего среднее специальное образование, аттестата об окончании общеобразовательной школы, свидетельства об общем базовом образовании, военного билета и др.).
В дальнейшем при повышении квалификации (переподготовке) работника необходимо внести соответствующую запись в раздел «Сведения о подготовке, повышении квалификации и переподготовке» (для трудовых книжек образца 1995 г.) либо в раздел «Сведения о работе» (для трудовых книжек образца до 1995 г.). Обращаем внимание, что запись вносится на основании представленных документов тем нанимателем, в период работы у которого осуществлялось повышение квалификации (переподготовка), либо если работник обучался в перерыве между трудоустройством – до внесении записи о приеме на работу новым нанимателем.
Выдача трудовой книжки на руки работнику
На практике возникают ситуации, когда в день увольнения работник отсутствует на работе. Сотруднику, отвечающему за выдачу трудовых книжек, при возникновении указанных обстоятельств важно соблюсти все требования законодательства, так как за задержку выдачи трудовой книжки по вине нанимателя работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула, и дата увольнения при этом изменяется на день выдачи трудовой книжки. Поэтому, если не хотите платить штраф и возмещать неполученный заработок работнику, позаботьтесь о том, чтобы работник в день увольнения получил на руки свою трудовую книжку.
Справочно: наниматель обязан выдать трудовую книжку работнику в день увольнения (п. 46 Инструкции № 30, ст. 50 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).
Однако бывают и такие работники, которые после увольнения любыми способами пытаются избежать получения трудовой книжки. Даже в такой ситуации законодатель в определенной мере защитил нанимателя. Ведь неблагоприятные последствия для него наступают только при условии, если задержка выдачи трудовой книжки произошла по его вине.
Так, если работник отсутствует на работе в день увольнения, то наниматель в этот же день должен направить ему заказное письмо с уведомлением с указанием получения трудовой книжки (п. 47 Инструкции № 30). Но и в таком случае есть вероятность «остаться» с трудовой книжкой работника, т.е. письмо с уведомлением отправлено, а согласие работника не получено.
Переслать трудовую книжку в такой ситуации нельзя, так как ее пересылка допускается только с письменного согласия работника. Факт отказа от получения трудовой книжки нужно оформить актом с указанием присутствующих при этом свидетелей, а трудовую книжку хранить до востребования в соответствии с требованиями к ее хранению. Невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) должны храниться в архиве нанимателя в течение 50 лет, а затем они могут быть уничтожены в установленном порядке.
Таким образом, если произвести все необходимые действия по уведомлению работника о необходимости получения трудовой книжки, то ответственность за задержку ее выдачи не наступит.
Как заверяются сведения, указанные на титульном листе трудовой книжки?
После указания даты заполнения трудовой книжки на титульном листе работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений (п. 18 Инструкции № 30).
Титульный лист, содержащий перечисленные сведения о работнике, заверяют подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя – печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию индивидуального предпринимателя.
Раздел «Сведения о награждениях и поощрениях»
Какие сведения следует заносить в раздел «Сведения о награждениях и поощрениях»? Если с награждением орденами и медалями Республики Беларусь (производимом в установленном законодательством порядке за успехи в работе), присвоением званий и награждением почетными грамотами, нагрудными знаками в принципе все понятно, то с трактовкой поощрений, предусмотренных правилами внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР), возникают проблемы.
Виды поощрений могут быть предусмотрены в различных локальных нормативных правовых актах организации: ПВТР, положении об оплате, премировании, коллективном договоре и т.д. Под поощрениями в данном случае понимают только поощрения, связанные с трудовой деятельностью сотрудника (объявление благодарности за повышение производительности труда, награждение ценным подарком за продолжительную и безупречную работу).
Поощрения объявляются приказом (распоряжением), постановлением нанимателя и доводятся до сведения работников (п. 29 Типовых правил внутреннего трудового распорядка, утвержденных постановлением Минтруда РБ от 05.04.2000 № 46). Соответственно основанием для внесения в трудовую книжку записи о награждении (поощрении) будет приказ нанимателя.
Если поощрение работника не связано с трудовой деятельностью (например, поощрение за участие в художественной самодеятельности, субботниках), то оно не вносится в трудовую книжку.
Не следует вносить в трудовую книжку также сведения о премиях, которые предусмотрены системой оплаты труда или которые выплачиваются регулярно (например, ежеквартальная премия за показатели труда).
В каких случаях следует вносить изменения в трудовую книжку работника?
Основания для внесения изменений можно разделить на 2 группы:
1) в связи с изменением данных о сотруднике;
2) в связи с обнаружением в трудовой книжке ошибки.
К первой группе относятся случаи изменения фамилии, имени, отчества сотрудника (в связи со вступлением в брак, изменением пола и др.), получения работником образования, изменения наименования должности (профессии) работника в соответствии с квалификационными справочниками или же, например, если изменилось наименование нанимателя. Исправления вносят на основании представленных сотрудником документов (свидетельство о регистрации брака, диплом и др.) с обязательным указанием их на внутренней стороне обложки трудовой книжки.
Ко второй группе относятся случаи внесения лицом, ответственным за заполнение трудовой книжки, неверных сведений (ошибочная дата приема или увольнения, неправильное указание наименования нанимателя, должности, на которую принят работник, основания увольнения и др.).
ЭТО ВАЖНО! Исправления вносит наниматель, в период работы у которого была совершена ошибка. Не запрещено исправление записи уже после увольнения работника.
Обращаем внимание на исправление сведений в случае восстановления сотрудника на работе. В такой ситуации основанием для внесения исправлений является приказ о восстановлении на работе, а не решение суда.
По требованию работника ему может быть выдан дубликат трудовой книжки без внесения записи об увольнении, признанном недействительным (незаконным). В случае последующей отмены решения суда о восстановлении на работе после записи о недействительности сведений об увольнении вновь вносится запись об увольнении, признанном действительным (законным).
В заключение пожелаем специалистам кадровых служб и другим лицам, ответственным за ведение трудовых книжек, внимательности, аккуратности и ответственности.
