Ведение личных дел и журнала учета личных дел работников – право или обязанность нанимателя?
Обязанность нанимателя.
Следует отметить, что личные дела ведутся не на всех работников, а лишь на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь (часть вторая п. 2 Инструкции № 2).
Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность) (п. 5 Инструкции № 2).
Справочно:
личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности (часть первая п. 2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Госкомархива от 26.03.2004 № 2; далее – Инструкция № 2).
Документы, составляющие личное дело, можно условно разделить на 2 вида. К 1-му виду относятся документы, которые обязательно должны быть включены в любое личное дело:
- внутренняя опись документов личного дела;
- дополнение к личному листку по учету кадров;
- личный листок по учету кадров;
- автобиография;
- копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
- заявление о приеме на работу;
- копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность) (п. 6 Инструкции № 2).
Ко 2-му виду относятся документы, наличие в личном деле которых зависит напрямую от категории работника:
- декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);
- обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции, предусмотренных ст. 8 Закона Республики Беларусь от 26.06.1997 № 47-З «О мерах борьбы с организованной преступностью и коррупцией» (далее – Закон № 47-З*) (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);
- контракт (государственных служащих);
- справка-объективка;
- анкета;
- копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей);
- копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом);
- копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;
- договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
- направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.) (п. 7 Инструкции № 2).
Кроме того, в процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника:
- характеристики и аттестационные листы;
- списки научных трудов и изобретений;
- заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;
- копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;
- иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.
По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками (части первая и вторая п. 8 Инструкции № 2).
Следует отметить, что в личное дело не включаются:
- копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);
- справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;
- другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно (п. 9 Инструкции № 2).
Обязанность по формированию, ведению и оперативному хранению личных дел возлагается на кадровую службу организации (специалиста по кадрам) (п. 3 Инструкции № 2). Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке (п. 19 Инструкции № 2).
Личные дела работников подлежат строгому учету. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел (п. 20 Инструкции № 2). Форма журнала (книги) учета личных дел содержится в приложении 5 к Инструкции № 2.
Таким образом, формирование, ведение и оперативное хранение личных дел работников, а также ведение журнала учета личных дел является обязанностью нанимателя.
