По решению специалиста по кадрам трудовые договоры (контракты) с работниками включаются в состав личных дел. Однако личные дела ведутся не на всех работников. Возникает вопрос: каким образом формировать в дела трудовые договоры (контракты) с работниками, на которых личные дела не ведутся?
Личное дело работника формируют после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность) (п. 5 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция)).
После издания приказа о приеме (назначении) на работу собранные документы в личном деле располагают в установленной последовательности (п. 6 Инструкции).
Наряду с личным листком по учету кадров, автобиографией, копиями документов об образовании и др., Инструкцией предусмотрена возможность включения в состав личных дел и трудовых договоров (контрактов).
Варианты хранения трудовых договоров (контрактов)
По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) трудовые договоры (контракты) с работниками включают в состав личных дел (часть вторая п. 8 Инструкции).
Однако личные дела ведутся не на все категории работников. Возникает вопрос: каким образом формировать в дела трудовые договоры (контракты) с работниками, на которых личные дела не ведутся?
Специальные правила, регулирующие порядок формирования в дела трудовых договоров (контрактов) с работниками, не установлены, за исключением контрактов с государственными служащими, которые обязательно включаются в состав личных дел.
По мнению автора, возможно 2 варианта решения вопроса.
1-й вариант
Подшивайте трудовые договоры (контракты) в дела в соответствии с общими правилами, закрепленными в нормативных правовых актах и методических документах по архивному делу и делопроизводству.
Трудовые договоры (контракты), заключенные с работниками, можете формировать как в личные дела, так и в отдельное дело по фамилиям работников в алфавитном порядке или по хронологии в пределах делопроизводственного года.
На обложке такого дела укажите заголовок: «Трудовые договоры (контракты) с работниками организации», а само дело включите в номенклатуру дел того структурного подразделения, в котором оно будет храниться (например, кадровая служба), и в сводную номенклатуру дел организации.
2-й (смешанный) вариант
Трудовые договоры (контракты) с теми работниками, на которых ведутся личные дела, можете включать в состав таких дел, а трудовые договоры (контракты) с остальными работниками формируйте в отдельное дело. В этом случае в номенклатуре дел в графе «Примечание» напротив заголовка дела с трудовыми договорами (контрактами) запишите, что трудовые договоры (контракты) с работниками, на которых ведутся личные дела, включены в состав личных дел. Очевидно, что этот вариант не очень удобен, так как в ряде случаев может вызвать затруднения при поиске необходимого трудового договора (контракта).
Срок хранения контрактов
Предусмотренный Инструкцией порядок формирования в дела трудовых договоров (контрактов) устанавливался в тот период, когда в Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, и Перечне типовых документов органов, государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38) (далее – Перечень-2001) отсутствовали сроки хранения трудовых договоров (контрактов). Поэтому они хранились в организациях 75 лет как приказы (распоряжения) о приеме, перемещении, увольнении работников (ст. 16.4 Перечня-2001).
Срок хранения трудовых договоров (контрактов) был установлен только с принятием постановления Минюста РБ от 14.12.2006 № 82 «Об утверждении Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов и организаций с указанием сроков хранения» (далее – Перечень-2006). Теперь в Перечень-2006 в раздел «Кадровое обеспечение» включены трудовые договоры (контракты). Срок их хранения – 3 года после истечения срока действия трудовых договоров (контрактов) (контрактов с государственными служащими – 75 лет) (п. 219 Перечня-2006).
По мнению автора, установление такого срока хранения аргументируется следующим.
Во-первых, трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме, составляется в 2 экземплярах и подписывается сторонами. Один экземпляр передается работнику, другой – хранится у нанимателя (ст. 18 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).
После заключения трудового договора (контракта) издается приказ, который констатирует факт заключения трудового договора (контракта), не указывая при этом на условия трудового договора (контракта), которые содержатся в тексте самого трудового договора (контракта). Следовательно, трудовой договор (контракт) является одним из основных документов, на основании которого издается приказ о приеме на работу.
Трудовой договор (контракт) может быть расторгнут досрочно, однако факт его расторжения фиксируется только в приказе и никак не отражается в самом трудовом договоре (контракте).
Во-вторых, трудовой договор (контракт) не является основанием для выдачи справок о стаже работника, поскольку основным документом, подтверждающим трудовой стаж, считается трудовая книжка. При отсутствии трудовой книжки, а также в тех случаях, когда в трудовой книжке нет необходимых записей или содержатся неправильные записи о периодах работы, для подтверждения трудового стажа принимаются справки, выданные на основании приказов, лицевых счетов, ведомостей на выдачу заработной платы и иных документов, содержащих сведения о периодах работы, и (или) справки об уплате страховых взносов в Фонд социальной защиты населения Минтруда и соцзащиты РБ.
Таким образом, учитывая ограниченный срок использования трудовых договоров (контрактов) в практической деятельности после истечения срока действия и их массовый характер, установлен вышеназванный срок хранения в 3 года после истечения срока действия.
Рекомендация
Автор рекомендует использовать первый вариант формирования и хранения трудовых договоров (контрактов), при котором трудовые договоры (контракты) со сроком хранения 3 года после истечения срока их действия формируются в отдельном деле, а не помещаются в личные дела работников, которые хранятся 75 лет (за исключением контрактов с государственными служащими).
Сроки хранения контрактов исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их в делопроизводстве. Так, если срок действия контракта, заключенного с работником, истек 5 сентября 2007 г., то включайте их в акт о выделении к уничтожению не ранее 1 января 2010 г.
Трудовые договоры (контракты) обязательно регистрируйте.
Заводим журнал для учета трудовых договоров (контрактов)
Регистрацию трудовых договоров (контрактов) ведите в журнале учета трудовых договоров (контрактов). По мнению автора, форма такого журнала может быть следующей:
Журнал учета трудовых договоров (контрактов)
| Дата, номер документа | Краткое содержание (ФИО работника, с которым заключен (продлен, перезаключен) трудовой договор (контракт)) | Срок действият рудового договора (контракта) | Подпись работника в получении трудового договора (контракта) | Дата и № приказа | Примечание |
| 23.05.2011 №38 | О заключении контракта с Ниловым К.Л. | С 23.05.2011 по 23.05.2012 | К.Л. Нилов | 23.05.2011 №56-к | В графе могут указываться сведения о досрочном расторжении контракта, изменении отдельных пунктов, продлении и др. |
Если для регистрации трудовых договоров (контрактов) вы используете регистрационные карточки, то они должны содержать те же сведения, что и журнал учета трудовых договоров (контрактов).
Регистрационные карточки систематизируйте в специальной картотеке по фамилиям (в алфавитном порядке) работников структурных подразделений, срокам окончания действия контрактов и др.
Журналы учета трудовых договоров (контрактов) храните 3 года и включайте в номенклатуру дел организации (п. 220 Перечня-2006).
