В журнале «Я – специалист по кадрам», № 24, 2011, в статье Т. Рахубо «Правила составления графика отпусков» мы подробно рассмотрели порядок оформления графика отпусков.
В данном материале проанализируем, как в каждой конкретной ситуации правильно оформить документы при переносе или продлении отпуска.
Утверждать график отпусков положено не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом. Он доводится до сведения всех работников (ст. 168 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).
То есть подписать график на 2012 г. нужно было до 6 января 2012 г. (включительно). Если это не сделано, советуем исправить недочет как можно скорее, иначе компанию и руководство могут оштрафовать.
Но на этом работа с графиком отпусков не заканчивается. Ведь этот документ не просто формальность. Законодательство обязывает и нанимателя, и работника соблюдать указанные в нем сроки. Представители контролирующих органов считают это правилом, за нарушение которого также грозит штраф.
В то же время реальность такова, что строго соблюдать заранее запланированные сроки отпусков практически невозможно. Отпуска переносятся по желанию работников, по правилам законодательства, по инициативе руководства. В каждой из этих ситуаций график отпусков нарушается.
Работник попросил перенести отпуск на более удобное время
В большинстве случаев вопрос о переносе отпуска по желанию работника решается по договоренности с руководством. Подтверждением того, что договоренность достигнута, является разрешительная подпись руководителя на заявлении работника.
Однако есть случаи, когда наниматель обязан пойти работнику навстречу и перенести отпуск на удобное для него время. Они названы в ТК.
В частности, право на выбор времени отпуска имеют работники:
– работающие по совместительству (ст. 347 ТК требует оформлять им отпуск одновременно с трудовым отпуском по основной работе);
– при временной нетрудоспособности (ст. 171 ТК);
– при наступлении срока отпуска по беременности и родам (ст. 171 ТК);
– в случае привлечения их к выполнению государственных обязанностей с правом на освобождение от работы (ст. 171 ТК);
– при совпадении трудового отпуска с отпуском в связи с обучением (если работник оформил такой отпуск перед трудовым отпуском или во время последнего после получения вызова учреждения образования) (ст. 171 ТК);
– с согласия сторон, а также в других случаях, предусмотренных законодательством или коллективным договором;
– в возрасте до 18 лет (трудовые отпуска работникам моложе 18 лет предоставляются в летнее время или по их желанию в любое другое время года (ст. 277 ТК).
Фактически названные работники могут взять отпуск в любое время. Тем не менее указывать ориентировочные дни их ежегодного отдыха в утверждаемом графике отпусков необходимо. И пустых строк напротив их фамилий тоже лучше не оставлять. Представители контролирующих органов расценят это как неправильное составление графика.
По заявлению работника перенести его отпуск на более поздний срок наниматель также обязан, если:
– работнику не выплачена в установленный срок заработная плата за время отпуска (ст. 171 ТК). Законодательство обязывает выплатить средний заработок за время трудового отпуска не позднее чем за 2 дня до начала отпуска (ст. 176 ТК);
– работника не предупредили о времени начала отпуска (наниматель обязан уведомить работника о времени начала трудового отпуска не позднее чем за 15 календарных дней). Работник, которому трудовой отпуск предоставляется индивидуально, уведомляется в тот же срок письменно (ст. 169 ТК).
Отпуск начинается раньше запланированного срока
В случае если отпуск начинается раньше запланированного срока, достаточно, чтобы работник написал заявление о его предоставлении. В нем должна быть указана дата, с которой работник хочет начать ежегодный отдых, а при необходимости еще и причина, по которой наниматель обязан предоставить отпуск именно в это время (со ссылкой на соответствующую норму законодательства). Данная форма заявления, как правило, более удобна. Ведь в большинстве организаций работников просят писать такие заявления, даже если они уходят в отпуск по графику (хотя формально в этом случае заявления вообще необязательны).
Перенос отпуска должен быть оформлен документом, составленным в произвольной форме. Таким документом может быть приказ о переносе отпуска. Но мы считаем, что в рассматриваемой ситуации можно обойтись и без него. Достаточно сразу составить приказ о предоставлении отпуска. Требования законодательства при этом нарушены не будут.
Если отпуск перенесен на месяцы текущего года, в графике отпусков можно указать реквизиты именно этого документа, а также отразить новую дату начала отпуска. Если отпуск перенесен на следующий год, соответствующие сведения лучше привести в графе «Примечание».
Отпуск начинается позже запланированного срока
Сообщить о желании перенести отпуск работник должен до того, как наступит указанный в графике день начала отпуска. Просто проигнорировать эту дату и оформить документы на отпуск позже нельзя. Ведь в этом случае представители контролирующих органов могут заявить, что наниматель не соблюдает график отпусков.
Если трудовой отпуск предоставлен с соблюдением установленного порядка, но работник отказывается использовать отпуск в определенный для него срок без законных оснований, наниматель вправе отказать работнику в переносе отпуска и не выплачивать денежную компенсацию за неиспользованный отпуск, кроме случаев, предусмотренных частью первой ст. 179 ТК (ст. 173 ТК).
Оформить документы о переносе отпуска можно 2 способами.
1-й способ – по вышеописанной упрощенной схеме (т.е. без приказа о переносе отпуска). Этот способ удобен, если дата начала отпуска сдвигается незначительно (скажем, на 1–2 недели) и работник уверен в том, что она не будет нарушена.
2-й способ заключается в следующем. Работник пишет заявление о переносе отпуска (в произвольной форме). В нем он прописывает новую дату отпуска, даже если он в ней сомневается. На основании этого заявления издают приказ о переносе отпуска, который также можно составить в произвольной форме.
Образец приказа о переносе трудового отпуска по инициативе
работника смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 23 журнала.
Данные этого приказа можно отразить в графике отпусков (или графе «Примечание», если отпуск перенесен на следующий год). Если впоследствии дата начала отпуска не изменится, на основании этих документов составляют соответствующий приказ. Требовать от работника еще одно заявление перед началом отпуска необязательно.
Этот способ предпочтителен, когда дата начала отпуска переносится на несколько месяцев. Ведь издавать приказы о предоставлении отпуска за несколько месяцев не принято. Также данный способ выбирают, когда назвать новую дату отпуска работник затрудняется. Скажем, муж хочет взять дни отдыха во время декретного отпуска жены, но еще не известно, когда он начнется.
Во время отпуска работник болел, учился, выполнял гособязанности
Существуют ситуации, в которых наниматель обязан продлить или перенести работнику отпуск, так как этого требует законодательство, т.е. фактически независимо от желания работника. Рассмотрим наиболее распространенные из них.
1. Во время отпуска работник заболел (ст. 171 ТК). В этом случае отпуск продлевают на время болезни, только если оформлен больничный лист по нетрудоспособности самого работника. Если же работник ухаживал за заболевшим членом семьи, удлинять (переносить) время отдыха не надо.
2. На время ежегодного отпуска пришлись дни учебного отпуска, и это подтверждено справкой-вызовом. Предоставлять работнику не использованные из-за учебы дни ежегодного отпуска в другой период законодательство напрямую не обязывает. В то же время работник имеет право воспользоваться каждым из отпусков.
Образец приказа о переносе трудового отпуска по инициативе
работника в связи с обучением смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 23 журнала.
3. Во время отпуска работник исполнял государственные обязанности (например, был на военных сборах, работал в качестве члена избирательной комиссии, участвовал в судебном заседании в качестве присяжного заседателя). В этом случае отпуск должен быть продлен или перенесен, если работника освобождают от работы по законодательству на необходимое время (ст. 171 ТК). Основанием для изменения даты окончания отпуска являются повестки, вызовы и другие аналогичные документы.
Работник решил перенести часть отпуска на более позднее время в связи с болезнью, учебой или выполнением гособязанностей
В этом случае работник выходит на работу в утвержденный по графику день и пишет заявление с указанием даты, с которой хочет использовать часть отпуска. Больничный лист (справку-вызов, повестку в суд и т.п.) он прикладывает к этому заявлению. На основании этих документов составляется приказ о переносе части отпуска и внесении изменений в график отпусков (в произвольной форме) либо сразу приказ о предоставлении отпуска. Реквизиты приказа и дату начала отпуска можно отразить в графике отпусков. В графе «Примечание» можно также сделать пометку о том, что на другое время перенесены не все дни запланированного отпуска, а часть.
Работник решил продлить свой отпуск сразу после болезни, учебы, выполнения гособязанностей
Теперь рассмотрим ситуацию, когда работник решил использовать оставшиеся дни отпуска сразу после болезни, учебы, выполнения гособязанностей. Об этом он должен заранее сообщить руководству до того, как наступит первый день выхода на работу по ранее утвержденному графику. Появляться на рабочем месте в этот день необязательно: достаточно просто позвонить или известить о случившемся другим способом.
Допустим, по истечении отпуска работник вышел на работу. Возникает вопрос: а нужно ли требовать с него заявление о продлении отпуска и издавать соответствующий приказ? Из ст. 171 ТК следует вывод, что делать это необязательно. Достаточно, чтобы работник просто представил соответствующий документ – листок нетрудоспособности, справку-вызов, повестку в суд и т.п. К тому же законодательство требует оформлять специальным документом лишь перенос отпуска, а не его продление.
Однако отдельные представители контролирующих органов могут посчитать, что изменения в график отпусков нужно вносить в том же порядке, в котором был принят данный документ. Это означает, что они должны быть утверждены руководителем организации. Поэтому приказ о продлении отпуска безопаснее все-таки составлять.
Образец приказа о продлении трудового отпуска по инициативе
работника смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.
Информацию о продлении срока отпуска можно указать в графе «Примечание».
Руководитель перенес отпуск работника по своей инициативе
Наниматель имеет право перенести отпуск работника на другое время текущего года. При этом он должен учесть пожелания работника. В исключительных случаях (если отсутствие работника может негативно отразиться на работе компании) с его согласия возможен и перенос отпуска на следующий рабочий год (ст. 170 ТК).
Оформить согласие работника на перенос отпуска можно 2 способами.
1-й способ – в виде отдельного заявления от имени работника. На основании заявления составляют приказ о переносе отпуска. В нем нужно указать новую дату начала отпуска и причину его переноса.
2-й способ – сразу издать приказ о переносе отпуска, предусмотрев в нем графу, в которой работник распишется, подтвердив свое согласие. Этот способ более удобен в ситуации, когда есть уверенность, что работник, предварительно изъявив устное согласие, потом не откажется подписать приказ.
Реквизиты соответствующего приказа и новую дату начала отпуска нужно указать в графике отпусков.
Образец приказа о переносе части трудового отпуска по инициативе
нанимателя смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.
ЭТО ВАЖНО! Эти правила не распространяются на ситуации, когда речь идет о работниках до 18 лет и работниках, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. Переносить отпуска таких работников по инициативе руководства нельзя.
В течение года приняты или уволены работники
В течение года в организацию могут быть приняты новые работники или кто-то из работников увольняется. В этом случае в график отпусков нужно внести поправки, иначе он будет содержать неактуальную информацию.
Как именно можно оформлять изменения в график отпусков, в законодательстве не сказано. По нашему мнению, неувязку с присутствием в графике уволенного работника можно устранить просто: сделать пометку о дате его ухода из компании в графе «Примечание».
Теперь рассмотрим проблему с отсутствием в графике новых работников. На практике ее решают 3 способами.
1-й способ – делают дополнения к графику отпусков. Для этого можно использовать унифицированную форму, переименовав ее, например, в «График отпусков. Дополнение». Утверждать такой документ нужно по той же схеме, что и основной график, т.е. согласовывать с начальниками подразделений и профсоюзным органом (если таковой есть) и подписывать у руководителя кадровой службы и директора.
Заметим, что применять эту процедуру нужно только в отношении тех работников, которые приняты в Iполугодии. Ведь работники, принятые на работу позже, по общему правилу получают право на отпуск только через 6 месяцев. А значит, будут внесены в график отпусков уже на следующий год.
2-й способ – изменить график отпусков и утвердить его заново уже с учетом новых работников и тех, кто уволился. Плюс этого способа состоит в том, что в результате все работники и даты их отпусков будут находиться в одном списке. Однако назвать этот способ безопасным нельзя.
Представителям контролирующих органов может не понравиться, что на один и тот же год существует сразу несколько графиков отпусков. Ведь законодательство упоминает только об одном графике, утверждаемом раз в год (ст. 168 ТК).
3-й способ – предоставление отпуска осуществляется на основании заявления работника приказом руководителя без внесения каких-либо изменений в график отпусков. Данный способ имеет недостаток: как правило, он не учитывает производственные интересы соответствующего структурного подразделения.
Работника отозвали из отпуска
Право отозвать работника из отпуска предоставлено нанимателю ст. 174 ТК. Но реализовать его он может, только если сам работник согласен вернуться на работу. Если работник не желает прерывать свой отпуск, обязать его сделать это нельзя.
Оформить согласие на отзыв нужно в письменном виде. Самый простой вариант – предусмотреть в приказе графу «На отзыв из отпуска согласен», в которой работник должен расписаться с указанием даты.
Однако возможен и более формальный вариант. Он применяется, когда нет уверенности в том, что работник пойдет руководству навстречу. Тогда работнику предварительно направляют уведомление с просьбой прервать отпуск и выйти на работу. Если работник делает на нем отметку о своем согласии, на основании уведомления издают приказ об отзыве. Сведения об отзыве и переносе части отпуска на другое время отражают в графике отпусков.
Часть отпуска, которая осталась неиспользованной, по договоренности между работником и нанимателем либо предоставляется в течение текущего рабочего года, либо по желанию работника присоединяется к отпуску за следующий рабочий год, либо компенсируется в денежной форме, если иное не предусмотрено коллективным договором (ст. 174 ТК ).
Образец приказа об отзыве из трудового отпуска по инициативе
нанимателя смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.
ЭТО ВАЖНО!Данные правила не распространяются на ситуации, когда речь идет о работниках моложе 18 лет, беременных женщинах и работниках, занятых с вредными и (или) опасными условиями. Отзывать таких людей из отпуска нельзя, даже если они дали на это свое согласие.
