22 ноябрь 2011
Страница № 15

Завершение делопроизводственного года в кадровой службе: пересмотр номенклатуры дел организации

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота; Наталья Новик, специалист по кадрам
 
Номенклатура дел должна быть в каждой организации. Она включает в себя все документы, образующиеся в деятельности организации, и предназначена:

– для обеспечения порядка группировки исполненных документов в дела;
– систематизации и учета дел;
– индексации дел и определения сроков их хранения.

Справочно: номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный и утвержденный в установленном порядке.

Структура номенклатуры дел

Номенклатура дел разрабатывается на основании действующих нормативных правовых актов и методических документов Государственной архивной службы, в т.ч.:

– Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству РБ от 30.04.1997 № 5;
– Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4.

При разработке номенклатуры дел организации также используют типовые или ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения.

Текст номенклатуры дел составляется в табличной форме и состоит из 2 частей:

– основной части;
– итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел.

Совокупность граф таблицы, отражающих сведения об одном деле, составляет статью номенклатуры дел.

Номенклатура дел состоит из 5 граф.
 
 
Индекс дела
Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)
Кол-во дел (томов, частей)
Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню
Примечание
1
2
3
4
5
 
 
Графы 1, 2, 4 заполняют при составлении номенклатуры дел.

После окончания делопроизводственного года данные графы просматривают, при необходимости в заголовки дел вносят изменения и уточнения, после чего номенклатуру дел перепечатывают с внесенными поправками. Затем ее отдают на утверждение руководителю организации.

В графе 5 «Примечание» в течение делопроизводственного года делают отметки о заведении дел, указывают фамилии ответственных за это лиц, отметки о переходящих делах (например: «переходящие», «ведется в электронном виде»), о передаче дел в архив организации и т.п.

Графу 3 «Кол-во дел (томов, частей)» заполняют после окончания делопроизводственного года. В ней указывают количество дел (частей, томов), заведенных в организации в течение года под соответствующим заголовком (с учетом того, что в каждом томе должно быть сформировано не более 250 листов).

Пример 1

В организации заведено дело, в котором к июлю текущего делопроизводственного года уже сформировано 250 листов. В этом случае на обложке дела после его индекса (2-3) указываете номер тома (1) и проставляете дату окончания дела:

начато 03.01.2004
окончено 20.07.2004
 
На следующем томе этого дела проставляете тот же индекс (2-3) с указанием номера тома (2) и ставите его дату:

начато 21.07.2004
окончено 31.12.2004

Затем по окончании года в гр. 3 номенклатуры дел проставляете количество заведенных томов этого дела (2).

Если в организации было заведено 2 тома дела, а 3-й том не завершен (переходящее дело), в номенклатуру дел предстоящего года включаете все тома этого переходящего дела.

Оформление итоговой записи

Как уже отмечалось выше, одной из частей номенклатуры дел является итоговая запись.

По окончании делопроизводственного года в номенклатуре дел составляют итоговую запись о категориях и количестве заведенных дел: отдельно постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) срока хранения, а также переходящих дел и дел с отметкой «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия).

Заверяет итоговую запись руководитель службы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) (лицо, ответственное за делопроизводство).

Пример 2

Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в 200_ году в ______________________________
                                          (наименование организации)
 
 
По срокам хранения
Всего
В том числе
переходящих
с отметкой "ЭПК"
Постоянного
15
1
 
Временного (свыше 10 лет)
20
1
3
Временного (до 10 лет включительно)
50
 
 
ИТОГО
85
2
3
 

Наименование должности руководителя
службы ДОУ организации                                          Подпись                             Инициалы, фамилия
 
Итоговые сведения переданы в архив
 
Наименование должности
передавшего сведения                                              Подпись                             Инициалы, фамилия
 
Дата
 

Из приведенного примера итоговой записи номенклатуры дел следует, что 15 дел постоянного хранения в следующем делопроизводственном году будут оформляться в структурных подразделениях и по описям дел, подготовленным этими структурными подразделениями, передаваться в архив организации.

20 дел временного (свыше 10 лет) срока хранения будут оформляться, как и дела постоянного хранения, и по отдельной описи также подлежат передаче в архив. К этой категории дел относят дела по личному составу.

50 дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения включаются в акт об уничтожении за тот хронологический период времени, за который подготовлены описи дел постоянного и временного (до 10 лет включительно) срока хранения.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке следует сообщить ведомственному архиву. В итоговой записи номенклатуры дел после подписи руководителя службы ДОУ делается отметка о передаче итоговых сведений в архив организации с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи.
 
Печать
В закладки
AA
Наверх

You can highlight and get a piece of text that will get a unique link in your browser.