Довольно часто сотрудники используют на работе свое личное имущество (транспортное средство, компьютер, инструменты, приборы и пр.). Если такое использование длится долго и обусловлено производственной необходимостью, работник вправе потребовать компенсацию за их износ (амортизацию). Размер и порядок ее выплаты которой определяются по договоренности с нанимателем (ст. 106 ТК).
Документ: Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).
Ситуация
У недавно созданной организации еще нет достаточных средств, чтобы обеспечить компьютером нового работника, поэтому он принес свой личный компьютер (ноутбук) вместе с принтером и мышкой. И работника, и нанимателя это устраивает, поэтому использование компьютера в служебных целях предполагается в течение длительного срока.
Как правильно оформить такое использование?
Вариант 1. Договор безвозмездного пользования (ссуды)
Данный вариант подходит, если работник передает имущество в пользование организации безвозмездно, без желания получить компенсацию.
Следует составить договор безвозмездного пользования (ссуды) (ст. 643 ГК) и акт приема-передачи имущества.
Документ: Гражданский кодекс Республики Беларусь (далее – ГК).
В договоре рекомендуем указать следущее:
• имущество является бывшим в употреблении, поэтому ссудодатель (учредитель) не отвечает за недостатки вещи (п. 3 ст. 647 ГК);
• все расходы по содержанию и ремонту переданного имущества несет ссудополучатель (организация) (ст. 649 ГК);
• срок договора. Договор ссуды является срочным, это вытекает из его определения (ст. 643 ГК). Можно указать длительный срок, например 5 лет. Если работник продолжит пользоваться имуществом на работе и после истечения срока договора, то при отсутствии возражений сторон договор ссуды будет считаться возобновленным на тех же условиях.
Рекомендуем сделать оценку имущества. Поскольку такое имущество в большинстве случаев не бывает новым и его стоимость никакими документами не подтверждается, то оценка осуществляется по соглашению сторон (фактически – по той стоимости, которую определит работник). Отразите ее результаты в акте приема-передачи имущества.
Выплата вознаграждения ссудодателю (учредителю) не производится, поэтому возмещение затрат собственнику отсутствует.
Договор безвозмездного пользования (ссуды) не предполагает ни перехода права собственности на имущество от ссудодателя к ссудополучателю, ни уплаты вознаграждения, значит, такое имущество считается неиспользуемым в предпринимательской деятельности. Ссудополучатель учитывает переданное в безвозмездное пользование имущество в составе внеоборотных активов.
Вариант 2. Соглашение о выплате компенсации за использование личного имущества для нужд нанимателя
Этот вариант подходит для случаев, когда сотрудник предоставляет свое имущество в пользование не безвозмездно. В этом случае наниматель обязан платить ему компенсацию на основании ст. 106 ТК и возмещать расходы, сопряженные с использованием такого имущества.
Размер компенсации за использование имущества сотрудника в интересах работодателя законодательно не установлен и определяется письменным соглашением сторон.
Оформляют такое соглашение не гражданско-правовым договором, а способами, предусмотренными трудовым законодательством:
• соглашением об использовании личного имущества в интересах организации-нанимателя;
• включением соответствующего условия в трудовой контракт (либо составлением дополнительного соглашения к трудовому контракту).
В таком соглашении (условии трудового договора) обязательно укажите размер компенсации.
ЭТО ВАЖНО! Получение компенсации – это право работника, он может и отказаться от ее получения. Если работник будет пользоваться имуществом без получения компенсации, соглашение (условие трудового договора) все равно нужно составлять: в нем следует указать на отсутствие компенсационных выплат.
При таком варианте использования имущества все расходы по его содержанию и ремонту несет собственник имущества (в нашем случае – работник). При выплате компенсации работник обязан исчислять и уплачивать подоходный налог (подп. 1.3 п. 1 ст. 163 НК).
Документ: Налоговый кодекс Республики Беларусь (далее – НК).
Для организации этот вариант использования имущества не повлечет дополнительных расходов, так как обязательные страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах не начисляются (п. 3 Перечня).
Документ: Перечень выплат, на которые не начисляются взносы по государственному социальному страхованию, в том числе по профессиональному пенсионному страхованию, в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах».
Вариант 3. Договор аренды
Этот вариант применяется, когда работник передает имущество в пользование организации за определенную сумму, выплачиваемую регулярно.
Необходимо составить договор аренды и акт приема-передачи имущества.
В договоре следует указать:
• полный перечень и характеристику объектов, передаваемых в аренду (не компьютер, а системный блок, клавиатура, монитор и т.д.), иначе возникает риск признания договора незаключенным (ст. 578 ГК);
• тот факт, что арендодатель (учредитель) не отвечает за недостатки вещи (п. 2 ст. 583 ГК), поскольку имущество является бывшим в употреблении;
• кто несет расходы по содержанию и ремонту переданного в аренду имущества. По общему правилу их несет арендатор (организация) (ст. 649 ГК);
• стоимость имущества (она нужна для бухгалтерского учета);
• срок аренды (ст. 581 ГК).
Арендная плата, выплачиваемая арендодателю (учредителю), облагается подоходным налогом (подп. 1.4 п. 1 ст. 154 НК), но не является объектом обложения взносами в ФСЗН и Белгосстрах, так как договор аренды – это не договор на выполнение работ, оказание услуг и создание объектов интеллектуальной собственности.
Вариант 4. Пользование имуществом без надлежащего оформления
Это самый распространенный способ пользования имуществом учредителя на практике. Если дело не касается передачи «серьезного» имущества типа транспортного средства, то обычно происходит так: кто-то из дома приносит ненужную технику (мебель, оборудование), которым работники организации пользуются, пока это имущество не придет в полную негодность. В таком случае переданное работником организации имущество вообще никак не оформляется и не учитывается.
Это может создать для организации риски:
– такое имущество официально нельзя ремонтировать или обслуживать (например, оплачивать через счет организации замену картриджа);
– при проведении инвентаризации по требованию налогового органа (подп. 1.10 п. 1 ст. 81 НК) неучтенное имущество может быть выявлено, и организации придется показывать его как доход (в размере рыночной стоимости либо самого имущества, либо его аренды).
Маргарита Полевая, юрист
