В ТК должностная инструкция определена как один из локальных актов нанимателя, определяющий трудовой распорядок для работников (п. 3 части первой ст. 194 ТК). Вместе с тем обязательное ее наличие в организации законодательство не предусматривает – перечисление должностных обязанностей допустимо производить как в трудовом договоре (контракте), так и в прилагаемой к нему должностной инструкции (подп. 3.1 п. 3 постановления № 1180).
Указанное обстоятельство нередко порождает мнение о том, что вполне можно обойтись без должностной инструкции.
В данной статье проанализированы некоторые вопросы, связанные с разработкой и применением должностной инструкции, а также рассказано, в каких случаях наличие указанного документа будет бесспорным преимуществом для нанимателя.
Для чего нужна должностная инструкция?
Под должностными инструкциями следует понимать локальные нормативные правовые акты, регламентирующие правовое положение служащих в организации и определяющие задачи, функции, права, обязанности и ответственность по занимаемым ими должностям (п. 1 Общих положений ЕКСД).
Таким образом, должностная инструкция – это документ, в котором можно подробно определить квалификационные требования к кандидатам на ту или иную должность, функциональные обязанности работника, его права, обязанности, пределы ответственности. Безусловно, все перечисленные условия можно включить и в трудовой договор с работником, но это сделает его чрезмерно объемным и неудобным для восприятия, а также усложнит процедуру внесения любых, даже самых незначительных изменений в функционал работника.
Наличие должностной инструкции, в первую очередь, позволяет правильно оценить уровень исполнения работником порученной им работы, а в случае ненадлежащего отношения к трудовым обязанностям – иметь все основания для принятия к нерадивому сотруднику мер взыскания вплоть до увольнения. В данном случае должностная инструкция является своего рода перечнем критериев, с помощью которых возможно сделать обоснованный вывод о добросовестности выполнения вмененной трудовой функции.
Ситуация 1
Работа специалиста по продаже предполагает представление отчета о проделанной работе начальнику отдела. Относительно формы представления такого отчета мнения работника и его непосредственного руководителя разошлись: специалист считает достаточным представление требуемой информации в устной форме, для начальника предпочтительным является подробный письменный отчет.
В рассматриваемой ситуации наличие должностной инструкции, содержащей четкие требования относительно формы, сроков, периодичности представления указанного отчета, перечня сведений, которые он в обязательном порядке должен содержать, позволило бы считать невыполнение требований относительно письменной формы его представления нарушением трудовой дисциплины, влекущим возможность привлечения работника к дисциплинарной ответственности.
Наличие должностной инструкции, содержащей определенные требования в части образования и стажа работы к претендентам на указанную в ней должность, поможет осуществить обоснованный отказ в приеме на работу, если уровень квалификации кандидата не будет отвечать заявленным требованиям.
Обоснованный отказ – это отказ, связанный с отсутствием у кандидата на ту или иную должность необходимого уровня образования, стажа работы. В ситуации, если указанные требования подробно определены должностной инструкцией, обоснованно отказать в приеме на работу претенденту, им не соответствующему, не составит труда.
Справочно:
обратиться в суд с оспариванием отказа нанимателя в заключении трудового договора вправе не только граждане, перечисленные в ст. 16 ТК, но и другие лица, которые считают отказ в приеме на работу необоснованным (п. 4 постановления Пленума Верховного Суда Республики Беларусь от 29.03.2001 № 2 «О некоторых вопросах применения судами законодательства о труде»).
Ситуация 2
Будет ли отказ в назначении на должность ведущего экономиста беременной женщине, не имеющей высшего экономического образования и требуемого стажа работы по специальности, необоснованным?
ЭТО ВАЖНО! Нет, поскольку он обусловлен не беременностью претендентки, а исключительно отсутствием у нее необходимой квалификации.
С учетом положений п. 12 Общих положений ЕКДС в отдельных случаях наниматель в порядке исключения вправе принять на работу лицо, образование и (или) стаж работы которого не соответствует требованиям, предусмотренным квалификационными характеристиками соответствующей должности.
При этом учитываются:
– уровень и профиль (направление) образования работника;
– его специальность и квалификация;
– специальные знания и деловые качества;
– опыт работы по соответствующему направлению деятельности;
– инициативное и творческое отношение к работе;
– другие факторы.
Наличие должностной инструкции в определенных случаях может оказаться выгодным и для работника. Если круг его должностных обязанностей четко определен, при поручении дополнительной работы сотрудник вправе рассчитывать на повышение оплаты своего труда, а если наниматель решил расширить трудовую функцию работника без дополнительного вознаграждения – отказаться от выполнения нового объема работы, что влечет увольнение по п. 2 части второй ст. 35 ТК с выплатой выходного пособия.
Ситуация 3
Вменение юрисконсульту дополнительных обязанностей специалиста по кадрам может быть осуществлено:
– путем поручения дополнительной работы и установления доплаты за совмещение должности специалиста по кадрам в порядке, определенном ст. 67 ТК (такой вариант может быть применен на период временного отсутствия основного работника либо период, необходимый для поиска специалиста на имеющуюся вакантную должность);
– путем изменения его трудовой функции (т.е. дополнением его должностной инструкции обязанностями, предусмотренными по должности специалиста по кадрам) без какой-либо дополнительной оплаты. В такой ситуации дополнительная работа может быть поручена сотруднику только с соблюдением процедуры изменения существенных условий труда (к указанному варианту наниматель может прибегнуть при сокращении должности специалиста по кадрам из штатного расписания организации).
Помимо перечисленных случаев, преимущества наличия должностной инструкции очевидны, если требуется:
– беспристрастно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
– оперативно ввести нового сотрудника в курс дела, ознакомив с подробным перечнем обязанностей по должности, на которую он назначен;
– устранить дублирование трудовых обязанностей несколькими сотрудниками при выполнении работы, разграничить сферы их ответственности;
– установить подчиненность сотрудников, порядок их взаимодействия во время работы;
– определить порядок замещения работника в период его отсутствия (во время временной нетрудоспособности, пребывания в отпуске или командировке);
– дать объективную оценку уровню деятельности работника при решении вопроса о соответствии его занимаемой должности, присвоении квалификационной категории, зачислении в кадровый резерв.
Кто и как разрабатывает должностные инструкции?
Должностную инструкцию разрабатывает и утверждает наниматель самостоятельно (часть вторая п. 10 Общих положений ЕКСД).
Процесс составления и изменения должностной инструкции наниматель вправе подробно регламентировать на локальном уровне (например, в Положении по составлению и оформлению должностных (рабочих) инструкций).
Должностные инструкции обычно разрабатывает сотрудник кадровой службы совместно с руководителем соответствующего структурного подразделения. Указанный вариант позволяет не только оформить документ с учетом требований законодательства, но и учесть все нюансы работы, подлежащие обязательному отражению в должностной инструкции сотрудника.
Как правило, должностная инструкция составляется в одном экземпляре, который остается у нанимателя. При необходимости копия указанного документа может быть представлена руководителю подразделения, где трудится работник, а также самому работнику.
Должностная инструкция подписывается лицами, участвовавшими в ее разработке, и утверждается руководителем организации. Помимо этого, она подлежит дополнительному согласованию с юридической службой организации, а также должностными лицами и структурными подразделениями, взаимодействующими со специалистом, для которого указанная инструкция предназначена.
Утвердить должностную инструкцию возможно двумя способами: изданием распорядительного документа или должностным лицом. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу (часть вторая п. 52 Инструкции по делопроизводству).
Справочно:
при смене руководителя, утвердившего должностную инструкцию либо издавшего распорядительный документ об ее утверждении, утверждать заново должностные инструкции работников не требуется.
Как разрабатывать ли должностную инструкцию на руководителя организации?
Достаточно распространен вопрос о необходимости разработки должностной инструкции на руководителя организации, а также руководителей представительств и филиалов. На указанных лиц должностные инструкции, как правило, не разрабатываются: права, обязанности, полномочия и ответственность руководителя организации определяются в соответствующих учредительных документах, а руководителей структурных (обособленных) подразделений – в положениях об этих подразделениях (п. 10 Общих положений ЕКСД).
Как оформить должностные инструкции, если должность одна, а функции разные?
Ситуация 4
В бухгалтерской службе организации имеется несколько бухгалтеров, ведущих разные участки бухгалтерского учета (заработная плата, налоги, учет материалов и др.).
Как решить вопрос с должностными инструкциями в данном случае?
Работникам, занимающим одинаковые должности, выполняющим работу, примерно одинаковую по сложности и объему, но разную по направленности, наниматель может разработать и утвердить несколько должностных инструкций, отличных по перечню трудовых функций. При использовании указанного варианта каждой из таких инструкций целесообразно присвоить отдельный учетный номер, а в трудовом договоре с каждым из работников включить пункт о трудовой функции со ссылкой на реквизиты соответствующей должностной инструкции, определяющей перечень именно его обязанностей.
Что предусмотреть в должностной инструкции?
Форма должностной инструкции предусмотрена УСОРД.
Структура текста указанного документа должна содержать следующие разделы:
– «Общие положения» – в нем определяются основные задачи, выполнение которых возлагается на работника, требования к его квалификации, непосредственная подчиненность, порядок замещения, а также приводятся нормативные правовые акты, которыми он должен руководствоваться в работе;
– «Должностные обязанности» – в этом разделе определяется перечень действий, обеспечивающих качественное выполнение возложенных на работника функций;
– «Права» – в данном разделе отражаются те права, которыми наделяется работник для выполнения своих обязанностей;
– «Взаимоотношения (связи по должности)» – в указанном разделе описывается взаимосвязь работника с иными работниками организации;
– «Оценка работы и ответственность» – в указанном разделе должны быть определены самые важные функции, за невыполнение которых работник может быть привлечен к дисциплинарной, материальной и иной ответственности.
Сколько хранить должностную инструкцию?
Должностные инструкции работников подлежат хранению в организации в течение 50 лет после замены новыми. Типовые должностные инструкции работников хранятся постоянно по месту утверждения (п. 30 Перечня).
Как оформить должностную инструкцию?
Должностная инструкция может оформляться двумя способами:
– в виде отдельного документа;
– в качестве приложения к трудовому договору.
В первом случае она является локальным нормативным правовым актом, распространяющим свое действие на всех работников, принятых на соответствующую должность.
С содержанием указанного документа наниматель обязан ознакомить работника под роспись при приеме на работу.
Ознакомление может быть организовано путем учинения личной подписи работника на должностной инструкции либо соответствующем листе для ознакомления. Кроме того, наниматель может завести отдельный журнал, предназначенный для учета ознакомления сотрудников с локальными актами.
Если должностная инструкция оформляется в качестве приложения к трудовому договору, она представляет собой его неотъемлемую часть и, следовательно, должна приниматься по обоюдному согласию работника и нанимателя и подписываться ими.
При этом наниматель не правомочен в одностороннем порядке изменить содержание должностной инструкции, установив в ней какие-либо дополнительные условия.
С учетом изложенного должностную инструкцию предпочтительнее утвердить в качестве отдельного документа.
Как внести изменения в должностную инструкцию?
Внесение в должностные инструкции изменений и дополнений оформляется соответствующим приказом руководителя организации, который доводится до сведения работника под роспись.
При этом, если указанные нововведения предполагают изменение трудовой функции работника, наниматель должен соблюсти процедуру изменения существенных условий труда (ст. 32 ТК, подп. 3.2 п. 3 Декрета № 5).
ЭТО ВАЖНО! Не влечет изменения трудовой функции и, следовательно, не считается изменением существенных условий труда:
– изменение наименования должности в связи с изменением законодательства (например, «специалист по таможенному оформлению» на «специалист по таможенному декларированию»);
– изменение наименования организации или структурного подразделения;
– изменение подчиненности работника.
Изменение организационной структуры организации можно рассматривать как изменение существенных условий труда в случае, если оно ведет к перераспределению функций между подразделениями и работниками.
Если трудовая функция работника не меняется, изменить обязанности работника возможно без учета его мнения (за исключением случая, когда должностная инструкция является приложением к трудовому договору). В данной ситуации нанимателю достаточно утвердить должностную инструкцию в новой редакции и ознакомить с ней работника под роспись.
Если условия труда, подлежащие изменению, определены в должностной инструкции, являющейся приложением к трудовому договору, их изменение осуществляется путем подписания дополнительного соглашения к нему.
Как оформить расширение трудовой функции?
Ситуация 5
В связи с сокращением должности бухгалтера, осуществлявшего учет основных средств, выполнение указанной работы решено поручить бухгалтеру, ведущему учет материалов.
Как правильно произвести такое изменение трудовой функции?
В изложенной ситуации необходимо исходить из того, каким образом определены обязанности работников бухгалтерской службы в должностных инструкциях. Так, если у нанимателя разработаны и действуют отдельные должностные инструкции по соответствующим направлениям бухгалтерского учета, поручение работы по другому участку, не оговоренному в инструкции, будет являться изменением существенных условий труда.
В случае если работа всех работников-бухгалтеров регулируется одной общей должностной инструкцией, поручение сотруднице выполнения работы по другому участку бухгалтерского учета возможно осуществить без предварительного получения ее согласия.
Что делать, если сотрудник отказывается от ознакомления с измененной должностной инструкцией?
На практике наниматели нередко сталкиваются с ситуацией, когда работник не соглашается что-то менять в своем функционале и отказывается от ознакомления с новой редакцией должностной инструкции, дополненной рядом обязанностей, не влекущих при этом изменения его трудовой функции.
Ситуация 6
Табель учета рабочего времени сотрудников организации изначально вел специалист по кадрам. После сокращения указанной должности из штатного расписания ряд функций по этой должности был передан юрисконсульту, а обязанность по ведению табеля по решению нанимателя была дополнительно включена в должностную инструкцию бухгалтера. Однако сотрудница отказалась от подписания новой редакции инструкции, мотивируя свое решение большой загруженностью и неготовностью выполнять дополнительно вмененную обязанность.
При возникновении подобных ситуаций отказ от подписания новой редакции документа в обязательном порядке следует оформлять актом с указанием присутствующих при этом свидетелей. Если в дальнейшем работник будет уклоняться от исполнения дополнительных обязанностей, у нанимателя будут все основания привлечь его к дисциплинарной ответственности.
Светлана Семенихина, юрист
Документы:
Примерная форма контракта нанимателя с работником, утвержденная постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 02.08.1999 № 1180 (далее – постановление № 1180).
Общие положения Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (далее – Общие положения ЕКСД).
Инструкция по делопроизводству, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).
Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утвержденная приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25 (далее – УСОРД).
Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень).
Декрет Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций» (далее – Декрет № 5).
