Главное в статье:
Документ может утверждаться двумя способами, которые имеют одинаковую юридическую силу. Поэтому в процессе работы может возникнуть вопрос: какому способу и в каком случае следует отдавать предпочтение?
Утверждение документа является дополнительным подтверждением его юридической силы, одним из этапов подготовки документа и одним из способов удостоверения после его подписания (пп. 16, 18, 52 Инструкции по делопроизводству).
Утверждению подлежат многие документы в организации. Так, в обязательном порядке утверждаются уставы, положения, инструкции, номенклатуры дел, штатные расписания, описи дел, акты, предписывающие выполнение определенных действий, и др.
Право утверждения документов следует закреплять в положениях и уставах организаций, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и иных локальных правовых актах (ЛПА) организации (п. 15 Инструкции по делопроизводству).
Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в соответствии с законодательством и закрепляется в табеле унифицированных форм документов организации. Помимо этого, перечень документов организации, подлежащих утверждению, и правила их утверждения следует отразить в инструкции по делопроизводству организации.
При условии, что программные средства, используемые в организации, позволяют однозначно идентифицировать лицо, утвердившее документ, инструкцией по делопроизводству организации (и (или) иными ЛПА организации) могут быть установлены правила утверждения внутренних документов в электронном виде (за исключением ЛПА) без использования ЭЦП, если законодательством не установлено иное (п. 222 Инструкции по делопроизводству).
Утверждение должностным лицом
При утверждении документа посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи гриф утверждения состоит:
- из слова «УТВЕРЖДАЮ»;
- наименования должности лица, включая видовое (институт, комитет и т.п.) или сокращенное наименование организации;
- его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.
Если документ составлен не на бланке, в наименование должности лица, утвердившего документ, включается полное наименование организации (части четвертая, пятая п. 52 Инструкции по делопроизводству).
ЭТО ВАЖНО!
Дата (день месяца) утверждения в данном случае должна проставляться должностным лицом, утвердившим документ. Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор предприятия
Шабасов К.Н.Шабасов
23.06.2019
Справочно:
правила оформления грифа утверждения содержатся в п. 52 Инструкции по делопроизводству и подп. 7.17 п. 7 СТБ 6.38-2016.
Утверждение приказом (протоколом)
Распорядительный акт издается, как правило, в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний и разъяснений, иных действий, связанных с его применением (часть седьмая п. 52 Инструкции по делопроизводству).
При утверждении документа посредством издания распорядительного документа или составления протокола гриф утверждения состоит (часть восьмая п. 52 Инструкции по делопроизводству):
- из слова «УТВЕРЖДЕНО»;
- названия вида документа в именительном падеже, его даты и регистрационного индекса.
ЭТО ВАЖНО!
Все составляющие грифа в данном случае допускается оформлять при помощи технических средств.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказ директора
25.06.2008 № 32
Использование бланков документов с продольным расположением реквизитов для оформления документов, подлежащих утверждению, не допускается (часть 11 п. 52 Инструкции по делопроизводству).
Справочно:
при продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей (часть третья п. 27 Инструкции по делопроизводству).
Издание такого распорядительного документа (составление протокола) вызвано, как уже указывалось выше, необходимостью отметить дополнительные предписания и разъяснения, иные действия, связанные с применением утверждаемого документа, которые нецелесообразно и (или) недопустимо указывать в самом утверждаемом документе.
Справочно:
указание – правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения правовых актов (часть первая п. 95 Инструкции по делопроизводству).
Иными словами, если, например, при введении инструкций, правил и т.п. необходимо установить дату вступления их в силу, назначить работников для исполнения поручений по обеспечению введения данных документов (подготовить соответствующие приказы, обеспечить изучение данных документов и т.п.), то следует подготовить соответствующий приказ (или иной распорядительный документ), в котором отразить все необходимые условия введения утверждаемого документа или отразить данные моменты в разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» протокола.
Приведем образец такого приказа.
Образец приказа об утверждении и введении в действие ПВТР (фрагмент)
ЭТО ВАЖНО!
Указание в качестве утверждающего документа использовать не допускается.
Документы:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция по делопроизводству).
СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный и введенный в действие постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 (СТБ 6.38-2016).
