Какие сроки хранения кадровых документов изменились

С 22 марта вступили в силу изменения, внесенные постановлением Минюста Республики Беларусь от 06.03.2018 № 56

в перечень, устанавливающий сроки хранения документов. Какие изменения коснулись документов по учету кадров, рассказываем в статье.

Как изменились сроки хранения документов

Наиболее значимые изменения и дополнения, внесенные в Перечень, затронули сроки хранения документов временного хранения, подлежащих проверке налоговыми органами.

Графа 5 «Пояснение» пунктов Перечня, согласно которым устанавливаются сроки хранения таких документов, дополнена предложением следующего содержания: «Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет».

Таким образом, для большинства документов временного хранения, подлежащих проверке налоговыми органами, Перечнем теперь установлены следующие сроки хранения:

– 1 год после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет (например, справки на оплату отпусков в связи с обучением) (п. 197);

– 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет, например:

переписка по административно-хозяйственным вопросам (п. 34);

документы по начислению заработной платы работникам (табели учета рабочего времени, расчеты, справки и др.) (п. 184);

документы о премировании работников (докладные записки, расчеты, списки и др.) (п. 188);

документы о выплате пособий, пенсий, об оплате листков нетрудоспособности по государственному социальному страхованию (заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения и др.) (п. 194);

листки нетрудоспособности (п. 198);

журналы учета рабочего времени (п. 467);

табели использования рабочего времени (п. 468);

– 5 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет.

Исчисление сроков хранения документов, подлежащих проверке налоговыми органами, начинается с 1 января года, следующего за годом проведения проверки.

Документ: Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень).

У каких документов сроки хранения сократились?

Сроки хранения ряда документов были уменьшены. Это касается, например, приказов по административно-хозяйственным вопросам, переписки о составлении и представлении статистической отчетности и др. Изменения представлены в табл. 1.

Таблица 1

Сроки хранения некоторых документов увеличены

Кадровым службам учреждений, обеспечивающих дополнительное образование взрослых, следует обратить внимание на увеличение срока хранения личных дел слушателей. Такие дела теперь должны храниться не 5, а 75 лет (п. 932 Перечня). Данное изменение внесено в Перечень по предложению Минобразования Республики Беларусь.

Изменения в порядке хранения личных дел и деклараций о доходах

Обратите внимание на изменение сроков хранения деклараций о доходах и имуществе (п. 638 Перечня) (см. табл. 2).

Таблица 2

Перечень дополнен новыми пунктами

В Перечень включены дополнительные виды и названия документов, изменены названия некоторых документов. Так, например, название гл. 21 изложено в новой редакции: «Глава 21. Трудоустройство. Использование трудовых ресурсов. Альтернативная служба». В нее включены 3 новых пункта, устанавливающих сроки хранения документов, связанных с прохождением гражданами альтернативной службы:

На основании Закона о борьбе с коррупцией и Положения № 45 в Перечень включены новые п. 663¹ и 663² следующего содержания:

Документ: Закон Республики Беларусь от 15.07.2015 № 305-З «О борьбе с коррупцией» (далее – Закон о борьбе с коррупцией).

Документ: Положение о порядке сдачи, учета, хранения, оценки и реализации имущества, в том числе подарков, полученного государственным должностным или приравненным к нему лицом с нарушением порядка, установленного законодательными актами, в связи с исполнением им своих служебных (трудовых) обязанностей, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22.01.2016 № 45 (далее – Положение № 45).

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела