Оформляя многочисленные приказы по личному составу, специалисту по кадрам необходимо помнить, что не всем приказам о предоставлении отпусков и направлении в командировку присваивается литера «л». Подробнее об этом читайте в материале.
Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой:
«к» – для документов 75-летнего срока хранения;
«л» – для документов 3-летнего срока хранения (абз. 2 подп. 142.4 п. 142 Инструкции по делопроизводству). Следовательно, чтобы определить, какую литеру добавлять к регистрационному номеру приказа, необходимо установить срок хранения этого приказа.
Сроки хранения приказов определяются в соответствии с п. 21 перечня № 140 и п. 19 перечня № 52.
Согласно обоим перечням установлены сроки хранения:
75 лет – для приказов о длительных (более месяца) командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, а также для приказов о предоставлении социальных отпусков;
3 года (после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства) – для приказов о командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, а также для приказов о предоставлении трудовых отпусков.
Следовательно, при регистрации приказов о предоставлении социальных отпусков и длительных командировках им присваивается литера «к». При регистрации приказов о предоставлении трудовых отпусков, недлительных (до месяца включительно) командировках им присваивается литера «л».
Документ: Инструкция по делопроизводству в государственных органах иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).
Документ: перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее – перечень № 140).
Документ: перечень документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства образования Республики Беларусь, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-властные полномочия в сфере образования и по делам молодежи, государственных организаций, подчиненных Министерству образования Республики Беларусь, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Минобразования Республики Беларусь от 24.05.2012 № 52 (далее – перечень № 52).
В табличном виде это можно представить следующим образом:
ЭТО ВАЖНО! Нормативные правовые акты не содержат каких-либо оговорок относительно сроков хранения отдельных разновидностей приказов о предоставлении социальных отпусков. Следовательно, все приказы о предоставлении социальных отпусков (по уходу за ребенком до 3 лет, без сохранения заработной платы по семейно-бытовым и иным уважительным причинам и др.) должны храниться 75 лет, а при регистрации им должна присваиваться литера «к».
Трудовой и социальный отпуска, длительная и недлительная командировка в одном приказе
Распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства Республики Беларусь установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно.
Так как приказы о предоставлении трудовых и социальных отпусков, равно как о направлении в длительные и недлительные командировки, имеют разные сроки хранения (см. таблицу), то и оформляться должны разными приказами.
Справочно: приказ является одним из видов распорядительных документов. Приказы о пре- доставлении отпусков относятся к категории приказов по личному составу (часть четвертая п. 172 Инструкции по делопроизводству).
При этом допускается в один приказ включать неограниченное количество работников, которым предоставляется соответствующий отпуск (которые направляются в командировку). Например, одним приказом может быть предоставлен трудовой отпуск десяти работникам.
Если одному работнику предоставляется и трудовой, и социальный отпуск (направляется в длительную или недлительную командировку), то необходимо издавать 2 отдельных приказа, даже если они издаются в один день. Эти приказы затем будут подшиты в отдельные дела в соответствии с установленными для них сроками хранения.
Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела
