Личные дела работников должны вести организации всех форм собственности. Причем эта работа ложится на плечи кадровиков автоматически при наличии в организации кадровой службы. К нам редакцию поступило много вопросов о правилах ведения личных дел работников. Ответы на вопросы по этой «горячей» теме дал Андрей Евгеньевич Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела.
Следует ли включать в личное дело выписки (копии) приказов о продлении контрактов, заключении нового контракта, переводе на контрактную форму найма, приказов об увеличении объема выполняемых работ?
Состав документов, подлежащих включению в личное дело работника, определяется в соответствии с Инструкцией № 2.
Документ: Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция № 2).
На этапе формирования личного дела в него включается копия (выписка) приказа (распоряжения, постановления, решения) о приеме на работу (назначении на должность) (п. 6 Инструкции № 2).
В процессе ведения личного дела в него включаются копии (выписки) приказов, иных распорядительных документов, определенные абз. 5 части первой п. 8 Инструкции № 2: о переводе на другую работу, об увольнении, о награждении, об изменении фамилии, о присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий.
Указанный в Инструкции № 2 перечень приказов, копии которых подлежат включению в состав личного дела, не является исчерпывающим, так как содержит слова «и т.п.» («и тому подобное»). Следовательно, кадровой службе организации (специалисту по кадрам) необходимо самостоятельно определить перечень иных разновидностей приказов по личному составу, копии которых включаются в состав личного дела.
При этом необходимо учитывать, что для приказов, копии которых подлежат включению в личное дело работника, установлен срок хранения 75 лет, что аналогично сроку хранения самого личного дела (подп. 21.3 п. 21 Перечня).
Документ: Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень).
Справочно: для личных дел руководителей организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, руководителей негосударственных организаций, а также личных дел работников, которые награждены государственными наградами, которым присуждены государственные премии, ученые степени и (или) присвоены ученые звания, работающих в таких организациях, установлен срок хранения «постоянно» (п. 638 Перечня).
На этом основании можно сделать вывод, что включению в личное дело работника подлежат копии только тех приказов по личному составу, для которых установлен срок хранения 75 лет.
Вместе с тем подп. 21.3 п. 21 Перечня устанавливает 75-летний срок хранения также для приказов о поощрении, премировании, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, временном заместительстве, повышении тарифных окладов, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, предоставлении социальных отпусков.
Целесообразность включения копий всех указанных документов в состав личных дел не очевидна. Не вдаваясь в детальный анализ этого вопроса, отметим лишь, что, по нашему мнению, в состав личного дела (кроме указанных в абз. 5 части первой п. 8 Инструкции № 2) целесообразно включать копии (выписки) следующих приказов (иных распорядительных документов):
– о временном заместительстве;
– продлении трудовых договоров (контрактов);
– заключении новых трудовых договоров (контрактов);
– переводе на контрактную форму найма;
– поощрении;
– направлении на работу за границу;
– изменении фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется).
В любом случае до конкретизации соответствующей нормы в Инструкции № 2 окончательное решение по данному вопросу должны принимать организация и ее кадровая служба самостоятельно. Принятое решение целесообразно закрепить в локальном нормативном правовом акте.
Аттестационный лист хранится у председателя аттестационной комиссии, в личное дело подшивается только выписка из приказа о присвоении категории учителю.
Верно ли это? Следует ли включать в личное дело аттестационный лист?
Порядок проведения аттестации работников (руководителей и специалистов) организаций независимо от форм собственности определяется Типовым положением.
Республиканские органы государственного управления и иные государственные организации, подчиненные Правительству Республики Беларусь, на основании Типового положения могут разрабатывать отраслевые положения об аттестации работников, в которых конкретизируются сроки, критерии и методы оценки их профессионально-деловых и личностных качеств с учетом специфики и профиля трудовой деятельности, а также при необходимости доводить до подчиненных организаций примерный перечень вопросов к аттестации, отражающий квалификационные требования к уровню знаний работников различных профессиональных групп (внешнеэкономические службы, маркетинговые службы, финансово-экономические службы, юридические службы и др.) (п. 8 Типового положения).
Документ: Типовое положение об аттестации руководителей и специалистов организаций, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.05.2010 № 784 (далее – Типовое положение).
На каждого работника, подлежащего аттестации, готовится и подписывается характеристика, с которой этот работник должен быть ознакомлен (п. 12 Типового положения). Характеристика на работника, подлежащего аттестации, вместе с должностной инструкцией представляется в аттестационную комиссию не позднее чем за 10 дней до начала аттестации.
Справочно: характеристика должна содержать объективную оценку практической деятельности работника, его профессионально-деловых и личностных качеств. В целях повышения эффективности практической деятельности работника, его профессионального уровня, стимулирования карьерного роста характеристика может содержать рекомендации.
По результатам аттестации работника оформляется аттестационный лист. Его форма установлена в приложении к Типовому положению (п. 21 Типового положения).
Решение аттестационной комиссии в 5-дневный срок после окончания аттестации передается руководителю организации (руководителю вышестоящего государственного органа (организации)) для принятия окончательного решения в отношении работника, проходившего аттестацию. Решение оформляется соответствующим приказом (распоряжением).
Аттестационный лист и характеристика работника хранятся в его личном деле (п. 25 Типового положения). На этом основании абз. 2 части первой п. 8 Инструкции № 2 установлено, что в состав личного дела работника включаются характеристики и аттестационные листы.
Следует ли включать в личное дело свидетельство о направлении на работу молодого специалиста или справку о самостоятельном трудоустройстве, выдаваемые управлением образования?
В состав личного дела на этапе его формирования включаются документы, связанные с направлением на работу, в т.ч. выпускников учреждений образования (молодых специалистов) (абз. 11 п. 7 Инструкции № 2).
На этом основании можно сделать вывод, что, несмотря на некоторую юридическую неточность содержащихся в Инструкции № 2 формулировок, свидетельства о направлении на работу выпускников учреждений образования подлежат включению в состав заводимых на них личных дел.
Документ: Положение о порядке распределения, перераспределения, направления на работу, последующего направления на работу выпускников, получивших послевузовское, высшее, среднее специальное или профессионально-техническое образование, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22.06.2011 № 821 (далее – Положение № 821).
Справочно: свидетельство о направлении на работу и справка о самостоятельном трудоустройстве являются бланками документов с определенной степенью защиты (п. 6 Положения № 821).
В случаях, предусмотренных п. 2 ст. 87 КоО, государственное учреждение образования, государственная организация, реализующие образовательные программы послевузовского образования, государственный орган не предоставляют выпускнику место работы при распределении, перераспределении, направлении на работу и последующем направлении на работу и выпускнику предоставляется право на самостоятельное трудоустройство, которое подтверждается справкой о самостоятельном трудоустройстве (п. 1 ст. 87 КоО).
Молодой специалист, молодой рабочий (служащий) при получении справки о самостоятельном трудоустройстве утрачивает статус молодого специалиста, молодого рабочего (служащего).
Документ: Кодекс Республики Беларусь об образовании (далее – КоО).
Инструкция № 2, иные нормативные правовые акты не содержат нормативных предписаний о включении или невключении в состав личного дела справки о самостоятельном трудоустройстве выпускника учреждения образования. Следовательно, организация (ее кадровая служба) самостоятельно определяет необходимость включения таких справок в состав личного дела. По нашему мнению, справки о самостоятельном трудоустройстве выпускников учреждения образования целесообразно включать в состав личных дел.
В журнале учета личных дел даты в графах «Дата постановки на учет» и «Дата снятия с учета» должны соответствовать датам приказов о приеме и увольнении?
Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел, форма которого установлена в приложении 5 к Инструкции № 2 (пп. 19 и 20 Инструкции № 2). При регистрации личного дела в журнале (книге) заполняются следующие графы:
– номер личного дела;
– фамилия, имя, отчество работника;
– дата постановки дела на учет;
– отметка о снятии дела с учета.
Номером личного дела является его порядковый регистрационный номер, присвоенный ему при постановке на учет, то есть при регистрации в журнале (книге).
Датой постановки личного дела на учет является дата регистрации личного дела в журнале (книге) учета личных дел. Регистрация личного дела должна осуществляться в день включения в него копии приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность), т.е. по завершении этапа формирования личного дела.
Пример
Приказ о приеме на работу был подписан 29 января 2018 г. Копия этого приказа оформлена и заверена в установленном порядке 30 января, а в отдел кадров передана 31 января и в тот же день включена в личное дело работника. Следовательно, личное дело работника будет считаться сформированным 31 января 2018 г., и в этот же день оно должно быть зарегистрировано в журнале (книге) учета личных дел.
В графе «Отметка о снятии с учета» указывается дата передачи личного дела из кадровой службы в архив организации, а также проставляется подпись лица, оформившего соответствующую отметку. Эта дата берется из описи дел по личному составу структурного подразделения, составляемой в кадровой службе при передаче документов в архив организации. Форма описи дел структурного подразделения установлена в приложениях 16 к Инструкции по делопроизводству и 13 к Правилам № 143.
Документ: Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).
Документ: Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее – Правила № 143).
Дата в конце описи проставляется и работником кадрового подразделения, и заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив) после завершения процедуры приема-передачи личных дел. До передачи в архив личные дела уволенных работников продолжают оставаться на учете в кадровой службе.
Даты приказов о приеме и увольнении работника выносятся на обложку дела и составляют дату дела. Дата дела (даты приказов о приеме и увольнении) вносится в графу 4 описи дел структурного подразделения.
В личном деле находятся 9 документов на 10 листах (так как личный листок по учету кадров на 2 листах).
Как правильно это отразить во внутренней описи документов личного дела: «Итого: 10 (десять) листов документов» или «Итого: 9 (девять) документов»?
Какое количество листов выносится на обложку такого личного дела (прибавляется ли лист-заверитель)?
К делам, учет которых вызывается спецификой документации (особо ценные, судебные, следственные, личные дела, дела, сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела) составляется внутренняя опись (п. 186 Инструкции по делопроизводству).
В п. 186 Инструкции по делопроизводству содержатся требования к заполнению и оформлению внутренней описи, которые распространяются в т.ч. и на личные дела.
Аналогичные, но более развернутые требования к заполнению и оформлению внутренней описи содержатся в пп. 78 и 79 Правил № 143.
Форма внутренней описи документов личного дела установлена в приложении 1 к Инструкции № 2. Форма внутренней описи документов личного дела аналогична общей форме внутренней описи документов дела, установленной в приложении 13 к Инструкции по делопроизводству и приложении 10 к Правилам № 143. Исключение составляет лишь измененное место расположения сведений в гр. 2 и 4, а также наличие во внутренней описи личного дела дополнительной графы «Дата включения документа в личное дело».
В конце внутренней описи, в т.ч. внутренней описи документов личного дела, предусмотрено как отражение количества документов, включенных в личное дело и соответственно внесенных во внутреннюю опись, так и количество листов внутренней описи.
Сведения о количестве включенных во внутреннюю опись документов составляют итоговую запись к внутренней описи (записываются цифрами и прописью). При этом в части третьей п. 78 Правил № 143 содержится смысловая неточность, предусматривающая отражение в итоговой записи количества включенных в дело листов документов, а не документов. Такая же неточность изначально присутствовала и в п. 186 Инструкции по делопроизводству, однако была исправлена при внесении в эту Инструкцию изменений и дополнений постановлением Минюста Республики Беларусь от 10.12.2014 № 240.
Следовательно, в итоговой записи к внутренней описи документов дела, в т.ч. личного дела, должно указываться количество включенных в дело и внесенных во внутреннюю опись документов. Вносимые во внутреннюю опись документы нумеруются по порядку в гр. 1.
Также необходимо обратить внимание, что в отличие от других дел, к которым внутренняя опись составляется после завершения дела делопроизводством, внутренняя опись к личным делам составляется в процессе ведения личного дела, т.е. включение в личное дело нового документа сразу же отражается во внутренней описи.
Ниже итоговой записи к внутренней описи указываются сведения о количестве листов внутренней описи (цифрами и прописью). Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов дела (часть первая п. 185 Инструкции по делопроизводству, часть первая п. 76 Правил № 143).
Следовательно, в конце внутренней описи документов личного дела должны быть сделаны как итоговая запись о количестве включенных в дело и внесенных во внутреннюю опись документов, так и о количестве листов внутренней описи. Например:
Итого 9 (девять) документов.
Количество листов внутренней описи 1 (один).
Указанные сведения оформляются после окончания ведения личного дела в процессе его полного оформления при подготовке к передаче на хранение в архив организации, т.е. перед включением в опись дел структурного подразделения, по которой эта передача будет производиться.
Сведения о количестве листов дела (без учета количества листов внутренней описи) отражаются в листе-заверителе дела. Его форма установлена в приложении 14 к Инструкции по делопроизводству и приложении 11 к Правилам № 143. Количество листов внутренней описи в листе-заверителе дела записывается отдельно и указывается ниже сведений о количестве листов дела. Например:
В деле подшито и пронумеровано 10 (десять) листов.
+ 1 (один) лист внутренней описи.
При этом лист, сложенный пополам и подшитый за середину (личный листок по учету кадров), нумеруется в деле как два листа (часть вторая п. 185 Инструкции по делопроизводству, подп. 77.2 п. 77 Правил № 143).
На обложку дела выносятся только сведения о количестве листов дела. Это означает, что количество листов внутренней описи на обложке дела не указывается вовсе – ни отдельно от листов дела, ни в сумме с количеством листов дела. Лист-заверитель к количеству листов дела также не добавляется.
