Как специалисту по кадрам избежать ошибок при оформлении нормативной документации и ознакомлении c ней работников под роспись?
При выполнении своих непосредственных обязанностей и трудовых функций работники должны руководствоваться различными документами, в т.ч. трудовым договором и локальными нормативными правовыми актами (далее – ЛНПА), разработанными в организации.
Для оформления организационно-распорядительных и нормативных документов выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов и доведением их до сведения работников под подпись.
Справочно:
в число обязательных для организации ЛНПА входят правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников, коллективный договор, графики отпусков и иные принятые в установленном порядке нормативные акты, регулирующие трудовые и связанные с ними отношения у конкретного нанимателя (абз. 3 части первой ст. 1 ТК).
В процессе разработки, оформления и использования ЛНПА в организации иногда допускаются нарушения правовых норм и правил делопроизводства. Типичные ошибки совершаются при оформлении реквизитов документов: даты, подписи, грифа согласования, грифа утверждения, наименования документа. При использовании данных реквизитов должны выполняться следующие требования:
- правильно оформлять даты при использовании цифрового способа. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами. Например: 05.01.2015;
- дата визирования документа должна быть раньше даты подписания;
- название вида документа печатается строчными буквами;
- внешнее и внутреннее согласования оформляют одинаково, используя слово «СОГЛАСОВАНО»;
- при оформлении грифа слова «УТВЕРЖДАЮ», «УТВЕРЖДЕНО» заключаются в кавычки или печатаются от границы правого поля;
- указываются ФИО и наименование должности лица, утверждающего документ;
- указывается дата утверждения.
Еще одно из распространенных нарушений по использованию обязательных документов – ненадлежащее ознакомление работников с документами.
Наниматель обязан ознакомить работника с ЛНПА, действующими в организации, а также документами, связанными с его трудовой функцией. Такое ознакомление, как правило, производит специалист по кадрам при приеме на работу. Законодательство не содержит исчерпывающего перечня ЛНПА, с которыми работник должен быть ознакомлен. Но с учетом норм трудового законодательства существует примерный перечень таких документов.
Обязательными для ознакомления являются:
- правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) (ст. 195 ТК);
- правила и инструкция по охране труда (п. 1 части первой ст. 194 ТК и гл. 2 Инструкции № 176);
- должностные или рабочие инструкции (п. 3 части первой ст. 194 ТК);
- график отпусков.
Помимо перечисленных выше ЛНПА существует ряд документов, которые регулируют деятельность организации, а также описывают должностные (профессиональные) обязанности работников, их ответственность и т.д. При этом их наличие не является обязательным. Однако если такие ЛНПА в организации разработаны и утверждены, то работников следует ознакомить с теми документами, которые касаются их деятельности. В частности, к таким ЛНПА относятся:
- положение об оплате труда;
- коллективный договор (ст. 361 ТК);
- положение о коммерческой тайне;
- положение о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный нанимателю;
- график работ (сменности) (ст. 123 ТК).
Поскольку законодательство обязывает нанимателя ознакомить работников с ЛНПА под роспись, то целесообразно составить листы ознакомления с ЛНПА, которые прикрепляются к документу, или вести журнал ознакомления. Учет ознакомления может осуществляться и на обратной стороне ЛНПА, но это может быть неудобно для большой организации.
ЭТО ВАЖНО!
При любом способе ознакомления у нанимателя должно быть подтверждение того, что работник был ознакомлен с ЛНПА, имеющими отношение к его трудовой деятельности, чтобы в случае оспаривания им тех или иных действий иметь возможность представить документальные доказательства.
Следует отметить, что только после ознакомления работника с тем или иным ЛНПА наниматель вправе требовать его исполнения. То есть если работник не ознакомлен с должностной инструкцией, а трудовой договор нанимателя с работником не содержит конкретного и подробного перечня должностных обязанностей последнего, то у нанимателя могут возникнуть трудности с привлечением работника к дисциплинарной ответственности за неисполнение конкретных обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией.
Неознакомление работника с ЛНПА в области охраны труда является нарушением законодательства об охране труда.
Документы:
Трудовой кодекс РБ (ТК).
Типовые правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные постановлением Минтруда РБ от 05.04.2000 № 46, в редакции от 16.06.2014 № 38 (Типовые ПВТР).
Инструкция о порядке разработки и принятия локальных нормативных правовых актов, содержащих требования по охране труда для профессий и (или) отдельных видов работ (услуг), утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 28.11.2008 № 176 (Инструкция № 176).
