В предыдущем году в организации приказам о предоставлении социальных отпусков ошибочно присваивали литеру «л».
Как исправить эту ошибку?
Документ: Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).
Порядок формирования регистрационных индексов приказов, иных распорядительных документов установлен подп. 142.4 п. 142 Инструкции по делопроизводству. Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов 75-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения).
Если в организации приказам, в т.ч. о предоставлении социальных отпусков, регистрационные индексы ранее были присвоены с нарушением указанной выше нормы, то исправлять сами индексы приказов не следует. Под соответствующими индексами приказы были учтены (зарегистрированы) в журнале регистрации приказов, иной регистрационно-учетной форме (регистрационно-контрольной карточке на бумажном или электронном носителе). Сведения о приказах с данными регистрационными индексами могут содержаться в личных карточках работников, в которых фиксируются сведения о предоставлении отпусков, бухгалтерских и иных документах.
В этой ситуации целесообразно начать правильное присвоение регистрационных индексов приказам о предоставлении социальных отпусков с момента обнаружения ошибки.
В то же время в сложившейся ситуации важно правильно установить срок хранения приказов о предоставлении социальных отпусков и обеспечить их сохранность в течение этого срока.
Документ: перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей с указанием сроков хранения, установленный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее – перечень типовых документов).
Для приказов о предоставлении социальных отпусков установлен срок хранения 75 лет (подп. 21.3 п. 21 перечня типовых документов). Приказы по личному составу группируются в отдельные дела в зависимости от сроков хранения: отдельное дело для приказов 75-летнего срока хранения и отдельное дело для приказов 3-летнего срока хранения (п. 172 Инструкции по делопроизводству). Дело с приказами 75-летнего срока хранения должно быть в установленном порядке передано в архив организации (п. 204 Инструкции по делопроизводству).
Можно предположить, что в рассматриваемой ситуации приказы о предоставлении социальных отпусков, зарегистрированные с добавлением литеры «л», были подшиты в дело с приказами 3-летнего срока хранения, а не 75-летнего. В связи с этим возникает вопрос: каким образом передать на хранение в архив организации приказы о предоставлении социальных отпусков и обеспечить их сохранность в течение 75 лет?
Есть 2 пути решения данного вопроса.
Документ: Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее – Правила работы архивов).
1. Выявленные нарушения установленных правил формирования дел должны быть устранены, при необходимости дела расшиты и переформированы (п. 112 Правил работы архивов). Следовательно, при проведении экспертизы ценности дела с приказами 3-летнего срока хранения приказы о предоставлении социальных отпусков должны быть выделены в отдельное дело 75-летнего срока хранения. Это дело должно быть надлежащим образом оформлено, передано на хранение в архив организации и включено в опись дел по личному составу. В его листе-заверителе должно быть указано, что оно сформировано из приказов, ошибочно включенных ранее в дело с приказами 3-летнего срока хранения.
Аналогичным образом данная информация должна быть отражена в историко-архивной справке или предисловии к описи, составляемых в соответствии с требованиями пп. 123, 145 и 175 Правил работы архивов. Оставшиеся в первоначально сформированном деле приказы 3-летнего срока хранения в архив не передаются и по истечении 3 лет после проведения налоговой проверки могут быть уничтожены в установленном порядке.
2. По решению экспертной комиссии организация может увеличивать сроки хранения документов, установленные Перечнем типовых документов (п. 9 примечаний к Перечню типовых документов). Следовательно, экспертная комиссия может принять решение об установлении для дела с приказами 3-летнего срока хранения, в который были подшиты приказы о предоставлении социальных отпусков, 75-летнего срока хранения. В этом случае приказы о предоставлении социальных отпусков из дела не изымаются, а все дело целиком оформляется в соответствии с установленными правилами, передается на хранение в архив организации и включается в опись дел по личному составу.
Андрей Рыбаков, директор Белорусского
научно-исследовательского института документоведения и архивного дела
