Образец предложения о переводе на другую должность см. в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала. 

Образец записи в трудовой книжке о переводе на другую должность см. в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала. 

Чем поможет статья: пошагово описаны действия по оформлению двух кадровых процедур. Рассказываем, для каких работников следует оформить перевод, а каких достаточно переместить в новый отдел.

Ситуация

В ближайшее время в организации будет создано структурное подразделение «отдел экономической и правовой работы». В него должны войти: бухгалтер, экономист по планированию, юрисконсульт, специалист по договорной работе, специалист по работе с персональными данными. На должность начальника отдела планируем назначить помощника руководителя организации, на должность его заместителя – главного экономиста. Принимать новых сотрудников в отдел пока не планируем.

Как оформить включение работников в отдел? Нужно ли их предупреждать об этом, вносить изменения в трудовые договоры и т.д.?

Краткий ответ: когда структурное подразделение будет создано, оформите перевод на сотрудников, которые займут должности руководителя отдела и его заместителя.

Для других работников, которые войдут в новый отдел с сохранением прежних должностей служащих, оформите перемещение (ст. 31 ТК).

Важно помнить, что перевод и перемещение – разные кадровые процедуры с разным оформлением документов.

Создание структурного подразделения само по себе не изменяет трудовую функцию работников. В частности, не изменяются ни наименования занимаемых должностей, ни объем, ни содержание их обязанностей.

Но если происходит изменение трудовой функции, например, работник занимает должность специалиста по работе с клиентами, а в создаваемом отделе он будет занимать позицию специалиста по закупкам, то перемещение не подходит. Нужно оформлять перевод, потому что это две разные должности служащих с разным набором трудовых обязанностей.

Алгоритм перевода работников в созданный отдел

Шаг 1. Предложите работникам перевод на новые должности.

Предложение о переводе на другую постоянную работу оформите письменно в свободной форме. Укажите, на какую должность вы предлагаете работнику перейти, с какой даты. Можете отразить размер предполагаемой заработной платы и другие важные, на ваш взгляд, условия.

Помните, что согласие работника на перевод вы должны получить в письменном виде.

Шаг 2. Подготовьте новый трудовой договор.

Составьте трудовые договоры (контракты) на позиции руководителя отдела и его заместителя.

При переводе на другую работу с работником заключается новый трудовой договор (контракт) с соблюдением требований ст. 18 и 19 ТК (часть шестая ст. 30 ТК).

Трудовой договор составляется в 2 экземплярах и подписывается сторонами. Один экземпляр передайте работнику, другой храните в отделе кадров.

Шаг 3. Оформите приказ о переводе сотрудников на должности руководителя отдела и его заместителя.

На момент перевода работников в вашем штатном расписании должны числиться новые должности.

Шаг 4. Внесите запись в трудовые книжки работников.

Сведения о переводе на другую постоянную работу внесите в трудовую книжку работника (п. 9 Инструкции № 40) в раздел «Сведения о работе».

Шаг 5. Подайте ПУ-2.

Форму ПУ-2 (тип формы – исходная) с внесенной в разд. 2 информацией о переводе подайте не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом (абз. 2 части первой п. 15 Правил).

Алгоритм перемещения работников в созданный отдел

Шаг 1. Оформите приказ о перемещении работников в отдел.

Запрашивать согласие на перемещение у работников вам не нужно (ст. 31 ТК).

Существенные условия труда в рассматриваемом случае у работников не изменяются, поэтому предупреждать о перемещении работников также не нужно.

Кроме того, вы можете оформить перемещение работников, находящихся в трудовом отпуске, отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, в период временной нетрудоспособности, при соблюдении условий, перечисленных в ст. 31 ТК.

Исключение: не допускается перемещение работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья (части четвертая – пятая ст. 31 ТК).

Ознакомьте работников с приказом не позднее даты, указанной как дата перемещения.

Шаг 2. Внесите дополнения в трудовые договоры работников.

В случае если в результате перемещения на постоянной основе изменяются условия, предусмотренные трудовым договором, необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.

В данной ситуации трудовой договор дополняется информацией о структурном подразделении.

Формулировка в дополнительном соглашении может быть следующей:

«Стороны пришли к соглашению определить в качестве структурного подразделения, в котором Работник исполняет свои трудовые обязанности, «отдел экономической и правовой работы».

Место работы с указанием структурного подразделения является обязательным условием трудового договора (п. 2 части второй ст. 19 ТК).

Шаг 3. При необходимости  внесите записи о перемещении в трудовые книжки.

Запись о перемещении работника на другое рабочее место может вноситься в трудовую книжку работника в случае принятия руководителем организации такого решения (часть вторая п. 20 Инструкции № 40).