Кадровая документация проверяется в ходе плановых проверок государственными органами по контролю и надзору за соблюдением законодательства о труде (Департаментом государственной инспекции по труду Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь).

Что такое кадровый аудит и почему его проводят?

Кадровый аудит – это проверка правильности ведения кадровой документации в целом. Он проводится с целью установления соответствия документации действующему законодательству о труде и правилам делопроизводства.

Аудит позволяет выявить ошибки в работе кадровой службы, устранить возможные негативные последствия и в дальнейшем грамотно и эффективно организовать ведение кадрового учета и делопроизводства в организации.

Если все кадровые документы в идеальном состоянии, наниматель может спокойно пройти проверки и не бояться штрафов за некорректное оформление трудовых отношений.

Виды аудита и как часто следует проводить аудит

Виды кадрового аудита зависят от периодичности и целей проведения, а также от объема проверяемых документов (см. таблицу).

Обязательно проводите кадровый аудит:

• при смене должностного лица, отвечающего за кадровое делопроизводство;
• в случае конфликтного увольнения, если бывший сотрудник грозит судом;
• при массовом сокращении персонала;
• перед плановой проверкой;
• при смене руководителя организации или собственника юрлица.

С чего начать процедуру

1. Издание приказа о проведении аудита.

Наниматель должен издать приказ о проведении кадрового аудита. В нем укажите цели проверки и состав комиссии. Поручайте аудит только сотрудникам, хорошо знающим трудовое законодательство, например, юристу, ведущему специалисту отдела кадров, экономисту по труду. Обозначьте срок, к которому комиссия должна отчитаться о результатах аудита.

2. Определение перечня документов, подлежащих аудиту.

Перечень документов, подлежащих проверке, оформляется в виде приложения к приказу о проведении аудита.

Законодательством определен ряд документов, ведение которых является обязательными для нанимателя. Такими документами являются:

1. правила внутреннего трудового распорядка;
2. трудовые договоры (контракты);
3. личные дела работников;
4. трудовые книжки работников (вкладыши к ним);
5. книга учета движения трудовых книжек (вкладышей к ним);
6. должностные (рабочие) инструкции работников;
7. штатное расписание;
8. расчетные листки работников;
9. приказы (распоряжения) по личному составу о заключении, изменении, прекращении трудовых отношений, о предоставлении отпусков, о командировании, о применении либо снятии дисциплинарных взысканий и ряд других;
10. табеля учета рабочего времени;
11. графики сменности (в случае, если работа имеет сменный характер);
12. график трудовых отпусков на 2020 г.;
13. документы воинского учета.

3. Проведение аудита.

Аудит кадровой документации производится с учетом особенностей оформления и ведения отдельных видов кадровой документации.

3.1. ПВТР (ст. 195 ТК)

Проверяем: приведены ли ПВТР в соответствие с редакцией ТК от 28.01.2020 и Типовыми ПВТР, утвержденными постановлением Минтруда Республики Беларусь от 05.04.2000 № 46 (в редакции от 21.11.2019).

При наличии профсоюза ПВТР в обязательном порядке должны разрабатываться с его участием. При отсутствии наниматель разрабатывает и утверждает ПВТР самостоятельно.

ПВТР размещаются в доступном для обозрения работниками месте.

Проверьте, все ли сотрудники организации ознакомлены с ПВТР под роспись.

3.2. Трудовые договоры (контракты)

Проверяем: приведены ли форма и содержание трудовых договоров (контрактов) в соответствие с действующим ТК и примерными формами трудового договора и контракта.

Проверьте, стоят ли подписи сторон (нанимателя и работника) на каждой странице трудового договора (контракта) и приложений к нему. Также страницы должны быть пронумерованы.

Страницы трудового договора (контракта) может подписывать не сам наниматель, а уполномоченное им должностное лицо на основании приказа. Если вы обнаружите два экземпляра контракта с работником, то это говорит о том, что вы не отдали экземпляр трудового договора (контракта) работнику. Трудовой договор (контракт) составляется в двух экземплярах, один отдается на руки работнику, второй хранится у нанимателя.

Проверьте условия трудового договора. Условия признаются недействительными, если они:

• ухудшают положение работника по сравнению с законодательством, коллективным договором, соглашением;
• носят дискриминационный характер.

Недействительность отдельных условий трудового договора не влечет недействительности трудового договора в целом.

В трудовых договорах (контрактах) должны содержаться обязательные условия, на наличие которых необходимо обратить внимание при проверке. Обязательными условиями являются:

1) данные о работнике и нанимателе, заключивших трудовой договор.

Данные о работнике: фамилия, имя, отчество, место жительства, паспортные данные (или данные документа, заменяющего паспорт). Для получения этих данных наниматель обязан потребовать, а работник обязан предъявить паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (ст. 26 ТК). Помимо паспорта документами, удостоверяющими личность, являются:

• для иностранных граждан и лиц без гражданства, которые проживают в Республике Беларусь, – вид на жительство в Республике Беларусь или проездной документ Республики Беларусь;
• для граждан Республики Беларусь, не достигших 16-летнего возраста и не имеющих паспортов граждан Республики Беларусь, – свидетельство о рождении.

Данные о нанимателе: полное наименование нанимателя, указание организационно-правовой формы, фирменное наименование (для юридических лиц, являющихся коммерческой организацией); сведения о юридическом адресе (указании населенного пункта, в котором располагается постоянно действующий орган юридического лица);

2) место работы с указанием структурного подразделения, в которое работник принимается на работу.

Место работы – организация (предприятие), с которой заключается договор, расположенная в определенной местности на день заключения договора;

3) трудовая функция: работа по одной или нескольким профессиям, специальностям, должностям с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием нанимателя, функциональными обязанностями, должностной инструкцией. Наименования должности (профессии) работников должны соответствовать ОКРБ 014-2017 «Занятия»;

4) основные права и обязанности работника и нанимателя;

5) срок трудового договора (для срочных трудовых договоров);

6) режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных у нанимателя);

7) условия оплаты труда (в т.ч. размер тарифного оклада (тарифной ставки), доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

8) дополнительные меры стимулирования труда. Данное условие является обязательным для контрактов.

Особенности регулирования труда работников, с которыми заключаются контракты, определены в гл. 18-1 ТК.

Нанимателем устанавливаются дополнительные меры стимулирования труда (ст. 261-1 ТК), в т.ч.:

• предоставление дополнительного поощрительного отпуска до 5 календарных дней с сохранением среднего заработка;
• повышение тарифной ставки (тарифного оклада) не более чем на 50 %, если больший размер не предусмотрен законодательством, а для работников бюджетных организаций и иных организаций, полу­чающих субсидии, работники которых приравнены по оплате труда к работникам бюджетных организаций, – надбавку в размере не более 50 % оклада.

Для работников бюджетных организаций и иных организаций, получающих субсидии, работники которых приравнены по оплате труда к работникам бюджетных организаций, размер указанной надбавки устанавливается (изменяется) в пределах средств, предусмотренных в соответствии с законодательством на оплату труда на соответствующий финансовый (календарный) год. При этом уменьшение ее размера осуществляется в порядке и на условиях, предусмотренных ст. 32 ТК.

Обязательным условием контракта должна быть минимальная компенсация за ухудшение правового положения работника. В настоящее время минимальная компенсация при досрочном расторжении контракта в связи с нарушением нанимателем законодательства о труде, коллективного договора, контракта работнику выплачивается минимальная компенсация в размере 3 среднемесячных зара­ботков.

3.3. Личные дела

Проверьте: все ли необходимые документы содержат личные дела работников и не включены ли в них лишние документы.

Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, государственных служащих и других работников в случаях, определенных законодательством.

Порядок ведения личных дел работников регулирует Инструкция № 2.

Формирование, ведение и хранение личных дел осуществляет кад­ровая служба. Контроль за оформлением и хранением личных дел сотрудников организации возлагается на руководителя организации. Если в штате организации нет кадровой службы или специалиста по кадрам, наниматель может приказом уполномочить других сотрудников организации на формирование, ведение и хранение личных дел.

Личные дела работников подлежат строгому учету. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел согласно приложению 5 к Инструкции № 2. Следовательно, при аудите кадровой документации проверяются не только личные дела, но и журнал (книга) учета личных дел.

Проведение кадрового аудита можно приурочить к проверке состояния личных дел, которую необходимо проводить не реже 1 раза в 5 лет. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров.

Документы:

Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК).

Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (Инструкция № 2).

(Окончание следует.)