Трудовая книжка – основной документ работника, в котором должен быть отражен весь его трудовой стаж. Естественно, когда в организацию приходит проверка, пристальное внимание адресовано ведению и организации хранения трудовых книжек. Чтобы специалисту по кадрам не попасть впросак при проверке, рекомендуем провести внутренний целевой аудит трудовых книжек.
Внутренний целевой аудит заключается в том, что перед специалистом ставятся определенные задачи или четкий круг вопросов, подлежащих изучению. В данном случае это правильность хранения и ведения трудовых книжек работников. Остальные вопросы в ходе аудита не изучаются, что позволяет оперативно провести такую работу.
Однако именно работа с трудовыми книжками зачастую связана с трудностями и вопросами. Часто во время внутренней проверки обнаруживаются ошибки в записях и недоработки прежних нанимателей. Можно ли принять на работу сотрудника, если в трудовой книжке отсутствует запись с предыдущего места работы? Как исправлять ошибки в трудовой книжке? Можно ли это сделать за предшествующего нанимателя?
На многие вопросы специалист по кадрам получит ответы в новой Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, которая введена в действие с июня 2014 г.
Новый порядок выдачи, учета и хранения трудовых книжек распространяется на все виды трудовых книжек независимо от года выпуска.
Предлагаем провести пошаговую целевую проверку ведения и хранения трудовых книжек в соответствии с изменениями в трудовом законодательстве.
Шаг 1. Проверить наличие трудовых книжек на всех работников организации (за исключением тех, кто оформлен по договору подряда).
Шаг 2. Проверить правильность учета и хранения трудовых книжек.
Шаг 3. Проверить наличие и правильность всех необходимых записей в трудовых книжках.
Шаг 4. Исправить ошибки, которые были допущены предыдущими нанимателями при заполнении трудовой книжки.
Шаг 5. Внести записи о повышении квалификации, стажировках, отпусках по уходу за ребенком в соответствии с Инструкцией № 40.
Шаг 6. Проверить, всем ли уволенным работникам вручены трудовые книжки под роспись в книге регистрации трудовых книжек.
Шаг 1. На всех работников должны быть заведены трудовые книжки
Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих у нанимателя свыше 5 дней, если работа в этой организации, у индивидуального предпринимателя и физического лица, которым законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работниками, является для работника основной (часть первая п. 12 Инструкции № 40).
Лицу, впервые поступающему на работу, в его присутствии заполняется трудовая книжка образца республиканской трудовой книжки 2014 г. не позднее 7 календарных дней со дня приема на работу на основании представленных работником документов (п. 8 Инструкции № 40). Если у нанимателя есть бланки трудовой книжки образца 1995 г., они должны быть использованы.
ЭТО ВАЖНО! Наниматель ведет трудовую книжку на любого работника вне зависимости от его гражданства. При наличии у гражданина трудовой книжки иного образца (например, принятого в Российской Федерации) на него заводится трудовая книжка образца, принятого в Республике Беларусь.
Если в ходе внутренней проверки окажется, что нет в наличии трудовой книжки работника, целесообразно обратиться к книге учета: может быть, она временно выдана работнику на руки по его заявлению.
Шаг 2. Хранение и учет трудовых книжек
Бланки трудовых книжек являются документами с определенной степенью защиты, поэтому наниматель осуществляет их учет и хранение как документов строгой отчетности в соответствии с законодательством.
Бланки трудовых книжек должны храниться в сейфах, несгораемых шкафах или металлических ящиках или в специально оборудованных помещениях (п. 9 Инструкции о порядке использования бланков строгой отчетности). У нанимателя должен быть организован надлежащий учет и обеспечена сохранность бланков строгой отчетности по нормам, регулирующим бухгалтерский учет в организации, которые осуществляются, как правило, бухгалтером.
Для учета трудовых книжек работников в организации должна быть заведена книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (п. 79 Инструкции № 40). Книгу учета ведет кадровая служба или другое структурное подразделение, должностное лицо, ответственное за кадровую работу в организации. В книге учета регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю и выданные работникам, поступающим на работу впервые, а также дубликаты трудовых книжек (вкладыши к ним). В ней же делается отметка о выдаче трудовой книжки на руки работнику во временное пользование, а также о получении трудовой книжки работником при увольнении.
При приеме трудовой книжки наниматель должен выдать работнику расписку в ее получении, которая составляется в произвольной форме, где указываются реквизиты организации, в т.ч. проставляется печать нанимателя. О получении расписки работник проставляет подпись в книге учета.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается и собственноручно указывает дату ее получения.
ЭТО ВАЖНО! Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должна быть пронумерована, прошита и скреплена подписью и печатью нанимателя.
Шаг 3. Проверяем сведения о работнике и все остальные записи в трудовой книжке
Сведения о работнике должны быть записаны на титульном листе, сверены с паспортом и заверены подписью нанимателя или специально уполномоченного лица и печатью нанимателя.
Для индивидуальных предпринимателей либо гражданина, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора, в случае отсутствия печати записи в трудовой книжке работника заверяются печатью исполнительного комитета, осуществившего регистрацию нанимателя.
Справочно:
записи в трудовой книжке должны быть произведены аккуратно, без сокращений ручкой-роллером (в т.ч. шариковой), гелевой или перьевой ручкой, чернилами (пастой, гелем) синего, фиолетового или черного цвета. Записи дат во всех разделах и графах трудовой книжки производятся арабскими цифрами. При этом число и месяц указываются двузначными цифрами, год – четырехзначными цифрами (п. 12 Инструкции № 40).
Основные записи, которые должны быть внесены в трудовую книжку:
– сведения о работнике (фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), дата рождения, образование, профессия, специальность);
– о работе (прием на работу, заключение трудового договора (контракта), в т.ч. на условиях совместительства (по желанию работника), перевод на другую постоянную работу, присвоение категории (разряда, класса), а также увольнение работника и основание прекращения трудового договора (контракта));
– о награждениях и поощрениях за успехи в работе;
– о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке;
– о назначении пенсии (п. 9 Инструкции № 40).
Также в трудовой книжке должны содержаться записи о времени получения образования и о периоде военной службы в Вооруженных Силах РБ, органах пограничной службы РБ и иных войсках и воинских формированиях.
Шаг 4. Ошибки и их исправление
Специалисты по кадрам часто сталкиваются с трудностями по заполнению трудовых книжек и по исправлению ошибок в них. Неправильная запись в трудовой книжке в случае трудового спора и обращения работника в суд может привести к наказанию нанимателя, а для работника может быть причиной отсрочки приема на работу или назначения пенсии.
С 2014 г. нормативно-правовая база дает более четкие и однозначные ответы на вопросы, возникающие на практике при обнаружении ошибок в трудовой книжке работника.
Пропущенные, неправильные, неточные (неполные) записи, обнаруженные во время аудита в трудовой книжке работника, дополняются и (или) исправляются нанимателем, пропустившим запись, допустившим ошибку или неточность (п. 53 Инструкции № 40).
ЭТО ВАЖНО! Допускается внесение таких записей и нанимателем по новому месту работы на основании соответствующих документов, позволяющих произвести необходимую запись (приказ о приеме на работу, приказ о переводе на другую работу и т.д.).
Если работник не может представить необходимые документы, внести исправления и дополнения в сведения о работе невозможно (часть вторая п. 55 Инструкции № 40).
В ситуации, когда документы отсутствуют, работнику следует обратиться в суд с заявлением об установлении, например, факта работы у нанимателя (гл. 30 ГПК).
Записи о работе исправляются и дополняются следующим образом. После имеющихся записей в разделе «Сведения о работе»:
– в гр. 1 проставляется порядковый номер вносимой записи;
– в гр. 2 – дата внесения записи;
– в гр. 3 – делается отметка: «запись номер такой-то недействительна» – и далее приводится правильный вариант записи;
– в гр. 4 – дата и номер приказа (распоряжения), на основании которого вносится данная запись (часть первая п. 56 Инструкции № 40).
При обнаружении пропущенной записи она должна быть внесена и заверена подписью нанимателя (часть третья п. 56 Инструкции № 40).
Справочно:
в случае реорганизации или ликвидации организации, где была пропущена запись, допущена ошибка либо неточность, прекращения своей деятельности индивидуальным предпринимателем, а также в случае смерти нанимателя – физического лица исправление записи, внесенной в трудовую книжку, производят учредитель, правопреемник, собственник, вышестоящая организация, орган государственного управления, регистрирующий орган по месту жительства индивидуального предпринимателя, местный исполнительный и распорядительный орган, зарегистрировавший трудовой договор (контракт) с домашним работником (п. 54 Инструкции № 40).
Шаг 5. Вносим записи о повышении квалификации, стажировках, отпусках по уходу за ребенком
Инструкцией о трудовых книжках определен новый порядок внесения некоторых записей, например о подготовке, повышении квалификации и об отпуске по уходу за ребенком.
При внутреннем аудите необходимо выполнить эти предписания и внести соответствующие записи в трудовые книжки работников, если ранее это не было сделано.
1. Записи об обучении в трудовую книжку должны быть внесены тем нанимателем, у которого трудился работник во время прохождения подготовки, повышения квалификации, стажировки и переподготовки.
В трудовой книжке образца до 1995 г. записи о подготовке, переподготовке, повышении квалификации вносились в раздел «Сведения о работе». В трудовой книжке образца 1995 г. записи должны быть внесены в специальный раздел «Сведения о подготовке, повышении квалификации и переподготовке». В трудовой книжке образца 2014 г.существует для таких записей специальный раздел «Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке» (п. 49 Инструкции № 40).
2. Запись о нахождении работника в отпуске независимо от его вида и продолжительности, как правило, в трудовую книжку не вносится.
Однако существует исключение: в трудовых книжках работников, занятых на работах, дающих право на пенсию по возрасту за работу с особыми условиями труда или за выслугу лет, производят запись о периоде нахождения их в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет (часть первая п. 31 Инструкции № 40).
ЭТО ВАЖНО! Запись в трудовую книжку о периоде нахождения работника в таком социальном отпуске производят следующим образом:
1) о предоставлении социального отпуска по уходу за ребенком;
2) о его прекращении.
При этом делаются ссылки на соответствующие приказы (распоряжения) нанимателя о предоставлении (прекращении) отпуска по уходу за ребенком.
Справочно:
при внесении в трудовую книжку сведений об обучении в гр. 3 указывается в виде заголовка полное наименование нанимателя, ниже в гр. 1 – порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника), в гр. 2 – дата начала и окончания периода обучения, в гр. 3 – наименование учреждения дополнительного образования взрослых, иного учреждения образования, организации, которым в соответствии с законодательством предоставлено право осуществлять образовательную деятельность, реализующих образовательные программы дополнительного образования взрослых, в гр. 4 – основание внесения записи, дата, номер и наименование документа (п. 50 Инструкции № 40).
Шаг 6. Проверим, все ли трудовые книжки выданы уволенным работникам
Если трудовая книжка не получена работником при увольнении, то срочно в тот же день ему должно быть отправлено письменное уведомление о необходимости ее получения. Работник может оставить письменное заявление о направлении ему трудовой книжки по почте. Тогда наниматель не позднее следующего дня после получения такого заявления направляет трудовую книжку по указанному в заявлении адресу и делает отметку в книге учета трудовых книжек с указанием даты отправления.
Если работник не отзывается на уведомление или отказывается от получения трудовой книжки, наниматель оформляет акт с указанием присутствующих при этом свидетелей (п. 74 Инструкции № 40).
Трудовые книжки (дубликаты), не полученные работниками при увольнении, остаются в течение 2 лет на хранении у нанимателя и хранятся отдельно от трудовых книжек (дубликатов) работающих сотрудников.
По истечении указанного срока трудовые книжки (дубликаты) хранятся в архиве нанимателя в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению (часть вторая п. 80 Инструкции № 40).
Обратите внимание!
Наниматель несет ответственность за организацию работы по учету, хранению, ведению и выдаче трудовых книжек.
Нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек может повлечь за собой применение к виновным должностным лицам мер дисциплинарного и (или) административного взыскания.
Трудовым законодательством устанавливается дисциплинарная ответственность за противоправное, виновное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих трудовых обязанностей (дисциплинарный проступок) (ст. 198–204 Трудового кодекса РБ). То есть лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, может быть привлечено к дисциплинарной ответственности за утрату трудовой книжки работника организации.
Если действиями должностного лица в связи с нарушением порядка ведения и выдачи трудовой книжки организации причинен материальный ущерб, то оно может быть привлечено и к материальной ответственности.
Справочно:
административная ответственность может наступить в соответствии с ч. 4 ст. 9.19 Кодекса РБ об административных правонарушениях (далее – КоАП) с применением санкций в виде штрафа.
Документы:
Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 16.06.2014 № 40 (Инструкция № 40).
Инструкция о порядке использования бланков строгой отчетности, выпускаемых Министерством юстиции Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минюста РБ от 01.12.2010 № 110 «Об использовании бланков строгой отчетности, выпускаемых Министерством юстиции Республики Беларусь» (далее – Инструкция о порядке использования бланков строгой отчетности).
