В статье автор на примерах рассмотрел наиболее часто встречаемые ошибки, которые возникают при сдаче анкет застрахованного лица по формам ПУ-1 и ПУ-2 (тип формы – исходная), и предложил пути их исправления.
Пачка документов персонифицированного учета (ДПУ) с таким номером уже существует
Ситуация 1
В организацию 4 февраля 2013 г. был принят работник, не имеющий страхового свидетельства государственного социального страхования (далее – свидетельство социального страхования). Отдел кадров данной организации 6 февраля 2013 г. в органы ФСЗН представил форму ПУ-1 (тип формы – регистрация). При обработке данных была выявлена ошибка: пачка ДПУ с таким номером уже существует.
Как следует поступить
Форму ПУ-1 (тип формы – регистрация) заполняют при принятии на работу физического лица, не имеющего свидетельства социального страхования, и подают в органы ФСЗН в течение 5 рабочих дней со дня принятия на работу (п. 14 Правил индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утвержденных постановлением Совета Министров РБ от 08.07.1997 № 837 (далее – Правила № 837)).
Каждой пачке ДПУ, в т.ч. и форме ПУ-1, должен присваиваться порядковый номер, который не должен повторяться с номерами ранее поданных пачек ДПУ (п. 4 Инструкции о порядке приема-передачи форм документов персонифицированного учета, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 31.12.2009 № 158 (далее – Инструкции № 158)).
В данной ситуации необходимо поменять порядковый номер пачки ДПУ. При формировании пачки ДПУ при помощи программного комплекса «Ввод ДПУ», который предоставляют всем плательщикам органы ФСЗН, номер можно поменять вручную в самой программе, перейдя в раздел «Общие сведения». Если данные поданной пачки ДПУ не сохранились в программе по каким-либо причинам, то их можно вновь загрузить из пачки ДПУ электронного формата с расширением TXT.
Дата увольнения не может быть раньше даты приема
Ситуация 2
Работник был принят в организацию 20 декабря 2012 г. и уволен 20 марта 2013 г. Затем этот же работник был вновь принят в организацию 25 марта 2013 г. Отдел кадров на данного работника дважды представил сведения о приеме и увольнении по форме ПУ-2 (тип формы – исходная): первую – 14 января 2013 г. с данными о приеме работника 20 декабря 2012 г., вторую – 3 мая 2013 г. с данными об увольнении 20 марта и повторном приеме работника 25 марта. При подаче второй формы ПУ-2 была выдана ошибка о том, что дата увольнения не может быть раньше даты приема.
Как следовало поступить
Форму ПУ-2 (тип формы – исходная) представляют в течение месяца, следующего за отчетным кварталом в случае увольнения или приема работника в этом квартале (п. 15 Правил № 837).
Справочно: несвоевременное представление формы ПУ-2 (как и любых других документов, необходимых для ведения персонифицированного учета) влечет наложение штрафа в размере от 4 до 20 базовых величин согласно ст. 23.16 Кодекса РБ об административных правонарушениях.
Таким образом, в рассматриваемой ситуации сроки подачи пачки ДПУ о приеме работника (20 декабря 2012 г.) были соблюдены, а об увольнении (20 марта 2013 г.) и повторном приеме (25 марта 2013 г.) – нарушены. Форму ПУ-2 (тип формы – исходная) об увольнении и повторном приеме необходимо было представить в органы ФСЗН в течение апреля 2013 г. Последним днем представления считается последний день месяца. При этом в указанной пачке ДПУ в календарном порядке следовало одной строкой заполнить данные об увольнении и уже второй (отдельной) строкой данные о повторном приеме этого же работника.
Неправильные данные об увольнении
Ситуация 3
Работник работал в организации по трудовому договору. 8 января 2013 г. он был уволен по соглашению сторон, а на следующий день 9 января этой же организацией с ним был заключен договор подряда на 2 месяца (до 7 марта 2013 г.). По истечении отчетного периода в апреле организация в органы ФСЗН подала форму ПУ-2 (тип формы – исходная) с данными об увольнении этого работника 7 марта 2013 г.
Как следует поступить
Несмотря на то что граждане, работающие по гражданско-правовым договорам, предметом которых является оказание услуг, выполнение работ и создание объектов интеллектуальной собственности, подлежат обязательному государственному социальному страхованию (Закон РБ от 31.01.1995 № 3563-XII «Об основах государственного социального страхования»), форму ПУ-2 на них не подают (п. 9 Правил № 837).
Тем не менее плательщику страховых взносов необходимо помнить, что факт освобождения от подачи формы ПУ-2 на таких лиц не освобождает от заполнения по ним индивидуальных сведений по форме ПУ-3. В связи с этим при заключении гражданско-правовых договоров, предметом которых являются оказание услуг, выполнение работ и создание объектов интеллектуальной собственности, в них следует предусмотреть указание паспортных данных и страхового номера граждан, с которыми заключаются данные договоры.
Форму ПУ-2 заполняет и предоставляет исключительно:
– по застрахованным лицам, работающим по трудовому договору, – работодатель на основании приказов (распоряжений) о приеме на работу и увольнении с работы;
– по застрахованным лицам, состоящим (состоявшим) в трудовых отношениях, – работодатель, с которым оформлены (прекращены) трудовые отношения;
– по застрахованным лицам, временно переведенным на работу к другому работодателю в связи с производственной необходимостью или в случае простоя, – этот работодатель;
– при переподчинении, реорганизации организации и смене собственника имущества – работодатель, с которым продолжаются трудовые отношения застрахованного лица.
Таким образом, в данной ситуации необходимо было в течение апреля 2013 г. по этому работнику подать в органы ФСЗН сведения о его увольнении 8 января 2013 г.
На данный момент организации для исправления ошибочно поданных сведений в органы ФСЗН следует подать форму ПУ-2 (тип формы – корректирующая) и указать в ней соответственно лишь правильную дату увольнения. Законодательством не установлен конкретный период подачи данной формы ПУ-2, а лишь отмечено, что она подается при возникновении необходимости (п. 15 Правил № 837). При этом необходимо помнить, что в форме ПУ-2 (тип формы – корректирующая) меняются только ошибочно поданные сведения, а сведения, которые повторяются, должны быть записаны в том же виде, что и в ранее поданной форме ПУ-2 (тип формы – исходная).
Сведения о датах заключения и прекращения действия гражданско-правового договора с работником в органы ФСЗН подавать не нужно.
Не единственный исходный документ за отчетный период
Ситуация 4
С работником 10 января 2013 г. был заключен трудовой договор на неопределенный срок. 14 января 2013 г. отдел кадров организации на данного работника в органы ФСЗН подал форму ПУ-2 (тип формы – исходная) о приеме. 22 марта 2013 г. трудовой договор с данным работником был прекращен по соглашению сторон и работник уволен. Специалист отдела кадров 9 апреля 2013 г. подал в органы ФСЗН форму ПУ-2 (тип формы – исходная) об увольнении. При обработке пачки ДПУ была выявлена ошибка «Не единственный исходный документ за отчетный период».
Как следует поступить
На застрахованное лицо (в данном случае работника) за один отчетный период (квартал) может быть подана только одна форма ПУ-2 (тип формы – исходная) (п. 10 Инструкции о порядке заполнения форм документов персонифицированного учета, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 31.12.2009 № 159 (далее – Инструкции № 159)).
В случае же если работник был принят и уволен в один отчетный период (квартал) и данные о его приеме уже были поданы в органы ФСЗН, то данные о его увольнении в этом же квартале необходимо представлять путем формирования пачки ПУ-2 (тип формы – корректирующая). В форме ПУ-2 (тип формы – корректирующая) проставляются и дата приема, и дата увольнения, которые следует указать в одной строке.
Прием на незарегистрированное лицо
Ситуация 5
С работницей в организации «А» был прекращен трудовой договор по соглашению сторон 1 марта 2013 г. 7 марта 2013 г. работница изменила фамилию в связи со вступлением в брак.
Организацией «Б» 18 марта 2013 г. (понедельник) с данной работницей был заключен трудовой договор. Прием на работу был оформлен приказом от 15.03.2013 (пятница – когда работница приходила на собеседование). 8 апреля 2013 г. отдел кадров подал в органы ФСЗН форму ПУ-2 (тип формы – исходная) о приеме на работу. Датой приема в пачке ДПУ было проставлено 15 марта 2013 г. При обработке данных была выявлена следующая ошибка: «Прием на незарегистрированное лицо».
Как следует поступить
Форму ПУ-2 заполняет и представляет, в т.ч. по застрахованным лицам, работающим по трудовому договору, работодатель на основании приказов (распоряжений) о приеме на работу и увольнении с работы (п. 9 Правил № 837). Однако стоит иметь в виду, что в самой форме ПУ-2 следует ставить именно дату фактического приема или увольнения, но не дату издания приказа (распоряжения) о приеме или увольнении соответственно.
В случае если у работника меняются фамилия или иные паспортные данные, указанные в п. 6 Инструкции № 159, то отделу кадров необходимо в течение 5 рабочих дней со дня предъявления работником документа, удостоверяющего личность, который подтверждает факт изменения анкетных данных работника, подать в органы ФСЗН форму ПУ-1 (тип формы – изменение анкетных данных).
При заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а гражданин должен предъявить нанимателю ряд документов, в т.ч. и документ, удостоверяющий личность, который в свою очередь подтвердит факт смены фамилии (ст. 26 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)). Отделу кадров следовало в течение 5 рабочих дней со дня предъявления работницей такого документа подать в органы ФСЗН форму ПУ-1 (тип формы – изменение анкетных данных), а в течение апреля 2013 г. подать форму ПУ-2 (тип формы – исходная) о приеме указанной работницы на работу. При этом в форме ПУ-2 датой приема должно стоять 18 марта 2013 г.
Форма ПУ-2 и увольнение работника с основного места работы при продолжении работы по совместительству в этой же организации
Ситуация 6
С работником в организации 17 сентября 2012 г. был заключен трудовой договор. В октябре этого же года отделом кадров на данного работника в органы ФСЗН была подана форма ПУ-2 (тип формы – исходная) о приеме. 11 ноября работник был принят в эту же организацию на работу по совместительству. 13 ноября отдел кадров на этого работника подал форму ПУ-2 (тип формы – корректирующая), в которой дата приема с 17 сентября была изменена на 11 ноября 2012 г. С основного места работы работник был уволен 11 марта 2013 г. по соглашению сторон. У специалиста по кадрам возник вопрос: необходимо ли в данном случае подавать форму ПУ-2 (тип формы – исходная) с данными об увольнении работника в случае его увольнения по основному месту работы, но продолжения работы по совместительству в этой же организации?
Как следует поступить
По застрахованным лицам, принятым на работу и уволенным с работы у данного работодателя (по основному месту работы и по совместительству) и не имеющим перерывов в работе, в форме ПУ-2 (тип формы – исходная) указывают одну дату приема на работу (более раннюю) и одну дату увольнения с работы (более позднюю) (п. 10 Инструкции № 159).
Другими словами, если работник заключает с нанимателем трудовой договор по основному месту работы, а через некоторое время без перерыва в работе принимается к этому же нанимателю в качестве работника по совместительству, второй раз форму ПУ-2 с данными о приеме на этого работника в органы ФСЗН подавать не надо. При этом правильной датой приема будет более ранняя дата приема, т.е. по основному месту работы.
В случае увольнения действует примерно тот же принцип, только правильной датой увольнения (т.е. той датой, сведения о которой необходимо подавать в органы ФСЗН) будет являться более поздняя. Однако следует помнить, что вышеназванное правило не применяется при приеме (увольнении) на работу внешних совместителей. Для них форма ПУ-2 с данными о приеме (увольнении) подается в органы ФСЗН в обязательном порядке.
В рассматриваемой ситуации организация изначально подала правильные сведения с данными о приеме работника – 17 сентября 2012 г. Таким образом, форму ПУ-2 (тип формы – корректирующая) подавать не следовало. В данном случае отделу кадров необходимо подать в органы ФСЗН либо форму ПУ-2 (тип формы – корректирующая) и снова поменять дату приема, либо форму ПУ-2 (тип формы – отменяющая) для пачки ДПУ с неверной датой приема (т.е. с датой приема по совместительству).
Подавать форму ПУ-2 (тип формы – исходная) с данными об увольнении не следует, так как работник продолжает работать. В случае если работник будет уволен и по совместительству, то уже с той датой увольнения необходимо будет подать форму ПУ-2.
