В статье на наглядных примерах разъяснено, как действовать специалисту по кадрам, если при приеме на работу не оказалось бланка трудовой книжки для работника, в каких случаях нужно указывать в трудовой книжке сведения о том, что работник принят на полставки, можно ли внести в трудовую книжку запись о получении второй профессии.
В число документов, обязательных к предъявлению работником при трудоустройстве, входит трудовая книжка (за исключением впервые поступающих на работу и совместителей (ст. 26 Трудового кодекса РБ; далее – ТК)). На основании трудовой книжки наниматель составляет общее представление о профессиональном опыте, трудовом стаже, а также о времени возникновения права на пенсию за работу с особыми условиями труда и выслугу лет, а также о других трудовых достижениях нового работника. Именно поэтому к ее заполнению предъявляют определенные, строго регламентированные требования, о которых необходимо знать каждому специалисту по кадрам.
Справочно: правила ведения и хранения трудовых книжек установлены Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее – Инструкция о трудовых книжках).
ЭТО ВАЖНО! Согласно действующей редакции ТК в трудовую книжку работника наниматель вносит сведения о работнике, выполняемой им работе, подготовке, повышении квалификации и переподготовке, о наградах и поощрениях за успехи в работе, о назначении пенсии.
Поскольку именно трудовая книжка является основным документом, подтверждающим стаж работника, то все ошибки, связанные с ее заполнением, «ударят» в первую очередь по работнику.
В качестве примера рассмотрим некоторые вопросы, возникающие при заполнении трудовой книжки.
Ситуация 1
Работник принят на работу 12 февраля 2014 г. Для него это первое рабочее место. Однако работник кадровой службы не смог завести трудовую книжку на нового работника и внести в нее запись о приеме на работу из-за отсутствия бланков трудовых книжек в организации. Бланки организацией были приобретены только 28 апреля 2014 г.
При оформлении трудовой книжки 28 апреля 2014 г. на нового работника у кадровика возникли вопросы: какую дату заполнения указать на первой странице бланка трудовой книжки? можно ли заполнить трудовую книжку задним числом? каковы юридические последствия такого нарушения?
Справочно: выдача бланков трудовых книжек осуществляется по товарной накладной формы ТН-2, утвержденной постановлением Минфина РБ от 18.12.2008 № 192.
Ответственность за организацию работ и контроль по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек несет наниматель.
Ответственность за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, за их учет, хранение и выдачу несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) нанимателя. Как правило, это сотрудник отдела кадров, в организациях с небольшой численностью работников – секретарь или бухгалтер.
Нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек влечет за собой применение к виновным должностным лицам мер дисциплинарного или административного взыскания, а в предусмотренных законодательством случаях – иных мер воздействия (постановление Совета Министров РБ от 10.12.1997 № 1635 «О трудовых книжках работников»).
Что касается вопроса о дате заполнения трудовой книжки, то лицу, впервые поступающему на работу, трудовая книжка должна быть заполнена в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
первой странице (титульном листе) трудовой книжки при ее первичном оформлении проставляется дата ее заполнения. В данной ситуации специалист по кадрам должен указать дату приема на работу (12.02.2014). После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность занесенных сведений.
Отсутствие на момент приема работника на работу бланков трудовых книжек не влечет изменения даты заполнения трудовой книжки. Основанием для внесения записей в трудовую книжку является приказ о приме на работу.
Представим алгоритм действий специалиста по кадрам в нашей ситуации:
1) специалист по кадрам подает заявку в бухгалтерию о предоставлении бланка трудовой книжки;
2) бухгалтерия отказывает в выдаче бланка трудовой книжки по причине его отсутствия;
3) специалист по кадрам составляет докладную записку на имя руководителя о необходимости приобретения бланков трудовых книжек;
4) по распоряжению руководителя организации специалист по кадрам оформляет на бланке для письма заявление на выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей к ним в местный исполнительный и распорядительный орган (исполнительный комитет или местная администрация) по месту регистрации.
К заявлению прилагаются:
– копия свидетельства о регистрации юридического лица;
– оригинал и копия платежного документа, свидетельствующего об уплате за бланк трудовой книжки или бланк вкладыша, с отметкой банка;
– оригинал документа, удостоверяющего личность (паспорт).
Лицо, впервые поступающее на работу и получающее трудовую книжку, оплачивает ее стоимость. При этом работник фактически возмещает стоимость бланка трудовой книжки, затраченную нанимателем при ее приобретение.
Трудовые книжки после их заказа и оплаты получает лично руководитель организации или уполномоченное доверенностью должностное лицо с документом, удостоверяющим личность.
Поступившие в организацию трудовые книжки регистрируют в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Книгу ведет бухгалтерия (часть вторая п. 58 Инструкции о трудовых книжках). В книгу вносят все операции, связанные с получением и расходованием бланков.
Ситуация 2
Нужно ли указывать в трудовой книжке условие о том, что работник принят на работу (по основной работе) на полставки?
Запись об этом условии в трудовую книжку не вносят. Однако если в штатном расписании организации указано, например, «0,5 инспектор по кадрам» и «0,5 юрисконсульт» и работник принят на эти 2 должности у одного нанимателя в пределах одной ставки, то в этом случае в гр. 3 трудовой книжки нужно указать: «Принят инспектором по кадрам на 0,5 ставки и юрисконсультом 0,5 ставки».
Справочно: такой прием на работу предполагает заключение 2 трудовых договоров.
Исправление сведений о работе
Чаще всего ошибки допускают при заполнении раздела «Сведения о работе». Все записи в трудовой книжке, учитываемые при подсчете стажа, должны быть оформлены в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, действовавших на день их внесения. Вот почему каждую неправильную (неточную) запись в трудовой книжке следует своевременно исправлять.
В случае обнаружения неправильной или неточной записи, внесенной в трудовую книжку работника, ее исправляет наниматель, допустивший ошибку или неточность.
В случае ликвидации организации, прекращения деятельности индивидуального предпринимателя исправление неправильных или неточных записей, внесенных в трудовую книжку, производит учредитель, собственник, вышестоящая организация, министерство, иной республиканский орган государственного управления, местный исполнительный и распорядительный орган, зарегистрировавший индивидуального предпринимателя, – при наличии у них документов, позволяющих произвести необходимую запись.
Один важный момент, на который следует обратить внимание: все исправления должны точно соответствовать тем документам, на основании которых внесены изменения в ранее внесенные записи. Показания свидетелей, по общему правилу, не могут быть основанием для внесения исправлений в трудовую книжку. Отсутствие необходимых документальных данных исключает возможность внесения исправлений в сведения о работе (абз. 4 п. 39 Инструкции о трудовых книжках).
Ситуация 3
Для полной занятости работников бригады (в начале строительства объекта) наниматель за счет собственных средств обучил работников (каменщиков) второй профессии (плотника).
Можно ли указать эту профессию в трудовой книжке работника?
Получение рабочим второй и последующих профессий отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов этих профессий. Например, каменщиком получена вторая профессия – плотника с присвоением 3-го разряда. В трудовой книжке в гр. 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи; в гр. 2 – дата получения второй профессии; в гр. 3 пишется: «Получена вторая профессия – плотник с присвоением 3-го разряда», в гр. 4 указывается соответствующее удостоверение, его номер и дата.
При выполнении работ по вновь полученной профессии в трудовой книжке делается об этом соответствующая запись. Например, пишется: «Получена вторая профессия – плотник с присвоением 3-го разряда и возложением обязанностей по выполнению плотницких работ в таком-то производстве», а в гр. 4 наряду с указанием соответствующего удостоверения о получении второй профессии, его номера и даты делается ссылка на дату и номер приказа (части четвертая, пятая п. 21 Инструкции о трудовых книжках).
