Вопросов по теме трудовых отпусков немало. В статье рассмотрены реальные ситуации, возникающие на практике.
Ситуация 1
Работник должен идти в отпуск по графику, но он отказывается писать заявление на отпуск.
Что делать кадровой службе?
График отпусков обязателен как для нанимателя, так и для работника (ст. 168 Трудового кодекса РБ, далее – ТК). Поэтому если работник должен идти в трудовой отпуск согласно утвержденному графику отпусков, то наличие или отсутствие от него заявления не влияет на предоставление данного отпуска. Законодательство о труде вообще не обязывает работника писать заявление о предоставлении трудового отпуска.
Если такая ситуация имеет место, рекомендуем выполнить ряд законодательных предписаний и предоставить работнику отпуск.
1. Уведомите работника о времени начала отпуска не позднее чем за 15 календарных дней до его начала (ст. 169 ТК).
2. Составьте приказ (распоряжение, решение) нанимателя или записку об отпуске. Примерная форма записки об отпуске утверждена постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 04.10.2010 № 139.
Приказ (распоряжение) составляет работник кадровой службы или уполномоченное на это лицо.
Документ подписывает руководитель организации или уполномоченное им на это лицо и объявляется работнику под роспись. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска нужно сделать отметки в личной карточке (форма Т-2), лицевом счете и произвести расчет заработной платы, причитающейся за отпуск (постановление Минтруда РБ от 10.04.2000 № 47 «Об утверждении условий и порядка исчисления среднего заработ-
ка, сохраняемого за время трудового (основного и дополнительного) и социального (в связи с обучением) отпусков, выплаты денежной компенсации за неиспользованный трудовой отпуск и в других случаях, предусмотренных законодательством, а также перечня выплат, учитываемых при исчислении среднего заработка»).
3. Произведите оплату отпуска не позднее чем за 2 дня до его начала (ст. 176 ТК), для работников, с которыми заключены контракты, – не позднее чем за 1 день (часть четвертая п. 4 Декрета Президента РБ от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины»).
ЭТО ВАЖНО! Работник может отказаться от отпуска в сроки, предусмотренные графиком.
Если работнику своевременно не была произведена оплата за время трудового отпуска, то наниматель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником (п. 5 ст. 171 ТК).
Образец записки об отпуске, приказа о предоставлении трудового отпуска смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26–27 журнала.
Справочно: трудовой отпуск может быть перенесен или продлен:
1) при временной нетрудоспособности работника;
2) при наступлении срока отпуска по беременности и родам;
3) в случае привлечения работника к выполнению государственных обязанностей с правом на освобождение от работы;
4) при совпадении трудового отпуска с отпуском в связи с обучением (если работник оформил такой отпуск перед трудовым отпуском или во время последнего после получения вызова учреждения образования);
5) в случаях невыплаты работнику в установленный срок заработной платы за время отпуска;
6) с согласия сторон, а также в других случаях, предусмотренных законодательством или коллективным до-
говором (ст. 171 ТК).
Ситуация 2
Необходимо продлить или перенести трудовой отпуск.
Если отпуск переносится или продлевается по инициативе работника, то он обязан уведомить нанимателя о причинах, препятствующих использованию трудового отпуска в запланированный в графике отпусков срок, и времени продления отпуска. Следует заметить, что законодательством не определено, в какой форме должно производиться такое уведомление. Лучше это сделать письменно. Но если речь идет о продлении или переносе
отпуска в связи с болезнью работника, то в этом случае будет достаточно устного соглашения между сторонами.
Однако после выхода работника на работу достигнутое соглашение необходимо зафиксировать в письменном виде, например в заявлении. О переносе отпуска работник может уведомить нанимателя также соответствующим заявлением.
В случае продления отпуска достаточно устного волеизъявления работника, а отпуск продлевается автоматически.
Как правило, перенос, продление трудового отпуска оформляют соответствующими приказами (распоряжениями) нанимателя.
Образец приказа о продлении трудового отпуска смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 27 журнала.
Ситуация 3
Работник заболел в отпуске (до начала отпуска).
Если работник заболел во время трудового отпуска, он продлевается на соответствующее число календарных дней либо по желанию работника неиспользованная часть отпуска переносится на другой согласованный с нанимателем срок в текущем рабочем году.
Если работник заболел до начала трудового отпуска, отпуск по желанию работника переносится на другое время текущего рабочего года, определяемое по договоренности между работником и нанимателем.
ЭТО ВАЖНО! Работник обязан уведомить нанимателя о причинах, препятствующих использованию трудового отпуска в запланированный срок, и времени продления отпуска.
Если трудовой отпуск работнику предоставлен с соблюдением порядка, определенного трудовым законодательством, но работник отказывается использовать отпуск в определенный для него срок без законных оснований, то наниматель вправе отказать работнику в переносе отпуска и выплате денежной компенсации за неиспользованный отпуск (ст. 173 ТК). При этом выплаченный перед предполагаемым уходом в отпуск средний заработок засчитывается в счет заработной платы работника. Однако при увольнении такого работника
наниматель обязан будет выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск (часть отпуска) (ст. 179 ТК).
Ситуация 4
Нужно оформить разделение отпуска на части.
Трудовой отпуск может быть разделен на 2 части (часть первая ст. 174 ТК). Однако коллективным договором, соглашением может быть предусмотрена возможность разделения отпуска на 3 и более части. При этом одна часть должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 174 ТК).
Следует иметь в виду, что наниматель не может по собственной инициативе разделить отпуск работника на части, сделать это возможно только по соглашению сторон. Наниматель вправе отказать работнику, пожелавшему разделить свой отпуск, но и работник может не согласиться с предложением нанимателя о разделении трудового отпуска.
На практике разделение трудового отпуска на части происходит чаще всего по желанию работника. Для этого работник обращается к нанимателю с соответствующим заявлением. Поскольку разделение и предоставление трудового отпуска по частям происходит по соглашению сторон, работник в заявлении должен указать период использования каждой части.
С предложением о разделении отпуска на части может выступить и наниматель, например, исходя из условий производства. Для этого он вручает работнику письменное уведомление, в котором работник должен выразить свое отношение к предложению нанимателя.
После согласования сторонами условия о разделении трудового отпуска на части и предоставлении одной из них наниматель издает приказ (распоряжение, решение) (ст. 152 ТК). Поскольку в данном случае распорядительный документ будет содержать указание о разделении трудового отпуска на части и предоставлении части трудо-
вого отпуска, то целесообразно использовать для этих целей приказ (распоряжение, решение), а не записку об отпуске.
Образец предложения о разделении трудового отпуска на части и предоставлении первой части трудового отпуска смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 28 журнала.
Ситуация 5
Нужно оформить замену отпуска денежной компенсацией.
Замена части отпуска денежной компенсацией возможна только по соглашению между работником и нанимателем (ст. 161 ТК). Соглашение должно быть в письменном виде и может быть оформлено путем подачи заявления работником и издании на его основании соответствующего приказа (распоряжения) нанимателя.
Справочно: часть трудового отпуска (основного и дополнительного), превышающая 21 календарный день,
по соглашению между работником и нанимателем может быть заменена денежной компенсацией (ст. 161 ТК).
В случае если вопрос о замене части отпуска денежной компенсацией разрешается одновременно с предоставлением отпуска, то издается один приказ о предоставлении отпуска и замене оставшейся части отпуска денежной компенсацией.
В приказе нужно указать период, за который предоставляется отпуск, вид отпуска, продолжительность используемой части отпуска, количество дней отпуска, подлежащих замене денежной компенсацией.
При отзыве работника из трудового отпуска в приказе об отзыве следует указать способ компенсации за неиспользованную часть отпуска.
Компенсация в денежной форме неиспользованной части отпуска (в связи с отзывом) производится по желанию работника и не требует согласия нанимателя.
Кроме того, желание работника о способе компенсации неиспользованной части отпуска (в связи с отзывом) может быть изложено в заявлении работника.
Сведения о замене части отпуска денежной компенсацией допускается указывать в графике отпусков. В законодательстве не содержится утвержденной формы графика трудовых отпусков, поэтому организации вправе использовать рекомендуемую форму графика, приведенную в УСОРД * , или разработать ее самостоятельно.
* Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утвержденная приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25.
