Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (далее – книга учета) ведут наниматель, кадровая служба, другое структурное подразделение или уполномоченное должностное лицо.
В книге учета регистрируют все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю и выданные работникам, поступающим на работу впервые, а также дубликаты трудовых книжек (вкладыши к ним) (часть четвертая п. 79 Инструкции № 40).
Документ:
Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (далее – Инструкция № 40).
В книге учета работник расписывается при получении расписки о том, что его трудовая книжка принята уполномоченным должностным лицом при приеме этого лица на работу.
При увольнении и получении трудовой книжки работник также расписывается в книге учета.
В случае пересылки трудовой книжки по почте должностное лицо проставляет в книге учета соответствующую отметку (часть шестая п. 79 Инструкции № 40).
Справочно:
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним оформляется по форме согласно приложению к Инструкции № 40.
Порядку ведения и хранения книги учета следует уделять такое же внимание, как и порядку ведения и хранения непосредственно самих трудовых книжек и вкладышей к ним. Несоответствующее ведение книги учета, ошибки, допущенные при ее заполнении, могут привести как к наложению дисциплинарного взыскания на сотрудника, ведущего книгу учета (ст. 197 ТК), так и к административной ответственности за нарушение законодательства о труде (ст. 9.19 КоАП).
Это важно!
Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью нанимателя (уполномоченного должностного лица нанимателя).
Как исправить ошибки в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
Зачастую в процессе работы можно столкнуться с ошибками при заполнении книги учета. При этом порядок внесения исправлений в книгу учета напрямую не урегулирован. Инструкция № 40 регулирует только вопросы исправления записей в трудовой книжке, что наводит на мысль о возможности руководства правилами исправления трудовых книжек для внесения исправлений в книге учета. Для выявления ошибок в ведении книги учета работнику кадровой службы, ответственному за ее ведение, следует проводить периодические проверки (внутренний аудит) правильности ее заполнения.
Документ:
Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).
Документ:
Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее – КоАП).
Исправление записей в книге учета зависит от того, когда была обнаружена ошибка: непосредственно при заполнении книги учета (ошибка при написании фамилии, имени, отчества работника, указание работником неверной даты получения трудовой книжки при увольнении, ошибочная подпись одного работника за другого и т.п.) или позднее в процессе проверки ведения книги учета или после увольнения работника.
1. Ошибка допущена непосредственно при заполнении книги учета.
В данном случае ответственный за ведение книги учета вносит соответствующую запись в ту графу, где была допущена ошибка, и на следующей строке оформляет новую, правильную запись.
Формулировка записи об ошибке может носить общий характер.
Например: Запись за № 54 недействительна.
Также запись может содержать непосредственно сведения об ошибке.
Например: Дата в графе 12 недействительна.
Дата и подпись в графах 12 и 30 внесены ошибочно.
2. Ошибка обнаружена позднее в процессе работы.
В данном случае исправление ошибки возможно путем внесения соответствующей записи в графу, где ошибка была допущена, и оформления после последней записи в книге учета, нового правильного варианта записи (см. приложение 1 на с. 41).
Также логичным будет (для «перестраховки») составление акта об обнаружении ошибки. Аналогичные действия следует выполнить и при обнаружении ошибки в книге учета после увольнения работника:
– составить акт об обнаружении ошибки;
– в графу, где ошибка была допущена, внести соответствующую запись;
– оформить после последней записи в книге учета новый, правильный вариант записи.
Это важно!
В книге учета, по аналогии с трудовой книжкой, нежелательно зачеркивание неточных или неправильных записей, а также исправление их с указанием «Исправленному верить» либо «Исправленное верно».
3. Неправильно проставлены подпись и (или) дата.
Если ошибка вызвана неправильным проставлением подписи работника и (или) даты (например, подписи и даты проставлены в записи другого работника, проставлена ошибочная дата), составьте также акт об обнаружении ошибки и в графу, где была допущена ошибка, внесите соответствующую запись (см. приложение 2 на с. 42).
Например: Дата и подпись в графах 12 и 13 внесены ошибочно.
Дата в графе 12 недействительна.
Для работника, за которого ошибочно расписались и проставили дату, следует после последней записи в книге учета оформить новый, правильный вариант записи.
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Исправление ошибок, обнаруженных позднее в процессе работы
КНИГА
учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ООО «Трикотаж»
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Исправление ошибок, обнаруженных после увольнения работника
КНИГА
учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ООО «Трикотаж»
Олег Посредников, младший научный сотрудник Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела
