20 октябрь 2015
Страница № 27

Зачем нужна структура организации

Ольга Сбитнева, юрист

Как показывает практика, кадровики считают, что организационная структура организации – это не их документ, он, скорее, нужен директору или его заместителю, а отдела кадров не касается. Однако именно по организационной структуре можно определить, кому подчиняется тот или иной работник (а это важно при разработке должностных инструкций), с кого спросить за нерадивого работника, а также кто из руководителей структурных подразделений может составлять докладные записки. Наконец, организационная структура лежит в основе структуры штатного расписания... В данной статье мы расскажем не только о структуре организации, но также о порядке действий кадровика в случае ее изменения.

Организационная структура – форма разделения труда по управлению производством. Каждое подразделение и должность создаются для выполнения определенного набора функций управления или работ. Для выполнения функций подразделения их должностные лица наделяются определенными правами на распоряжение предоставленными им ресурсами и несут ответственность за выполнение закрепленных за подразделением функций.

Схема организационной структуры управления отражает статическое положение подразделений и должностей, а также характер связи между ними.

Руководитель распределяет и передает свои права и полномочия.

Разработка структуры обычно осуществляется сверху вниз. Можно выделить следующие этапы построения структуры:

– разделение организации по горизонтали на широкие блоки;

– установление соотношений полномочий для должностей;

– определение должностных обязанностей.

Эффективность управления организацией во многом зависит от четкого разграничения компетентности отдельных служб, структурных подразделений, их ответственности и обеспечения в них рабочих взаимоотношений.

Справочно:
организационная структура, как правило, утверждается как один из внутренних документов, она составляется в виде схемы, что позволяет наглядно представить взаимосвязи и взаимодействие подразделений и отдельных должностных лиц, которые не входят ни в одно из подразделений.

Таким образом, для обеспечения нормального функционирования предприятия и четкого определения порядка подчиненности в организации создаются следующие нормативные документы:

– приказы, распоряжения и т.д.;

– штатное расписание;

– положения об отделах и службах;

– должностные инструкции.

Первичным элементом структуры управления является должность. Должностные инструкции обеспечивают четкое разграничение обязанностей и прав между сотрудниками предприятия и содержат:

– общую часть;

– основные задачи и обязанности;

– права;

– ответственность работника.

Способность предприятия реагировать на изменения внешней среды прямо зависит от того, как оно организовано, как построена его структура управления.

Таким образом, организационная структура предприятия – это совокупность звеньев (структурных подразделений) и связей между ними.

Справочно:
процесс внесения изменений в организационную структуру целесообразно приурочить к внесению изменений в штатное расписание таким образом, чтобы сначала была составлена и утверждена организационная структура, а затем – штатное расписание.

Изменение организационной структуры предприятия

Часто на практике установившуюся структуру предприятия приходится изменять: например, из-за сложной финансовой ситуации, происходит упразднение одних структурных подразделений и создание других, а также укрупнение отделов, объединение структурных подразделений со смежными функциями, переподчинение персонала и т.д.

Как правило, такие изменения порождают множество вопросов о порядке действий кадровой службы.

Алгоритм действий при изменении структуры организации

Создаем новый отдел

Шаг 1. Внесение изменений в организационную структуру.

Создание нового структурного подразделения требует внесения изменений в действующую организационную структуру. Способ внесения изменений зависит от того, как была утверждена организационная структура.

Согласно Инструкции № 4 документы могут быть утверждены или изданием распорядительного документа (приказа), или должностным лицом. Наниматель вправе самостоятельно выбрать одну из предложенных форм утверждения документов.

Документ:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4).

Шаг 2. Внесение изменений в штатное расписание.

Создание нового структурного подразделения предполагает наличие его внутренней структуры.

Внесение изменений в штатное расписание аналогично внесению изменений в организационную структуру.

Если решение о создании нового структурного подразделения исходит от учредителей организации, первоначально оно должно быть отражено в таких документах, как протокол или решение общего собрания участников. На основании этих документов нанимателем издается приказ.

Шаг 3. Разработка проекта и утверждение положения о структурном подразделении.

Способы утверждения положения о структурном подразделении аналогичны способам утверждения любого другого ЛНПА (например, организационной структуры, о чем говорилось ранее).

Справочно:
ЛНПА – локальный нормативный правовой акт.

Изменения в положение о структурном подразделении вносятся в том же порядке, в котором утверждается положение.

Шаг 4. Разработка проектов и утверждение должностных инструкций работников структурного подразделения.

Права, обязанности, полномочия и ответственность руководителей структурных (обособленных) подразделений предусматриваются в положениях об этих подразделениях.

Должностные обязанности, требования к знаниям и квалификации заместителей руководителей структурных подразделений определяют на основании квалификационных характеристик должностей соответствующих руководителей.

После осуществления перечисленных действий можно приступать к оформлению приема на работу персонала в созданное структурное подразделение.

Создаем новый отдел из двух старых

Шаг 1. Принятие решения об объединении отделов и создании на их основе нового отдела.

Шаг 2. Издание приказа об объединении отделов, внесение изменений в организационную структуру и штатное расписание.

Шаг 3. Разработка проекта и утверждение положения о структурном подразделении.

Шаг 4. Разработка проектов и утверждение должностных инструкций работников структурного подразделения.

Шаг 5. Решение вопросов кадровой ротации работников объединяемых отделов: перевод, перемещение или увольнение.

В отношении руководителей объединяемых отделов и их заместителей необходимо сделать следующее:

– предупредить их о предстоящем сокращении;

– предложить им другую работу, в т.ч. с возможностью переобучения;

– при их согласии – перевести на другую работу (например, на должность заместителя начальника объединенного отдела);

– при отказе от перевода – продолжить процедуру увольнения в связи с сокращением штата (уведомляем профсоюз), по истечении 2-месячного срока предупреждения уволить с выплатой выходного пособия.

Шаг 6. Оформление кадровой ротации.

При переводе:

– ознакомить с поручаемой работой (в т.ч. с должностной инструкцией, положением об объединенном отделе);

– провести инструктаж по охране труда;

– заключить новый трудовой договор;

– издать приказ о переводе;

– внести соответствующую запись в трудовую книжку;

– копию приказа поместить в личное дело.

Печать
В закладки
AA
Наверх

You can highlight and get a piece of text that will get a unique link in your browser.