Как показывает практика, кадровики считают, что организационная структура организации – это не их документ, он, скорее, нужен директору или его заместителю, а отдела кадров не касается. Однако именно по организационной структуре можно определить, кому подчиняется тот или иной работник (а это важно при разработке должностных инструкций), с кого спросить за нерадивого работника, а также кто из руководителей структурных подразделений может составлять докладные записки. Наконец, организационная структура лежит в основе структуры штатного расписания... В данной статье мы расскажем не только о структуре организации, но также о порядке действий кадровика в случае ее изменения.
Организационная структура – форма разделения труда по управлению производством. Каждое подразделение и должность создаются для выполнения определенного набора функций управления или работ. Для выполнения функций подразделения их должностные лица наделяются определенными правами на распоряжение предоставленными им ресурсами и несут ответственность за выполнение закрепленных за подразделением функций.
Схема организационной структуры управления отражает статическое положение подразделений и должностей, а также характер связи между ними.
Руководитель распределяет и передает свои права и полномочия.
Разработка структуры обычно осуществляется сверху вниз. Можно выделить следующие этапы построения структуры:
– разделение организации по горизонтали на широкие блоки;
– установление соотношений полномочий для должностей;
– определение должностных обязанностей.
Эффективность управления организацией во многом зависит от четкого разграничения компетентности отдельных служб, структурных подразделений, их ответственности и обеспечения в них рабочих взаимоотношений.
Справочно:
организационная структура, как правило, утверждается как один из внутренних документов, она составляется в виде схемы, что позволяет наглядно представить взаимосвязи и взаимодействие подразделений и отдельных должностных лиц, которые не входят ни в одно из подразделений.
Таким образом, для обеспечения нормального функционирования предприятия и четкого определения порядка подчиненности в организации создаются следующие нормативные документы:
– приказы, распоряжения и т.д.;
– штатное расписание;
– положения об отделах и службах;
– должностные инструкции.
Первичным элементом структуры управления является должность. Должностные инструкции обеспечивают четкое разграничение обязанностей и прав между сотрудниками предприятия и содержат:
– общую часть;
– основные задачи и обязанности;
– права;
– ответственность работника.
Способность предприятия реагировать на изменения внешней среды прямо зависит от того, как оно организовано, как построена его структура управления.
Таким образом, организационная структура предприятия – это совокупность звеньев (структурных подразделений) и связей между ними.
Справочно:
процесс внесения изменений в организационную структуру целесообразно приурочить к внесению изменений в штатное расписание таким образом, чтобы сначала была составлена и утверждена организационная структура, а затем – штатное расписание.
Изменение организационной структуры предприятия
Часто на практике установившуюся структуру предприятия приходится изменять: например, из-за сложной финансовой ситуации, происходит упразднение одних структурных подразделений и создание других, а также укрупнение отделов, объединение структурных подразделений со смежными функциями, переподчинение персонала и т.д.
Как правило, такие изменения порождают множество вопросов о порядке действий кадровой службы.
Алгоритм действий при изменении структуры организации
Создаем новый отдел
Шаг 1. Внесение изменений в организационную структуру.
Создание нового структурного подразделения требует внесения изменений в действующую организационную структуру. Способ внесения изменений зависит от того, как была утверждена организационная структура.
Согласно Инструкции № 4 документы могут быть утверждены или изданием распорядительного документа (приказа), или должностным лицом. Наниматель вправе самостоятельно выбрать одну из предложенных форм утверждения документов.
Документ:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4).
Шаг 2. Внесение изменений в штатное расписание.
Создание нового структурного подразделения предполагает наличие его внутренней структуры.
Внесение изменений в штатное расписание аналогично внесению изменений в организационную структуру.
Если решение о создании нового структурного подразделения исходит от учредителей организации, первоначально оно должно быть отражено в таких документах, как протокол или решение общего собрания участников. На основании этих документов нанимателем издается приказ.
Шаг 3. Разработка проекта и утверждение положения о структурном подразделении.
Способы утверждения положения о структурном подразделении аналогичны способам утверждения любого другого ЛНПА (например, организационной структуры, о чем говорилось ранее).
Справочно:
ЛНПА – локальный нормативный правовой акт.
Изменения в положение о структурном подразделении вносятся в том же порядке, в котором утверждается положение.
Шаг 4. Разработка проектов и утверждение должностных инструкций работников структурного подразделения.
Права, обязанности, полномочия и ответственность руководителей структурных (обособленных) подразделений предусматриваются в положениях об этих подразделениях.
Должностные обязанности, требования к знаниям и квалификации заместителей руководителей структурных подразделений определяют на основании квалификационных характеристик должностей соответствующих руководителей.
После осуществления перечисленных действий можно приступать к оформлению приема на работу персонала в созданное структурное подразделение.
Создаем новый отдел из двух старых
Шаг 1. Принятие решения об объединении отделов и создании на их основе нового отдела.
Шаг 2. Издание приказа об объединении отделов, внесение изменений в организационную структуру и штатное расписание.
Шаг 3. Разработка проекта и утверждение положения о структурном подразделении.
Шаг 4. Разработка проектов и утверждение должностных инструкций работников структурного подразделения.
Шаг 5. Решение вопросов кадровой ротации работников объединяемых отделов: перевод, перемещение или увольнение.
В отношении руководителей объединяемых отделов и их заместителей необходимо сделать следующее:
– предупредить их о предстоящем сокращении;
– предложить им другую работу, в т.ч. с возможностью переобучения;
– при их согласии – перевести на другую работу (например, на должность заместителя начальника объединенного отдела);
– при отказе от перевода – продолжить процедуру увольнения в связи с сокращением штата (уведомляем профсоюз), по истечении 2-месячного срока предупреждения уволить с выплатой выходного пособия.
Шаг 6. Оформление кадровой ротации.
При переводе:
– ознакомить с поручаемой работой (в т.ч. с должностной инструкцией, положением об объединенном отделе);
– провести инструктаж по охране труда;
– заключить новый трудовой договор;
– издать приказ о переводе;
– внести соответствующую запись в трудовую книжку;
– копию приказа поместить в личное дело.
