Что необходимо указывать в гр. 3 «Дата постановки на учет» и 4 «Отметка о снятии с учета» журнала (книги) учета личных дел?

Личное дело считается сформированным после включения в него копии распорядительного документа (решения, приказа, распоряжения, иного акта) о приеме на работу (назначении на должность).

Личные дела работников подлежат строгому учету. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел согласно приложению 5 к Инструкции № 2 (часть первая п. 20 Инструкции № 2).

Датой постановки на учет личного дела является дата его регистрации в книге (журнале) учета личных дел. Дата постановки на учет может отличаться от даты распорядительного документа (решения, приказа, распоряжения, иного акта) о приеме на работу (назначении на должность).

Датой снятия с учета является дата передачи личного дела из кадровой службы в архив. Отметим, что дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее двух лет после их завершения делопроизводством (часть вторая п. 204 Инструкции по делопроизводству).

Документы:

Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (Инструкция № 2).

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция по делопроизводству).