Назначение пособия по беременности и родам для сотрудниц, работающих на нескольких должностях, имеет ряд тонкостей. Хотя расчет выплат относится к компетенции бухгалтерии, именно кадровая служба отвечает за правильный прием документов, ведение табеля и оформление отпусков. Ошибки на этом этапе могут привести к штрафам со стороны ФСЗН и спорам с работниками.
Кадровику необходимо контролировать три ключевых правила при оформлении таких сотрудниц.
1. Разделение документов на основное место и совместительство
Задача кадровой службы – не допустить двойного оформления документов на выплату, так как пособие назначается исключительно по основному месту работы сотрудницы.
По основному месту работы женщина предоставляет оригинал листка нетрудоспособности. На его основании кадровик готовит приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам.
На все места внешнего совместительства сотрудница обязана принести справку о временной нетрудоспособности. Данная справка не является основанием для начисления денег, но она необходима кадровику совместителя. На ее основании в табеле учета рабочего времени проставляются коды уважительного отсутствия и за женщиной официально сохраняется рабочее место. Если по ошибке провести выплату и по основному месту, и по совместительству, ФСЗН не зачтет эти расходы, а излишне выплаченную сумму обяжут вернуть.
2. Учет статуса внутренних и внешних совместителей
Кадровой службе важно своевременно и корректно проводить приказы по всем позициям, которые занимает сотрудница внутри организации. При исчислении пособия по основному месту работы должны учитываться доходы со всех мест работы, включая внутреннее и внешнее совместительство.
Роль кадровика здесь заключается в обеспечении полной прозрачности кадровой истории. Если совместительство внутреннее, приказы об отпуске должны быть оформлены как по основной профессии, так и по совмещаемой должности. Это позволит избежать расхождений в данных, которые передаются в фонд.
3. Оформление нового декрета без выхода из предыдущего
Особого внимания требуют ситуации, когда сотрудница уходит в новый декрет, находясь в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет, но при этом подрабатывает.
Если женщина параллельно трудится на условиях неполного рабочего времени (не более 0,5 ставки) по совместительству, она имеет полное право на новое пособие по беременности и родам. Выплата снова оформляется по основному месту работы. Кадровик должен зафиксировать подачу нового больничного и оформить соответствующий приказ.
Исключение составляют случаи, когда основного места работы на момент ухода на больничный у женщины нет (например, истек срок действия контракта). В этой ситуации пособие оформляется на одном из мест работы по совместительству – по выбору самой сотрудницы. Кадровику организации-совместителя в таком случае необходимо запросить у нее подтверждение отсутствия основного места работы (трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности), чтобы правомерно принять листок нетрудоспособности к оформлению.
По информации Минтруда и соцзащиты
